Organizujte se: produktivnější setkání

Jeff Weiner, generální ředitel společnosti LinkedIn, nedávno vydal článek se svým jediným pravidlem, aby odstranil zbytečná setkání: žádné prezentace. Dostanu se, kam jde, ale je to absolutistické prohlášení a nemohu říci, že s ním souhlasím ve 100 procentech všech okolností.

Domnívám se, že způsob, jak uspořádat lepší schůzky, je nejprve pochopit, jaký druh setkání máte v úmyslu uspořádat, a pak se zorganizovat a podle toho se na něj připravit. Podniknutí několika jednoduchých kroků ve fázi plánování schůzky vede k větší produktivitě pro všechny.

4 Druhy setkání

Podle mého názoru existují čtyři druhy schůzek. Pokud jste nikdy nepřemýšleli o tom, jaké setkání máte v úmyslu uspořádat, mohlo by to znamenat polovinu vašeho problému.

Informační setkání. Informační setkání je přesně to, setkání používané k šíření informací. Pololetní zasedání radnice jsou obvykle informativní. PR briefing je také obvykle informativní. Informace, které lze sdílet, má obvykle pouze jedna strana. Účastníci jsou tu, aby to absorbovali.

Diskuse / spolupráce. Brainstormingová setkání jsou příklady diskusních nebo kooperačních setkání. Na takovém setkání by jedna nebo více zúčastněných stran mohlo na programu pracovat. Informace mají pocházet od více lidí. Společná setkání jsou často také setkáními k řešení problémů.

Check-in setkání. Check-in je pravidelně naplánované setkání, obvykle kolem konkrétního projektu, které by mohlo probíhat nebo mít očekávané datum dokončení. Denní scrumy jsou příkladem check-inů. Check-iny jsou dobré pro zajištění toho, aby všechny zúčastněné strany byly průběžně informovány o problémech, řešeních, změnách, pokroku atd. Jednou z výhod pravidelných check-in schůzek je, že mohou být často velmi krátké.

Pracovní setkání. Pracovní setkání jsou osobní favority. Na pracovním setkání děláte práci, kterou je třeba dokončit. Je to tak jednoduché. Pracovní setkání otáčet v zárodku. Často spolupracují. Jedním příkladem toho, čeho lze dosáhnout na pracovním setkání, by byli programátoři a zúčastněné strany, které se spojí, aby provedly změny v kódu (řekněme na webové stránce nebo jiném interaktivním produktu), které obě strany mohou skutečně přesně přesně ověřit za přítomnosti jednoho druhého.

Jak zvýšit produktivitu schůzek

1. Plánujte rychle. S výjimkou řízení probíhajícího nebo dlouhodobého projektu nesnáším schůzky, které jsou naplánovány na více než dva nebo tři týdny. Před naplánováním schůzky se často konají rozhovory mezi všemi stranami, e-mailem, telefonem nebo osobně, a já raději dávám tyto konverzace v paměti před schůzkou svěží. Rozvrh je příliš daleko a příslušné informace budou dlouho pryč od mé hlavy.

Když se snažíte najít čas, který je vhodný pro řadu lidí, kteří své kalendáře nezpřístupňují, můžete použít bezplatný web s názvem Doodle, který vám umožní vytvořit anketu, na které mohou lidé uvést časy, kdy jsou zdarma.

2. Použijte jasný předmět. V pozvánce na schůzku je jasná linie předmětu klíčem k produktivitě každého. Předmět by měl několika slovy naznačit obecný účel schůzky. Pomáhá lidem vědět, než se před schůzkou ukáže nebo vytočí, co by měli očekávat.

Jasně napsaný řádek předmětu může také určitým stranám tipovat, co musí připravit před zasedáním.

3. Mít agendu nebo cíle. Každé setkání potřebuje program nebo seznam cílů. V závislosti na složitosti schůzky nemusí být nutné, aby byla výslovná, v takovém případě by měla být implicitně uvedena v řádku předmětu. Příkladem je „Předmět: Set lineup pro říjnové vydání časopisu“ - cílem je dokončit tento úkol na pracovní schůzce.

Účelem odbavovací schůzky je odbavit se, zkontrolovat pokrok a upozornit na obavy, takže pravděpodobně nebudete potřebovat výslovný program pro tyto druhy schůzek.

Diskusní schůzky mají opravdu prospěch z agendy. Každý by měl obdržet program před zasedáním. Doporučuji jej zahrnout do pole poznámky žádosti o schůzku.

Když si vedoucí schůzky udělá čas na to, aby napsala program nebo základní seznam cílů, pomůže jí to také upevnit ve své mysli účel schůzky a způsob, jakým ji bude řídit.

4. Definujte vedoucí schůzky. Každé setkání potřebuje vůdce nebo spoluvůdce. Ve většině případů je vedoucí schůzky implicitně znám: v případě informační schůzky je to kdokoli, kdo schůzi nazval, nebo má co sdílet. Při telefonickém rozhovoru a videochatu (např. Webex) je to často osoba, která zahajuje hovor.

Absolutně nejhorší setkání, které jsem kdy navštívil, nemělo vůdce a asi v polovině setkání jsem si uvědomil, že několik zúčastněných stran se domnívalo, že mám schůzku řídit. Okamžitě to bylo rozzlobené a mrzuté, nemluvě o úplně neproduktivní. Na jiné bezohledné scéně jsem jednou svolal schůzku, naplánoval jsem ji a měl jsem v úmyslu ji spustit, abych ji převzal jiný kolega - také dráždivý.

5. Ztratit technologii, ale udělat demo. Ano, tento článek je určen k pokrytí témat souvisejících s technologií a ano, říkám vám, abyste ztratili alespoň část své technologie, abyste mohli pořádat produktivnější schůzky. Než ztratíte čas vytvořením balíčku aplikace PowerPoint, zeptejte se sami sebe: „Opravdu vůbec potřebujete prezentaci?“ Pokud je odpověď ano, pamatujte na to, že snímky by se měly používat k tomu, aby lidé zůstali v kontaktu a posílili vaše body - nikoliv pro vás. Hvězdné ubrousky na nikoho nezapůsobí a nikdo nechce sledovat video, když vás přijdou slyšet mluvit nebo s vámi diskutovat.

Pokud se chcete předvést s produktem nebo službou, předveďte, jak to funguje! Nezobrazovat obrázky ani videa. Dejte jim skutečný McCoy.

Pokud chcete každému účastníkovi schůzky poskytnout určité informace, včetně fotografií a videí, pošlete je před schůzkou, aby se mohli seznámit s materiálem, který bude každopádně produktivnější pro všechny. Pak můžete strávit čas dostat se do jádra věci a pravděpodobně i za mnohem méně času.