Video: How to Schedule Meetings with Doodle Tutorial | Ep. 1 | (Listopad 2024)
Poprvé jsem se setkal s Doodle.com před několika lety při práci s asi tuctem dobrovolníků na projektu. Účastníci byli rozptýleni po celém světě - Indie, Izrael, Singapur, Kalifornie, Massachusetts - a my jsme nějak museli najít čas, kdy by se většina z nás mohla setkat online a diskutovat o projektu. Jeden z dobrovolníků poslal odkaz na Doodle.com a od té doby se data a časy setkání setkaly jako magie.
Doodle je bezplatný web a služba, díky které je plánování stejně jednoduché jako vytváření ankety. Pozvete lidi do ankety a jednoduše odškrtnou časy, kdy jsou k dispozici ke splnění na základě řady možností, které tvůrce ankety nabízí. Je to sen o účinnosti.
Nejprve však rychlý přehled o tom, jak funguje Doodle.com:
Jill Duffy: Jsem velkým fanouškem Doodle, a musím říct, že mám pocit, že ho neustále představuji lidem. Je to problém, dostat slovo ven?
Michael Naef: Na jedné straně se nám daří velmi dobře. Nyní máme každý měsíc více než 15 milionů uživatelů. To je pro nás úžasný úspěch a velmi vzrušující. Ale na druhou stranu, stále existuje spousta potenciálu, pokud si uvědomíte, že téměř každý musí v určitém okamžiku udělat plánování.
Naším nejlepším komunikačním mechanismem je nástroj, služba, sama o sobě, protože má vestavěnou viralitu. Plánováním získáte další lidi na platformě, protože musíte vyzvat lidi, aby se zúčastnili vaší ankety, kterou posíláte.
JD: Tak jsem se o tom dozvěděl. Povězte mi o pokroku v produktivitě při plýtvání kratším časovým rozvrhováním pomocí nástroje, jako je Doodle.
MN: To souvisí s nedávnou studií, kterou jsme udělali. Před pár lety jsme provedli studii, v níž jsme zkoumali, kolik času lidé potřebují k tomu, aby každý týden organizovali své schůzky. Zjistili jsme, že lidé by mohli každý týden ušetřit až půl dne, pokud by mohli využít všechen čas strávený organizováním schůzek.
Tato nová studie jsme použili k nalezení toho, co konkrétně online plánování pomáhá ušetřit časem ve srovnání s klasickými prostředky, jako jsou e-maily nebo telefonní hovory. Zjistili jsme, že můžete ušetřit až dvě třetiny času, který musíte naplánovat, pouhým vyjmutím lidské koordinace ze smyčky a zefektivněním celého procesu a méně nervovým zabalením.
JD: Jaký je průměrný počet lidí v daném harmonogramu schůzek?
MN: V našem případě je průměr někde kolem pěti až šesti. Je to tam, kde začnete šetřit možná polovinu času, který byste potřebovali naplánovat [ve srovnání s plánováním prostřednictvím e-mailu nebo telefonu], a ušetříte více a více času, čím více lidí se účastní. Ve skutečnosti vidíme hodně plánovacích průzkumů pro deset lidí, 20 lidí, až stovky lidí.
JD: Myslím, že pokud máte jen dva nebo tři lidi, nepotřebujete nástroj na plánování. V tomto okamžiku může být jednodušší mluvit s lidmi a ušetřit tak čas.
MN: Často je. To je velmi pravda. V případě dvou lidí máme nástroj pro individuální plánování. Říká se tomu MeetMe a funguje to trochu jinak. Svůj volný čas a čas obsazování publikujete v malém kalendáři, který je zveřejněn na vaší osobní adrese URL na Doodle.com.
Takže v mém případě je to Doodle.com/myke. Můžete ji publikovat, a pokud vás lidé chtějí poznat, mohou jen začít a navrhovat návrhy v [vašem kalendáři] s velkou pravděpodobností, že budete mít čas, protože uvidí vaše volné časové úseky. A pak můžete žádost přijmout, odmítnout nebo ignorovat.
Je pravda, že pro tři lidi se stále můžete dostat k výsledku prostřednictvím e-mailu nebo telefonu, ale zjistil jsem, že tato metoda není tak rychlá jako použití nástroje, jako je Doodle.
JD: Je tento kalendář spojen s dalšími nástroji, jako je Outlook nebo Kalendář Google?
MN: Ano, to ano. Všechno, co ve společnosti Doodle máme - máme také nástroj pro řešení schůzek se zákazníky nazvaný BookMe, který jej posouvá o krok dále pro, řekněme, masážní studio nebo podobně - všechny tyto produkty nabízejí integraci kalendáře. Je to všechno založené na stejné technologii na našem konci. To je jedna z výhod. Pokud jste někdy naplnili svůj kalendář, ať už se jedná o Outlook nebo iCloud [podpora iCloud teprve nedávno spuštěna], nebo Google Calendar, jakmile se připojíte k těmto kalendářům, můžete je používat ve všech službách, které poskytujeme. Díky tomu bude celý proces pro vás bezproblémový a snadnější.
JD: Chci se na chvíli zálohovat na větší obrázek a mluvit o produktivitě obecně. Reportér se mě zeptal, jestli jsme posedlí produktivitou, a myslím, že to platí zejména pro Američany. Od 70. let minulého století, když jsme se dostali do rukou počítačů na pracovišti, jsme si mysleli, že bychom se stali mnohem efektivnějšími, abychom mohli získat více času zpět a možná dokonce mít čtyřdenní pracovní týden. A zjistil jsem, že tomu tak vůbec není. Byli jsme posedlí produktivitou v této snaze tvrději pracovat, produkovat více výsledků, vydělávat více peněz pro společnost - přemýšlel jsem o tom, co si o tom myslíte.
MN: To je trochu široké téma [smích]! Zažíváme to také v Evropě. Myslím, že je to určitě tendence ve Spojených státech, ale ve všech velmi industrializovaných zemích a mentalitách, kde lidé také usilují o to, aby byli produktivní, aby dělali věci.
Také s pohybem „kvantifikovaného já“ se pokusíte změřit vše, co děláte, a pokusit se optimalizovat. Myslím, že tam je nějaké nebezpečí, že smyčky zkrátí a zkrátí, a to dostane velmi namáhavé na jednotlivce. Lidé by si měli být vědomi toho, kde jsou jejich silné stránky a kde jsou jejich limity, takže vědí, kdy zpomalit nebo kdy zrychlit v případě potřeby nebo pravidelně.
Na druhou stranu si myslím, že je velmi pozitivním trendem, že mnoho z těchto náročnějších úkolů - ať už jde o naplánování události nebo nalezení letu nebo vyhledání spojení ve vlaku, nebo nalezení věcí na internetu - cokoli, všechny tyto náročné úkoly jsou mnohem jednodušší a pomáhají vám šetřit čas. Myslím, že výzvou je investovat, že vám ušetřil čas nejen do zvýšení produktivity, ale také do zvýšení kvality života pro vás osobně. Existuje delikátní rovnováha mezi tím, kolik práce chcete dělat, jakou prací vám dává, a tím, kolik soukromého života potřebujete. A kolik šedé zóny potřebujete mezi těmito dvěma, a to je nakonec velmi osobní rozhodnutí.
JD: Zjišťuji, že stále více lidí dává přednost smíšenému životu, že chtějí, aby jejich osobní a profesionální kalendář byl jeden. Doodle rozhodně používám hodně pro sociální účely, pravděpodobně více než pro práci. Jak jste uvedli, zvýšená produktivita má za následek určitý přínos volného času a snížený stres.
Existují však i další příklady aplikací pro produktivitu, které vytvářejí začarovaný cyklus pokusů o zvýšení produktivity, abyste mohli pokračovat v práci.
MN: Vždy existují dva různé pohledy. Je tu soukromý život a pracovní život a hovoří se o rovnováze mezi pracovním a soukromým životem. To je opět velmi osobní otázka: zda si myslíte, že práce a život jsou velmi oddělené věci a je třeba, aby mezi nimi byla rovnováha, nebo zda směs těchto dvou oblastí vašeho života musí být ve správném rytmu pro vás jako osoba.
JD: Řekněte mi více o studii, kterou jste provedli. Bylo něco překvapivého, co jsi našel?
MN: Samotný výsledek nás nepřekvapil. Měli jsme spoustu neoficiálních důkazů, že Doodle pomáhá lidem zvládnout práci a pomáhá lidem šetřit čas, a to byla také naše vlastní zkušenost, když jsme tento nástroj používali. [Výsledky studie] byly jen systematičtějším důkazem, že tomu tak skutečně je.
Co nás opravdu překvapilo, byl ten rozdíl. Když se podíváte na tabulku, která ukazuje, kolik času se používá, lidé, kteří plánují bez nástroje, stráví 90 až 120 minut naplánováním něčeho s 10 až 15 účastníky. S Doodle v tomto experimentu potřebují jen půl hodiny, a to je obrovská úspora času, kterou bych nečekal.
JD: Mohli byste se podělit o nějaký organizační tip nebo praktiky, které používáte osobně? Nemusí to nutně souviset s plánováním.
MN: Před pár lety jsem četl knihu Začínáme hotovo, knihu. Byla to pro mě velmi produktivní kniha. Nepoužil jsem všechny techniky, které popisuje. Ale jednu techniku, kterou dodržuji, je dostat všechno z hlavy do užitečných systémů a spolehlivých systémů.
V dnešní době přísně pracuji s kalendáři a seznamy úkolů. Většina z nich přináší všechny tyto malé úkoly z mé hlavy a uvolňuje mou hlavu pro produktivnější práci. Vím, že mám spolehlivý systém, který mi připomene, kdy je potřeba udělat něco, co mi pomohlo udělat mnohem více práce, aby se můj pracovní den stal mnohem produktivnějším. Ale také mi to uvolní mysl. Mít volnou mysl pro volný čas a na cokoli jiného, spíše než na přemýšlení: „Na to nesmím zapomenout.“
JD: Můj partner je provozní manažer a má v daném okamžiku mezi 100 a 150 úkoly na svém seznamu úkolů. Řekl mi: „Nejdůležitější z nich mám v hlavě, protože se o ně bojím a zbytek mám v e-mailu.“ Snažil jsem se mu vysvětlit, že je to pro něj stres. Pokud úkoly nejsou na jasném místě, kde je můžete vidět, vytvářejí stres. Ale jakmile přejdete na spolehlivý systém, kterému můžete věřit, víte, že vše bude přítomno, když ho budete potřebovat.
Chce se však přestěhovat do nového a organizovanějšího systému. Odhadl jsem, že bude mít asi dva týdny bolestivého přechodu. Zažili jste něco takového? Když jste se přestěhovali do GTD, měli jste při přechodu nějakou bolest?
MN: Nezažil jsem tolik přechodného období, ale zažil jsem mentální překážku. Než jsem systém zavedl do své pracovní praxe, opravdu jsem nevěřil, že to bude nakonec fungovat, že ho budu udržovat v aktuálním stavu, nebo že to bude opravdu spolehlivý systém, který mi pomůže projít dny a během týdnů. Trvalo mi to docela dlouho, pár týdnů, než jsem se rozhodl, „no, zkusme to.“ A pak jsem strávil jeden den nastavením systému. Teď už nemám žádné e-mailové složky. Obvykle mám jen prázdnou schránku a do svého seznamu úkolů vložím vše důležité. Začalo to docela dobře.
Dokonce jsem systém zjednodušil za pár měsíců. Dnes je to pro mě opravdu jednoduchý systém. Nejlepším důkazem je, že většinu dní, které nevím, a schůzky a další události v kalendáři, které přijdu příští den nebo den poté, protože systém je dostatečně organizovaný, aby vše fungovalo v pořádku a bude mi připomenuto. Obvykle se ráno podívám na svůj kalendář a uvidím, co se dnes děje.
JD: Jaké další aplikace a služby používáte?
MN: Pamatuj si, že mléko je pro mě velmi důležité, abych udržel své úkoly na správné cestě. Webový systém a také aplikaci pro Android používám k zapisování všeho, co na vás přijde během schůzky nebo při socializaci. Spíše než se snažím vzpomenout si to prostě zapíšu.
Druhým je Kalendář Google. Všechno, co je skutečně datum a čas, je tam. Existuje mnoho kalendářů, jak pro můj soukromý život, tak pro práci.
