Organizujte se: výkonnější předávání e-mailů

Obsah

• Organizace: výkonnější předávání e-mailů
• Jak zapnout předávání e-mailů: Gmail
• Jak zapnout přeposílání e-mailů: Outlook

Pokud se cítíte zaplaveni e-mailem a nemáte ještě spoustu komplikovaných automatizací, které vám pomohou třídit všechny tyto příchozí zprávy, můžete se obrátit na předávání e-mailů a požádat o malou pomoc.

Někteří lidé si myslí, že přesměrování e-mailů (někdy nazývané „přesměrování“) je to, co děláte, když chcete zrušit jeden e-mailový účet a přejít na jiný. Ve skutečnosti však můžete přesměrování e-mailů používat mnohem více. Řekněme, že máte firemní e-mailovou adresu, která je velmi veřejná, a začnete dostávat spoustu nevyžádaných zpráv od komunity obecně - ale stále dostáváte e-maily na stejný účet od své matky, svých dětí a starého obchodního známého který se od té doby stal přítelem. Namísto prosit tyto lidi, aby aktualizovali své adresáře a poslali vám e-mail na váš osobní účet, můžete automaticky přesměrovat zprávy z nich, a pouze z nich, na kterýkoli účet, který si vyberete.

Nebo tady je moje skutečná situace: PR firmy občas hledají mé jméno a někdy najdou osobní e-mailovou adresu, kde mi pošlou e-mail o podnikání. Nestává se to příliš často, takže obvykle jen posílám konzervovanou odpověď a CC svou pracovní adresu na odpověď. Co bych ale mohl udělat, je nastavit předávání e-mailů pro všechny příchozí e-mailové zprávy, které obsahují slova „PCMag“ nebo „váš článek“, nebo nějakou jinou frázi, kterou tito outsiderové vždy používají, ale moji přátelé by to pravděpodobně ne.

Nastavení přesměrování e-mailů na základě klíčových slov však může být složité. Je mnohem spolehlivější nastavit jej pro konkrétní lidi nebo e-maily z konkrétní domény, např. „Přesměrovat všechny e-maily z jakékoli adresy končící na„ @ PR-firm.com “.

Pokud nastavíte přeposílání e-mailů, najdete spoustu skvělých možností, které můžete prozkoumat, aby vyhovovaly vašim vlastním potřebám. Řekněme, že jedete na dovolenou a chcete vidět pouze e-maily, které jsou odpovědí na stávající konverzace. Můžete nastavit přeposílání e-mailů tak, že pokud do vaší pracovní schránky přijde e-mail v odpovědi na existující vlákno, automaticky se přepošle na vaši osobní e-mailovou adresu. Tímto způsobem můžete vidět e-maily, které chcete, aniž byste museli otevírat firemní e-maily. (Dalším způsobem, jak dosáhnout téměř úplně stejné věci, je použití služby s názvem AwayFind; přečtěte si moji recenzi na AwayFind, kde se dozvíte více o tom, co to stojí a kolik to stojí).

Ve svém volném čase můžete zapínat a vypínat předávání e-mailů, takže je to opravdu skvělý způsob, jak si udržet přehled o e-mailu na dovolené nebo na cestách, když je čas omezený. cesta každý den.

Na následujících stránkách tohoto článku jsou uvedeny pokyny, jak nastavit předávání e-mailů v Gmailu a Outlooku. Níže naleznete odkazy na související články, které dále prozkoumávají filozofie a nástroje správy e-mailu.

Další zdroje a související články

Další informace o správě e-mailů naleznete na adrese:

• „Jak snížit nežádoucí e-mail“
• „Jak spravovat informační bulletiny a e-maily s každodenní dohodou“
• "Jak nastavit e-mailové šablony a předem připravené odpovědi"
• „Tipy pro aplikaci Outlook“
• „Používání VIP Inboxu pro iPhone“
• "Recenze: AwayFind"
• "Recenze: SaneBox"

Další: Jak zapnout předávání e-mailů: Gmail