Organizujte se: jak používat software pro spolupráci k mapování pracovních toků

Hned první den mého úplně prvního zaměstnání mě nejvýkonnější redaktor redakční společnosti, který mě najal, mě vzal na obrovský vývojový diagram připnutý na zdi. „Tady je to, jak článek přechází z psaného na publikovaný, “ řekla. Prošla mě celým procesem a zdůraznila části, do kterých jsme byli zapojeni my a můj tým. Bylo to v roce 2001, než byl software pro spolupráci volně k dispozici, ale lekce, které jsem se toho dne naučil, platí i v tomto věku Asany a Slacka.

Každý článek v časopise šel do příliš velké poly obálky s kusem papíru nalepeným na přední straně. Papír byl barevně označen do deníku, ve kterém by se článek objevil. Říkali jsme tomu pracovní bunda. Pokaždé, když článek šel do jiného oddělení, ať už do editorů kopií za účelem kontroly nebo do oddělení klávesnice pro změny, byla historie jeho cesty zaznamenána do pracovní vesty. Když s tím jeden zaměstnanec skončil, přidělila by to novému oddělení tak, že do traťového listu napíše řádek. Každý, kdo viděl pracovní bundu, věděl přesně všechny fáze, kterými prošel článek a kam měl jít dále.

Když si na to vzpomenu, byly tyto pracovní vesty předchůdcem a fyzickým projevem dnešního softwaru pracovního postupu, jako je Asana. Graf pracovního postupu, který byl připnut ke zdi, byl pro mě jako nového zaměstnance vynikající orientací a na kohokoli jiného. Dalo mi to křišťálově jasný obrázek o tom, co organizace dělala a jak.

V dnešním světě, ve kterém prosazujeme bezpapírová prostředí a převážně jsme se přestěhovali do elektronických souborů a složek, je snazší vzdát se vytváření těchto druhů dokumentů pracovního postupu a jejich aktualizace. Ale pro všechny podniky a dokonce i projekty týmové práce na úrovni zájmů je velmi důležité dokumentovat váš pracovní postup.

Proč pracovní postup dokumentů?

Proč byste měli dokumentovat svůj pracovní postup? Existuje několik absolutně kritických důvodů, včetně následujících:

• Pomáhá vlastníkům a manažerům podniků plně promyslet a pochopit, co se děje v každé fázi obchodního procesu a proč;
• Umožňuje identifikovat zbytečné kroky a vyřadit je z procesů;
• Připomíná zaměstnancům nebo členům týmu, kteří mohou být daleko od určitých fází podnikání, proč existují a jakou hodnotu poskytují;
• Je to nezbytné pro členy palubního týmu;
• Je to jeden z nejlepších způsobů, jak potenciálním kolegům, klientům a investorům vysvětlit, jak podnik funguje; a
• Umožňuje týmu efektivněji začít používat nástroje pro spolupráci.

K tomuto poslednímu bodu jsem již zmínil Asanu. Asana je nástroj pro řízení pracovního postupu, podobný jako seznam úkolů ohledně steroidů. Je velmi podobný systému pracovních bund, který jsem použil při své první publikační práci. Asana vám umožní sledovat úkoly, které je třeba udělat, a prosadit je procesem. Každý úkol má historii všech kroků nebo dílčích úkolů, kterými prošel. Když je jedna osoba hotová s dílčím dílem po ruce, přiřadí ji k dalšímu kroku a nasměruje ji na osobu nebo oddělení, které ji vyzvedne dále.

Předtím jsem provedl analogii, že Asana je jako balíček karet, zatímco software pro řízení projektů je jako desková hra. Když otevřete deskovou hru, možná budete mít něco jako desku, různé hrací prvky a jasný přehled pravidel, jak hru hrát. Každý, kdo hraje, souhlasí s těmito předem určenými pravidly. Dalo by se odchýlit od pravidel, ale hra byla navržena pro maximální potěšení, když se budete držet těchto pravidel, takže ano.

Když však hrajete karty, musí se každý, kdo hraje, dohodnout na tom, která hra se bude hrát a jaká sada pravidel budete dodržovat. Mohli byste hrát na srdce nebo na rožni. Některé karetní hry jsou známé zavedenými pravidly, jako je Texas Hold'em. Pak jsou tu další hry, které mají variace, jako například rummy (gin rummy, přímý rummy, 500 rummy atd.) A musíte hashovat pravidla s každým u stolu, abyste se ujistili, že budete všichni souhlasit jak hrát. K dispozici je také možnost vymýšlet si na vlastní karetní hře, s jedinečnými pravidly, která musíte naučit každého, kdo je připraven hrát.

Asana (a mnoho dalších nástrojů pro spolupráci; za chvíli ukážu více příkladů), jak jsem řekl, je jako balíček karet. Aby Asana fungovala, musí každý vědět, jak se hra hraje, jaká jsou pravidla, jaký je cíl a jak hra končí.

A co Kanban?

Desky Kanban jsou dalším příkladem nástrojů pro spolupráci, které jsou spíše jako balíček karet. Trello je jedním z příkladů online nástroje kanban. Vývojové a programovací týmy softwaru často používají kanban ve vysoce specifikovaném, předem určeném způsobu (jako je hraní Texas Hold'em), zatímco ti, kteří používají kanban pro osobní použití, mohou vytvořit jakákoli pravidla, která se jim líbí.

Pokud máte zdokumentovaný pracovní postup, můžete jej snadno mapovat do Asany. Je mnohem snazší začít používat Asanu, když již máte zdokumentovaný pracovní postup, protože to znamená, že jste již přemýšleli celým obchodním nebo týmovým procesem shora dolů. Přijetí Asany trvá několik pokusů a omylů bez ohledu na to, ale bude to mnohem posměšnější a frustrující, pokud to uděláte, aniž byste dříve zdokumentovali své pracovní postupy.

Pracovní postupy mapování

U softwaru workflow je obvykle něco, co se dokončí, i když celý proces pokračuje. Cokoli lze dokončit, jsou obvykle vaše úkoly nebo dílčí úkoly.

Myšlenka dokončení je v softwaru pro řízení projektů velmi odlišná. Projekt podle definice je něco, co je dokončeno a dodáno k datu. Ale ne všechny druhy práce jsou projekty. V nakladatelství časopisů, kde jsem pracoval, by byl článek, když byl vytištěn, kompletní. Obdobně mělo každé vydání deníku datum ukončení, kdy bylo vydáno. Úpravy kopií však nikdy nebyly dokončeny. Byla to probíhající práce. Stále je třeba sledovat. Měl konkrétní úkoly - kopii upravit tento článek - ale samotná editace kopií neměla konečné datum nebo výsledky.

Proces mapování pracovního postupu také zahrnuje přesnou identifikaci, které procesy nebo postupy musí být explicitně přiřazeny a sledovány. Tato přesnost a úroveň detailů je velmi důležitá.

Přemýšlejte o receptu na vaření. Recepty neuvádějí jednotlivé kroky, protože mnohé z nich jsou naznačeny nebo pochopeny. Recepty vám neřeknou, aby jste rozbili vejce, vyprázdnili jejich obsah a vyhodili skořápky, protože „přidání vajec“ to již znamená, a zbytečně je obtížné vyjmenovat všechny tyto kroky. Podobně v pracovním prostředí by se mohlo rozumět, že „editovat článek“ znamená „zkontrolovat titulek, zkontrolovat byline, zkopírovat editovat kus a nechat autora otázky.“

V některých situacích však možná budete muset být do určité míry výslovní. Jednou jsem pracoval v nakladatelství novin, kde jsem kontroloval titulky, fotografické titulky, datum dole na stránce a číslo stránky měly být oddělené kroky od kopírování, protože byly často přehlíženy.

Jinými slovy, musíte zjistit, jaká úroveň podrobnosti je nutná. Příliš mnoho kroků a lidé, kteří používají software, tento postup ignorují. Příliš málo a mohou se vyskytnout kritické chyby. Pravděpodobně to bude trvat několik pokusů a omylů, aby to bylo v pořádku, ale musíte učinit některá rozhodnutí, než začnete.

Mapování myšlenek

Při mapování pracovních postupů budete také společně trávit čas přemýšlením, jak si vaše organizace myslí. Jaký je postoj vaší organizace k projektům, lidem nebo tématům, které vás zajímají? Je to relevantní v Asaně i v dalších nástrojích pro spolupráci.

Slack je dobrým příkladem. Slack je platforma pro zasílání zpráv, která klade důraz spíše na přitahování než na oznámení, takže jde pouze o přihlášení ke zprávám, které chcete přijímat. Chcete-li pro tato oznámení vytvořit dobré filtry, musíte se částečně spoléhat na kanály. Kanály jsou jako skupiny a pro efektivní vytváření kanálů musíte vědět, jak si o tom váš tým myslí , dobře, o všem. Myslíte si, že jde o oddělení nebo projekty? Myslíte si, že jde o témata nebo klienty? Pokud provozujete realitní společnost, možná si myslíte, že jde o sousedství, prahy hodnoty nemovitosti nebo agenty. Před vytvořením kanálů musíte přijít na mysl svého týmu, aby skutečně fungovaly při usnadňování týmové práce.

Nástroje pro spolupráci často zahrnují více způsobů, jak uspořádat informace, například pomocí barevného značkování, značkování a někdy dokonce značení barevně označeného. Pamatujete si ty barevné pracovní bundy, které jsem popsal dříve? Stejná dohoda. Při správném použití je barevné kódování vizuálním signifikantem, který okamžitě jasně poskytuje informace. Z tohoto důvodu barevné kódování zvyšuje produktivitu. Vřele doporučuji používat barevné kódování v nástroji pro spolupráci, pokud se nejprve ujistěte, že chápete týmové myšlení o tom, proč by mělo být na prvním místě něco barevně kódováno. Jaké informace je třeba sdělit okamžitě a beze slov? Musíte pochopit myšlení vašeho týmu, abyste byli schopni odpovědět na tuto otázku.

Včetně kultury

Je důležité dokumentovat pracovní postupy před jejich mapováním na nástroj pro spolupráci a stejně tak je důležité porozumět a zmapovat myšlení. Posledním dílem je kultura.

Nástroje spolupráce odrážejí firemní kulturu a naopak. Je opravdu důležité stanovit obecná pravidla angažovanosti, pokud jde o profesionalitu, úroveň formality a tam, kde je a není vhodné opustit téma.

Z pohledu zaměstnance nebo člena týmu jsou nástroje spolupráce často používány jako místo pro odpařování páry. Podle mých zkušeností budou lidé vysílat své stížnosti bez ohledu na to, zda jim nástroje spolupráce poskytují vyhrazený prostor. Některé organizace oceňují otevřenou debatu a dokonce horké diskuse o práci, zatímco jiné ji považují za rušivé a potenciálně nebezpečné.

Samotné nástroje spolupráce nemohou diktovat, zda se lidé budou na vhodných místech odvzdušňovat a disentovat. Musí to vycházet z firemní kultury. Lidé na vedoucích pozicích musí objasnit, zda chtějí, aby členové týmu hovořili se stížnostmi a argumenty v rámci práce nebo mimo ni. Kdo potřebuje vědět, kdy je problém? Chtějí členové týmu před vyjádřením obav nebo stížností anonymitu? Dělá se stížnost na katarzi nebo upozorňuje na možné problémy s prací a pracovními postupy? Pokud se tak stane (a je), je lepší to vzít v úvahu a rozhodnout se o tom, spíše než předstírat, že se to neděje.

Dodatečné zdroje

Dalším prostředkem, který usnadňuje pracovní postupy mapování, je software mapování mysli; podívejte se na tyto tipy, jak mapa mysli může ovlivnit řízení vašeho projektu. Pokud jste v prvních dnech používání softwaru pro správu projektů, měly by vám tyto čtyři tipy, jak začít, pomoci. A pro hlubší pohled na Asanu pomůže přečíst několik tipů pro používání Asany.