Uspořádejte se: jak lépe přestat, abyste zvýšili svou produktivitu

Nikdy nebudete tím nejlepším, čím můžete být, pokud budete usilovat o 100% produktivitu po celou dobu. Je nemožné, aby každý pracovník pracoval nepřetržitě bez placení ceny, ať už jde o snížení kvality, výkonu nebo bezpečnosti. Všichni musíme přestávky.

Obecně platí, že znalostní pracovníci (včetně mě) jsou zodpovědní za své vlastní přestávky. Je na nás, abychom určili, kdy si uděláme 2minutovou přestávku na surfování po Facebooku, nebo jak pomalu se procházíme po chodbě, abych si dal sklenici vody.

Lidé si často dělají přestávky na základě intuice, bez ohledu na to, jak dlouho se musí zotavit, nebo kdy si vezmou další přestávku. A ne každý má dobrou intuici. Během přestávky je snadné dostat se dolů po králičí po internetu. Je také snadné zastavit jeden úkol v naději, že si uděláte přestávku, jen aby vás někdo chytil při kontrole e-mailu, a to není přestávka.

Teorie přestávek

Abychom si udělali užitečné přestávky, které nám ve skutečnosti umožňují být produktivnější, pomáhá pochopit teorii proč a jak fungují.

Při popisu syndromu vyhoření na pracovišti, kterému se snažíme vyhýbat, když děláme přestávky, se většina vědců obrací k něčemu, co se nazývá model zachování zdrojů. Teorie, vyvinutá Stevanem E. Hobfollem na konci 80. let, vysvětluje, jak lidé zvládají stres. Stručně řečeno, říká se, že všichni máme vnitřní zdroje, abychom zvládli stres, a my naše zdroje můžeme chvíli využít, ale v určitém okamžiku musíme znovu vytvořit zdroje, které jsme ztratili.

V době, kdy Hobfoll přišel s touto teorií, odborníci začali chápat, že stres je konstantní a všudypřítomný, než aby byl způsoben pouze jedinými událostmi. Jinými slovy, stres zažíváme pouze prací. V práci nemusí být traumatická událost, která způsobuje stres. Stres je tam vždy a my vždy využíváme naše zdroje, abychom se s tím vypořádali. Když máme málo zdrojů a naše zbývající zdroje jsou ohroženy, je to vyhoření.

Jiní vědci dále zpochybňovali podmínky, které jsou potřebné k obnově zdrojů, které ztratíme při zvládání stresu. Například dva vědci, kteří studovali účinky prázdnin, dospěli k závěru, že pozitivní pracovní reflexe, mistrovství (tj. Práce na dovednosti) a relaxace pomáhají znovu budovat zdroje. Zdá se, že vám pomáhá i víkend o socializaci, protože se nezabývá problémy s prací, když máte pracovat.

To, co můžeme vzít, je, že abychom se zbavili pracovního stresu, musíme

1. nefunguje a
2. udělat něco příjemného.

Může to znít jako zdravý rozum, ale pokud jste si někdy udělali přestávku od pracovního úkolu kontrolou e-mailu (který je stále funkční a těžko zábavný), opravdu jste si přestávku neudělali, že?

Jaké druhy přestávek jsou nejlepší?

Odložíme-li víkendy a svátky, jaké druhy pracovních přestávek jsou efektivní? To znamená, co musíme udělat, abychom zastavili další ztrátu zdrojů nebo dokonce vytvořili trochu zpětného zálohování?

Studie o pracovních přestávkách, včetně těch, které strávili surfováním po webu, a tím, co je činí efektivními navrhovanými přestávkami, by měly být

• krátký,
• přerušovaný a
• příjemný.

Jak již bylo zmíněno, přestávka musí být ve skutečnosti přestávkou od práce a věcí souvisejících s prací. E-mail není přestávka, ani se ukáže, že si stěžuje na práci se spolupracovníky, jak je to patrné.

Zadávání čísel na délku a frekvenci přestávek je složité. Některé studie se o to pokusily pro znalostní pracovníky, ale v mnoha studiích není dohodnuto žádné číslo. Populární a často re-blogovaný příspěvek v roce 2014 na The Muse říká, že ideální rozvrh přestávek je pracovat po dobu 57 minut, po které následuje přestávka 17 minut, na to bych se však příliš nespoléhal. Tato čísla, která pocházejí od počítačové monitorovací softwarové společnosti, neobsahují žádné podrobné informace o předmětech, jejich linii práce, prvotních datech ani o tom, jak byla analyzována.

Lepší studie zjistila, že optimální doba pro přestávky je asi 12 procent pracovního dne, a opět se zjistilo, že krátké přerušované přestávky jsou lepší než jedna nebo dvě dlouhé přestávky. Pokud vezmeme 12 procent a aplikujeme je na 8 hodinový pracovní den, dostaneme asi 58 minut přestávky. Jako příklad lze uvést pět přestávek po asi 12 minutách.

Nástroje, které vám pomohou chytřejší přestávky

Účinné přestávky je mnohem více, než vědět, proč jsou prospěšné, jaké by měly být a jak často je brát. Je tu také otázka, jak se držet přestávek, které se rozhodnete vzít, a po skončení práce se vrátit do práce.

Aplikace, kterou používám čas od času, když potřebuji být více regimentován svým vzorem práce / přestávky, je Strict Workflow. Tento plug-in pro Chrome volně (ale bez porušení ochranné známky) implementuje Pomodoro techniku ​​do vašeho počítače.

Pomodoro technika je metoda práce, která dělí čas na pracovní fáze a fáze přerušení. Takže pracujete x minut a pauzu y minut a opakujete. Název pochází z používání kuchyňských časovačů, které byly často ve tvaru rajčat, do času každé fáze. Rozšíření Chrome není ničím jiným než časovačem, který mění barvu a bzučí poplach, když je některá fáze na konci. Jednou z dalších výhod použití zásuvného modulu místo kuchyňského časovače je to, že když jste v pracovní fázi, můžete nastavit přísný pracovní postup, aby vám zabránil v přístupu k určitým adresám URL, které by vás mohly odvrátit od práce, jako jsou Facebook a Twitter.

Existují i ​​jiné aplikace break, které se spouští spíše v operačním systému než v prohlížeči, například Time Out for Mac. Přerušení aplikací vás nejen časem neuzamkne, ale také vás zamkne z webů, které vám brání v práci během pracovní fáze. Během fáze přerušení vás také zamknou z celého počítače a přinutí vás přestat pracovat. Obrazovka se odemkne až po uplynutí nastavené doby přerušení.

Aplikace Break jsou běžně používány lidmi, kteří se snaží vyhnout se opakujícím se stresovým zraněním a únavě očí související s počítačem, protože všichni kromě mandátu opustí vaši pracovní stanici během každé přestávky. Pokud si v rámci přestávky užíváte surfování na webu, použijte raději plugin. Nebo si udělejte pravidlo, že budete surfovat po internetu pouze v mobilním zařízení.

Jedním z dalších způsobů, jak zajistit, že do svého dne přidáte přestávky, je vstát a opustit váš stůl pokaždé, když výstraha nečinnosti vibruje na vašem fitness trackeru. Mnoho fitness sledovačů nyní tuto funkci má. Pokud během nastaveného okna, například od 8:00 do 18:00, vás tracker zachytí nehybně déle než tolik minut, vibruje a někdy také na displeji bliká zpráva. Výchozí hodnota pro většinu sledovačů je 60 minut nečinnosti, ale často ji můžete přizpůsobit. Možná to udělejte na 55 minut, abyste si udělali pár minut navíc, abyste zabalili své myšlenky, než vstanete a řádně si uděláte přestávku.