Organizujte se: jak kopírovat kontakty z jedné aplikace do druhé

Kde jsou vaše kontakty? Jsou v softwaru pro správu vztahů se zákazníky (CRM), e-mailovém účtu, telefonu nebo aplikaci pro e-mailový marketing, jako je MailChimp? Vaše seznamy kontaktů mohou být rozloženy všude. Hej, stává se to. Někdy je musíte vyčistit, sloučit nebo jednoduše zkopírovat databázi lidí a jejich kontaktní informace z jednoho místa na druhé.

Obecně existují tři způsoby kopírování kontaktů z jednoho místa na druhé.

1. Synchronizace. Nejprve můžete synchronizovat své kontakty, což je zdaleka nejjednodušší možnost, když je k dispozici. Výsledkem je, že máte dvě databáze kontaktů, které jsou úplně stejné, navždy a navždy, dokud je nepřestanete synchronizovat.

2. Použijte aplikaci pro kontakty. Na trhu existuje několik aplikací a služeb pro kontakty, jako jsou Kontakty + (dříve Úplný kontakt), které nasávají kontaktní data z různých zdrojů (Facebook, Gmail, LinkedIn), shromažďují je a poté je plivají zpět, ať jste kdekoli chci to. U těchto aplikací mějte na paměti soukromí vašich i vašich kontaktů. Nechcete dobrovolně vkládat všechny své kontaktní informace do aplikace, která se pouze otočí a prodá.

3. Export / Import následovaný volitelnou synchronizací nových změn. Druhým způsobem je hromadný přenos kontaktů. Můžeme to nazvat metodou export / import. Zde si stáhnete všechny své kontaktní informace z jednoho zdroje en masse a poté je nahrajete do nového zdroje. Je to jednorázový převod. Volitelně můžete přidat krok, takže odtud budou všechny nové kontaktní informace, které vytvoříte nebo změníte v první aktualizaci databáze ve druhém.

Podívejme se na tyto možnosti a uvidíme, co to znamená.

Synchronizace kontaktů

Jaké jsou přímé příklady toho, kde a jak lze synchronizovat kontakty? Pokud používáte iCloud, můžete synchronizovat kontakty mezi zařízeními iPhone, iPad a Mac. Snadné, že? Může se zdát, že je to prostě záležitost aplikace Apple Contacts na všech vašich zařízeních, ale ve skutečnosti musíte synchronizaci přes iCloud povolit, aby fungovala. Pokud synchronizaci nepovolíte, budou se informace v aplikacích Kontakty na každém zařízení lišit.

Tento první příklad používá jednu aplikaci. Zde je příklad se dvěma aplikacemi. Existuje možnost synchronizace mezi MailChimp a Eventbrite, kterou můžete povolit, aby se informace o účastnících Eventbrite přenesly do MailChimp, takže pro ně můžete snadno vytvářet e-mailové kampaně. Nastavíte to výběrem skupin, které chcete synchronizovat, a od tohoto okamžiku, dokud jej nezakážete, budou všechna vybraná data mezi oběma aplikacemi stejná.

Pokud chcete synchronizovat kontakty, je obvykle nejlepší hledat integraci. Je jich spousta. Můžete například integrovat Outlook a Salesforce pro synchronizaci kontaktních informací mezi těmito dvěma aplikacemi a můžete synchronizovat kontakty Gmailu s mnoha CRM.

Použijte aplikaci Kontakty

Na trhu existuje spousta kontaktních aplikací, které budou stahovat data z různých zdrojů, porovnávat je a slučovat je a pomohou vám to pochopit. Pokud máte kontaktní informace ve více e-mailových účtech, LinkedIn, Twitter a dalších místech, která chcete rychle a snadno sloučit, aplikace kontaktů to udělá přesně. Tyto aplikace často synchronizují výsledná data zpět, kdekoli chcete. Pokud tedy například stahujete informace z iCloudu, Google Contacts, LinkedIn a Facebooku, můžete je všechny synchronizovat například zpět do kontaktů Google a iCloud.

Jak již bylo zmíněno, nezapomeňte při průzkumu kontaktů na aplikace mít na paměti soukromí. PCMag mnoho z nich neposoudil a několik z nich již nefunguje. Kontakty + jsou jediné, které jsem kdykoli používal a které se cítím pohodlně doporučovat, ale určitě jsou i další. Předtím, než jim začnete důvěřovat, si je alespoň trochu přečtěte.

Export / Import Plus Volitelně synchronizace nových změn

Nemáte vždy možnost plně synchronizovat kontakty mezi dvěma systémy. V těchto případech si stáhněte nebo exportujte své kontakty z jedné aplikace, nahrajte je do druhé a pak případně synchronizujte všechny budoucí změny z jedné do druhé.

Přesné informace o tom, jak exportovat kontakty z jedné aplikace, se budou lišit v závislosti na aplikaci. U e-mailových aplikací, jako jsou Gmail a Outlook, je export vašich kontaktů poměrně jednoduchý. Nejnaléhavější otázkou je obvykle jaký typ formátu souboru chcete použít, CSV nebo vCard. Takže pojďme diskutovat o rozdílech, než orat dopředu.

Co je soubor CSV?

CSV je zkratka pro hodnoty oddělené čárkami a je to nejčastěji přijímaný formát souboru pro data adresáře. Jedná se o stejné hodnoty oddělené čárkami, jaké získáte při exportu tabulky do souboru textového editoru. Každý řádek dat z tabulky se převede na řádek textu, přičemž obsah buňky je oddělen čárkami. CSV jsou čitelné pro člověka, flexibilní a lehké v tom smyslu, že velikost souboru nikdy nebude enormní. Tak proč to nepoužívat? Export do formátu CSV může mít za následek ztrátu dat, včetně fotografie, přezdívky, webové stránky vašich kontaktů a někdy i pole „poznámky“. CSV špatně manipulují se speciálními znaky, takže pokud máte kontaktní informace v jiném skriptu nebo znáte lidi s diakritickými znaménky v jejich jménech, tito budou pryč nebo zkomolení.

Co je vCard?

vCard je formát elektronické vizitky. Jedná se o komplexnější exportní formát kontaktních informací, což znamená, že výsledný soubor bude pravděpodobně větší než CSV. Exportovaná vCard neztrácí tolik dat a podporuje více (ale ne všechny) speciální znaky a cizí abecedy. Při exportu do vCard však ztratíte přezdívky, webové stránky a data AIM. vCard má tendenci být spojena s aplikacemi OS X a iOS, ale Outlook a některé další e-mailové programy, které také běží na Windows, ji mohou také použít.

Zpět na export / import a volitelně synchronizaci. Jakmile zjistíte, jaký formát chcete použít a ověříte, že bude fungovat s libovolnými aplikacemi a databázemi, které máte na mysli, můžete si stáhnout své kontakty z jednoho a nahrát je do jiného. Není špatný nápad zkontrolovat několik výsledných kontaktů a ujistit se, že fungují správně.

Nyní, když jste zkopírovali kontakty z jedné aplikace do druhé, chcete, aby se nové změny provedené v jedné z aplikací automaticky zobrazily v druhé? Pokud ano, budete pro tuto úlohu potřebovat nástroj jiného výrobce. Některé příklady jsou IFTTT, Zapier a Microsoft Flow. Někdy se souhrnně nazývají automatizační nástroje.

Nástroje automatizace mohou propojovat aplikace, které se nemusí nutně integrovat samy od sebe. Jinými slovy, máte aplikace A a B a ani jedna z nich nevytvořila integraci na jeden dotek s druhou. Automatizační nástroj vstoupil a vytvořil integraci mezi A a B a nyní vám může pomoci nastavit a spravovat tok dat mezi těmito dvěma aplikacemi.

S automatizačními nástroji často nemůžete kopírovat velké množství existujících informací z jedné aplikace do druhé stejným způsobem, jak můžete exportovat / importovat sami. Existují některá záludná zástupná řešení, která se týkají Tabulek Google, ale mohou být frustrující, pokud jde o jejich vytvoření, a je obtížné se napravit. Můžete však použít nástroj pro automatizaci k nastavení pravidla tak, aby všechny nové změny v jedné kopii aplikace byly převedeny na druhou, což je metoda, kterou doporučuji.

• Organizace: E-mailové kontakty Organizace: E-mailové kontakty
• Jak získat přístup ke svým kontaktům v systému Windows 10 Jak získat přístup ke svým kontaktům v systému Windows 10
• 5 nových funkcí Gmailu k odhlášení nyní 5 nových funkcí Gmailu k odhlášení teď

Můžete například nastavit pravidlo tak, že když automatizační nástroj zjistí aktualizaci vašich kontaktů v iCloudu, provede změnu a zkopíruje ji do, například do Kontaktů Google. Nebo naopak. Můžete jej nastavit mezi libovolnými dvěma aplikacemi, které váš automatizační nástroj podporuje.

Skutečný trik spočívá v tom, že pochopíte, co se děje a neděje, když nastavujete automatizaci. Musíte se ujistit, že víte, kterým směrem se synchronizace děje, a zda existuje zpoždění mezi provedením změny a zobrazením ve druhé aplikaci.

Žádné další kopírování a vkládání

Kopírování kontaktních dat mezi dvěma aplikacemi je zcela možné a nespoléhá se na to, že znovu a znovu zasáhnete ctrl-c, ctrl-v. Máte více možností v závislosti na tom, co chcete dělat, a všechny jsou celkem jednoduché.