Video: 7 Outlook Calendar Tips Every User Should Know! (Listopad 2024)
Nejlepší způsob, jak být produktivním v e-mailu, někdy není poslat zprávu vůbec, zejména pokud je její obsah nesprávný nebo špatně zvážený. Po letošním testování tlačítka Zrušit odeslání mezi přihlášenou skupinou uživatelů Gmailu společnost Google tuto milovanou funkci zpřístupnila všem. Zrušit odeslání je zabezpečená proti selhání, která vám umožňuje až 30 sekund zrušit odesílání e-mailů. Je to jen dost času na lapání po dechu, vytáhněte nohu z úst a ujistěte se, že zpráva nikdy neuvidí denní světlo. Ne každý si uvědomuje, že aplikace Microsoft Outlook má také řadu nastavení a možností, jak si vzpomenout na zprávu, zpoždění odeslání zprávy atd. - snad proto, že není snadné je najít a pochopit. Existuje možnost, která je podobná tlačítku Gmail Undo Send, ale není intuitivní najít nebo použít. Zde je návod, jak to funguje a jak jej nastavit.
Jak zrušit odeslání funguje
Abychom pochopili, jak zpětné odesílání funguje v aplikaci Outlook, pomůže nejprve pochopit, jak funguje v Gmailu. Chcete-li v Gmailu získat tlačítko Zrušit odeslání, musíte tuto funkci povolit a vybrat dobu, kterou byste chtěli věnovat, abyste mohli zastavit odesílání zprávy. Maximální doba je 30 sekund a je to možnost, kterou doporučuji.
Microsoft ve svém typickém nedostatku punchiness nabízí v aplikaci Outlook to samé, kromě toho, že se jedná o dvoustupňový proces a vyžaduje více práce, než jej nastavíte.
Jak nastavit vrácení zpět v aplikaci Outlook
Jak jsem řekl, nastavení ekvivalentu tlačítka Undo Send v Gmailu je proces ve dvou krocích. Nejprve musíte vytvořit pravidlo, které zpožďuje odesílání všech zpráv. Zde shrnu pokyny:
- Přejděte do nabídky Soubor> Spravovat pravidla a upozornění> Nové pravidlo.
- Zde se podívejte do části Spustit z prázdného pravidla. Zvolte „Použít pravidlo pro zprávy, které posílám“. Nepřidávejte žádná další pravidla (tj. Zaškrtávací políčka nechte prázdná).
- V seznamu akcí vyberte možnost „odložit doručení o několik minut“. Můžete zpozdit doručení až o 120 minut, ale to je příliš dlouhé. Doporučuji 1 minutu, takže zadejte „1“ (nebo kolikrát chcete), kde se uvádí „počet“.
- Postupujte podle pokynů k uložení a pojmenování pravidla a před ukončením nezapomeňte zaškrtnout políčko „Zapnout toto pravidlo“.
Dalším krokem je ten, který provedete, když omylem stisknete Odeslat na zprávu a chcete jej zastavit, než to skutečně půjde.
Vaše zpráva bude ve složce k odeslání. To je místo, kde visí během minutového zpoždění.
Nejrychlejší způsob, jak se ujistit, že nikam nejde, je stisknout tlačítko Práce offline (na kartě Odeslat / přijmout). Nyní můžete zprávu přetáhnout do složky Koncepty a upravit ji ještě více, nebo kliknout pravým tlačítkem myši na zprávu a smazat ji.
Kdo může použít vrácení zpět?
Funkce vrácení zpět aplikace Outlook bohužel není dostupná pro všechny. Aplikace Outlook Mac ji prostě nemá. Je však k dispozici v aplikaci Outlook pro Windows 2016, 2013 a 2010.
Již dříve jsem zmínil, že aplikace Outlook má jiné možnosti pro „vyvolání“ zpráv. Proč to nejen použít místo metody zpoždění a smazání? Existuje několik velmi dobrých odpovědí.
Za prvé, ne všichni uživatelé aplikace Outlook mají k dispozici funkce stahování. U účtů Microsoft Exchange musí správce tyto možnosti zpřístupnit. Mnoho organizací se rozhodlo to vynechat a na jejich obranu je to docela matoucí rys. Za druhé si můžete vzpomenout pouze na zprávy zaslané jiným lidem ve vaší organizaci, takže to stejně nefunguje napříč deskami. Zatřetí, pokud již příjemci zprávu otevřeli, nemáte štěstí. Začtvrté, příjemci si mohou povolit vlastní funkci, která v zásadě znemožňuje uskutečnění stahování.
Doufejme, že matoucí podnikání vyvolaných zpráv je dost, aby vás přesvědčilo, abyste místo toho povolili funkci zpoždění zpráv a využili ji ve svůj prospěch. Je to lepší volba a může vám ušetřit spoustu zármutku!
Další tipy na e-mail naleznete také v 5 způsobech, jak lépe poslat e-mail, jak zabít e-mail pomocí správné aplikace pro správu projektů a zastavit boj s e-mailem s dalším e-mailem.
