Organizujte se: správa digitálních rodinných dokumentů

Lidé se zoufale snaží zbavit papíru ve svých životech. Digitální archivy mají tolik výhod. Můžete je prohledávat efektivně. Můžete zálohovat elektronické dokumenty na více místech, abyste k nim měli přístup kdykoli a kdekoli. A sdílení digitálních dokumentů s členy rodiny, právníky a kýmkoli jiným, kdo je potřebuje, je mnohem snazší než kopírování nebo faxování papíru.

Než však začnete skenovat listinu do svého domu a posílat všechny své měsíční účty a výpisy na e-mail, je důležité přemýšlet o tom, čeho doufáte, že dosáhnete přechodem do plně digitálního formátu, jako různé služby, které vám mohou pomoci bude to automatizovat většinu procesu. Budete také chtít přesně vědět, co tato různá řešení dělají, protože vám všichni poskytují velmi odlišné výsledky. To, zda budete s těmito výsledky nakonec spokojeni, závisí do velké míry na vašich původních cílech.

Služby synchronizace souborů (DIY řešení)

Dalo by se snadno snadno ukládat a spravovat rodinné dokumenty online pomocí Dropbox, Box, SugarSync nebo jiného řešení cloudového úložiště, ale pro tuto metodu existují výhody a nevýhody.

Klady. Používání služby synchronizace souborů je pravděpodobně levné (můžete snadno získat 5 GB zdarma) a extrémně jednoduché pro určité druhy dokumentů ( např . Jednotlivé dokumenty, spíše než opakující se účty nebo příkazy), zejména pokud již máte synchronizaci souborů založení účtu. Služby synchronizace souborů nabízejí funkce spolupráce, takže můžete zpřístupnit soubory ostatním ve své rodině nebo právníkovi atd.

Nevýhody. Pokud chcete do tohoto účtu ukládat měsíční účty a výpisy, nebude to automatické. Budete se muset každý měsíc přihlásit ke všem svým účtům a ukládat soubory PDF místně do složky pro synchronizaci souborů. Nebudete také dostávat žádné připomenutí k provedení této akce, mnohem méně k zaplacení účtů. Nakonec budete muset zkontrolovat zabezpečení vybrané služby, abyste se ujistili, že vaše dokumenty budou v bezpečí.

Ve skutečnosti existuje řešení těchto nevýhod a je to FileThis (v současné době ve verzi beta). FileThis se připojí k vašim online účtům a vypíše všechny důležité dokumenty do úložiště, ke kterému se připojíte. Možnosti zahrnují Box, Dropbox, Disk Google, Evernote a dokonce i váš vlastní počítač.

Speciální služby: finanční zaměření

Existuje řada speciálních služeb, které vám pomohou spravovat dokumenty v domácnosti bez papírů, ale mají sklon sloužit trochu jiným účelům, takže je opravdu důležité přemýšlet o tom, co opravdu potřebujete udělat.

Manilla (zdarma) je například online účet, který si můžete nastavit tak, aby automaticky vedl záznamy o všech vašich měsíčních výpisech a připomínal vám, abyste platili své účty. Má také úhlednou funkci, která vám umožní sledovat programy odměn, jako jsou časté kilometry na míle, a může vás postrčit k akci na účtu před vypršením platnosti vašich bodů. Manilla je skvělá pro lidi, kteří potřebují pomoc s placením účtů včas, nebo pro kohokoli, kdo chce centralizovat všechna tato prohlášení od poskytovatelů služeb, ale nečiní to mnohem víc.

Doxo je podobné Manile, shromažďuje vaše výkazy a účty, ale také vám umožňuje nahrávat další důležité dokumenty pro domácnost, což z něj činí obecnější digitální kartotéku. Líbí se mi, že Doxo kombinuje automatizaci nalezenou v Manille s DIY metodou skenování a nahrávání všech vašich ostatních dokumentů. Doxo má bohužel mnohem méně partnerů než Manilla, takže se nemůže připojit k několika významným poskytovatelům, jako jsou Chase Bank, Netflix, CapitalOne a několik dalších velkých jmen. Doxo má jednu zajímavou funkci, kterou Manilla nemá: schopnost exportovat vaše shromážděné dokumenty na jiné místo, například účet Dropbox, takže je můžete zálohovat.

Neat, díky kterému je NeatDesk i online úložiště NeatCloud (od 5, 99 $ měsíčně), se zaměřuje na pomoc při skenování a odesílání papírových dokumentů, které máte doma. Je to rychlé a velmi dobré zejména při identifikaci daňových a finančních dokladů. Můžete klasifikovat a uspořádat do cloudového účtu vše ostatní. Neat nenabízí žádnou automatizaci pro stahování opakujících se dokumentů, jak to dělají Manilla a Doxo.

Speciální služby: Life Focused

TheDocSafe (5, 95 $ měsíčně) jde poněkud odlišným směrem. To vás provede dlouhým seznamem rodinných a osobních informací, které byste mohli chtít centralizovat, včetně mnoha věcí, které byste možná na papíře vůbec neměli, jako jsou nouzové kontaktní informace. Při počátečním nastavení účtu vás provede v zásadě dotazníkem, abyste se ujistili, že pokrývá všechny dokumenty, které byste mohli mít: Vlastníte domov? Jste ženatý? Máte děti? Máte poslední vůli a závěť? Ke každé z těchto otázek můžete zadat odpovědi a nahrát příslušné tituly, listiny, osvědčení a právní listiny.

Javont Vault je v některých ohledech podobný, ale je navržen tak, aby vám umožnil předat všechny tyto podrobnosti příjemci, když zemřete. Přesto to funguje skvěle pro bezpečnou centralizaci mnoha důležitých rodinných nebo osobních papírování, i když jste naživu. Můžete si udělat inventář svého majetku, uvést seznam všech svých přihlašovacích ID a hesel online účtu a zanechat podrobným poznámkám blízkým o tom, co od nich očekáváte, že budou se všemi těmito informacemi dělat, až zemřete. Javont Vault je uzamčen číslem sociálního zabezpečení, takže je omezen pouze na použití v USA.

Nejdůležitější část? Prozíravost

Nejdůležitějším krokem před digitalizací a digitálním uspořádáním dokumentů o vaší domácnosti je přemýšlet o tom, co chcete udělat, nebo jaký problém musíte vyřešit. Pokud začnete pracovat bez papíru bez jasného cíle nebo výsledku, vaše úsilí by mohlo být zbytečné, protože mnoho dostupných řešení nabízí velmi odlišné služby.