Organizujte se: přestaňte bojovat s e-mailem o další e-mail

Přetížení e-mailem je na pracovišti velkým problémem s produktivitou. Pořád se setkávám s lidmi, kteří si stěžují na e-mail, říkajíc, že ​​je to ohromující, kteří si přejí, aby byly všechny nové zprávy vyprazdňovány do jejich doručených.

Mnoho z těchto stejných lidí se však na e-mail fixuje tak, že nakonec problém zhorší. Vidím lidi, kteří se pokoušejí bojovat s e-mailem s více e-mailem, což zase generuje stále více e-mailů. Protože jsou zasaženi e-mailovou bídou, obvykle nevidí, co se děje jasně, takže netuší, že to zhoršují.

Existuje několik způsobů, jak jsem si všiml, že se lidé střílejí do nohy a snaží se vypořádat s přetížením e-mailem.

Nepoužívejte složku Doručená pošta jako seznam úkolů

Prvním příkladem lidí, kteří zhoršují své e-mailové problémy, jsou seznamy úkolů , jak jim rád říkám. Seznamy úkolů nechávají e-maily ve své doručené poště, když zpráva obsahuje úkol nebo spouští paměť přiřazené úlohy. Jinými slovy, používají doručenou poštu jako seznam úkolů.

Přemýšlejte o tom, jak lidé obvykle zadávají úkoly prostřednictvím e-mailu. Zřídka je úkol jasně uveden v předmětu. Přijímač musí otevřít a přečíst e-mail, aby věděl podrobnosti o úkolu. Pravděpodobnější však bude, že zpráva nebude mít všechny informace, které příjemce potřebuje, jako je termín nebo jiné podrobnosti o úkolu. Výměna zpráv sem a tam vyjasňuje úkol a při každém vzniku skončí vytvořením nového e-mailu. Stručně řečeno, e-mailové schránky jsou velmi špatné seznamy úkolů.

Dalším problémem je, že seznam úkolů musí neustále kontrolovat každou příchozí poštu, aby zjistil, zda obsahuje úkol, a pokud tomu tak není, okamžitě se zbaví pošty. Seznamy úkolů končící plevelem neustále.

Horší je, že seznamy úkolů si zvykly kontrolovat své doručené pošty na své každodenní úkoly a často si často dostávají e-maily s připomenutím dalších věcí, které chtějí udělat.

Pokud je problém e-mailem, proč byste chtěli tímto způsobem vytvořit další e-mail ?

Ve velké části toho však posluchači úkolů nemohou vidět, jak jejich systém zhoršuje situaci. Často tvrdí, že použití jejich doručené pošty jako seznamu úkolů je jediná věc, která funguje. Pokud se však ten samý člověk cítí ohromen e-mailem, zjevně to nefunguje. Existuje několik řešení a za chvíli se k nim dostanu.

Přestaňte posílat Nudgemail

Nedávno jsem hovořil o podnikovém ústupu o správě e-mailů. Abych se připravil na řeč, mluvil jsem s některými zaměstnanci a zjistil jsem, že mnoho z nich spravovalo obrovské množství e-mailů, někdy 1 000 zpráv denně, pomocí Nudgemailu. Mysleli si, že je to naprosto rozumný způsob řízení toku.

Nudgemail je bezplatný nástroj, který vám umožňuje v podstatě odložit e-mail nastavením času, kdy se znovu objeví ve vaší doručené poště jako nová zpráva. „V podstatě“ je zde velmi důležité slovo.

Většina funkcí odložení, jako například funkce v SaneBoxu nebo v některých nejlepších e-mailových aplikacích, skryje původní zprávu ze složky Doručená pošta a poté ji znovu zobrazí jako novou nepřečtenou poštu ve zvoleném čase. Nudgemail funguje trochu jinak. Když ji použijete k odložení pošty, zůstane původní e-mail ve vaší doručené poště a v horní části doručené pošty se objeví nová zpráva s citovaným celým vláknem původní zprávy.

Nechápejte mě špatně. Nudgemail je skvělý nástroj a za určitých okolností je to skvělé řešení. Kdokoli, kdo považuje doručenou poštu spíše za tok informací než za sběrné místo pro komunikaci, kterou je třeba zpracovat, by ji mohl dobře využít. Ale když mi dělníci řeknou, že samotný počet zpráv v doručené poště jim neumožňuje vykonávat svou práci, a 20 procent jejich zpráv jsou opakované zprávy ve formě nudgemailů, je to problém.

Stejně jako seznamy úkolů mohou popírat skutečnost, že jejich systém je rozbitý, někteří uživatelé Nudgemailu ho přemění na berlu. Jsou tak uvíznutí ve svých současných návycích, že si nemohou představit lepší řešení.

Neodpovídejte tak rychle

Odpovědi na e-mail jsou velmi často způsobem, jak potvrdit zprávu někoho jiného, ​​aniž by konverzace skutečně posunula vpřed. Představte si e-maily spolupracovníka a požádejte o názor na prezentaci. Ještě jste se na prezentaci nedívali. V závislosti na vašem pracovišti může být přijatelnější rychle odpovědět: „Nevím. Ještě jsem se nedíval, “ než počkat dvě hodiny, než se podíváte a vytvoříte názor. Když skočíte na rychlou odpověď, i když zpráva není podstatná, generujete nadbytečný e-mail. Pokud vás firemní kultura tlačí k tomuto chování, měli byste raději věřit, že vám to také dělají jiní lidé.

Osoba, která pomalu reaguje na e-mail, může být vnímána jako líná nebo není týmovým hráčem, i když čekání na odpověď na e-mail je mnohem logičtější a produktivnější způsob, jak se s tím vyrovnat. Ale je to úplně pozadu, a pokud se cítíte zaplaveni e-mailem, musíte se od toho odtrhnout.

To, co nakonec skončí, je to, že lidé odpovídají na zprávy jen proto, aby předali babku. Řekněme, že se Raj zeptá Sarah na něco a ona odpoví: „Nejste si jistá. Co si myslíte?“ Nyní je míč zpět u Rajova dvora a je na něm, aby odpověděl, pokud jen proto, aby Sarah měla ve své doručené poště novou nepřečtenou zprávu, která jí připomene, aby tentokrát skutečně odpověděla.

Dalším příkladem, který je běžný pro lidi v odděleních podpory, jako je IT, je to, že si nastaví obecnou e-mailovou adresu pro zaměstnance, aby mohli podávat lístky s nápovědou, například když zaměstnanec vystraší, že je její počítač rozbitý, a ona musí rychle získat pomoc, mohla by zapomenout na obecný e-mail a místo toho poslat e-mail osobě, kterou zná v IT. Měl by se tento IT pracovník starat o problém? Ignorovat e-mail? Odpovězte a řekněte zaměstnanci, že potřebuje použít správnou adresu IT pomoci? CC její šéf? Co je správné dělat?

Reakce, často vyvolaná panikou a frustrací, často generuje více e-mailů (a vytváří napětí). Je to opět příklad firemní kultury, která vytváří očekávání rychlé reakce, která je v kořenovém problému. Můžete se však od tohoto vzoru odtrhnout, aniž byste narušili mír a v důsledku toho vytvořili méně e-mailů.

Řešení pro nadměrný e-mail

Jak zastavíme vytváření nadměrných e-mailů? Některá řešení jsou jednoduchá a rychlá a jednotlivec je dokáže bez podpory společnosti.

V předchozím příkladu mohl pracovník IT pravděpodobně problém v zárodku zmáčknout tváří v tvář konverzací (nebo telefonním hovorem se vzdáleným zaměstnancem), spíše než odpovědět e-mailem. Pokud pracovník IT odpoví e-mailem, spolupracovník, který to potřebuje, jej pravděpodobně stejně nečte. Pamatujte si, že už je o svém počítačovém problému zdůrazněna. Může to znít velmi nízko-technologicky, ale konfrontování spolupracovníka tváří v tvář, klidně a profesionálně, pomůže jí zapamatovat si ten pravý protokol pro podávání pomocných lístků v budoucnosti, zejména pokud IT osoba vysvětlí, jaké další úkoly byly v tomto ohledu prioritou moment. Osobní vysvětlení jde dlouhou cestu.

Dalším způsobem, jak zastavit vytváření nadměrného e-mailu pro sebe, je najít dobré nástroje e-mailového asistenta, které vám pomohou omezit e-maily v doručené poště, spíše než je šířit, jak to dělá Nudgemail. SaneBox (asi 7 $ měsíčně) je řešení, které doporučuji. Mailbird je aplikace e-mailového klienta, která je dodávána s možností odložení a dalšími funkcemi, které by mohly také pomoci.

Přestaňte používat doručenou poštu jako seznam úkolů, a to jak pro osobní úkoly, tak pro úkoly související s prací. Nyní existuje tolik skvělých nástrojů, které jsou mnohem lepší při přidělování úkolů, jejich sledování, aktualizaci podrobností o nich atd., Které se nespoléhají na e-mail. Líbí se mi Todoista, i když Wunderlist je také skvělá aplikace.

Pokud můžete přesvědčit svůj pracovní tým nebo oddělení, aby si vyzvedlo lepší nástroj pro přidělování úkolů, budete opravdu v mnohem lepším stavu. Kromě plnohodnotných aplikací pro správu projektů existují i ​​další aplikace pro spolupráci, které jsou lehké, snadno použitelné, rychlejší nastavení a mohou být lepším řešením problémů vašeho týmu.

Další informace naleznete v mých dalších tipech, jak omezit přetížení kancelářských e-mailů.