Zorganizujte se: pomocí asany v podnikání

Obsah

• Organizace: Používání Asany v podnikání
• Organizace: Asana v podnikání pokračovala

Vzhledem k tomu, že e-mail a schůzky stále ztrácí náš čas, podniky a týmy v rámci podniků zoufale hledají nové způsoby práce, které se méně spoléhají na tyto dva démony. „Asana nebo busta, “ říká Mark Arnoldy, generální ředitel Nyaya Health, progresivní neziskové organizace, která ve své firemní kultuře zahrnuje efektivitu ve jménu poskytování zdravotní péče lidem venkovského Nepálu. Společnost Nyaya Health používá téměř každý aspekt svého podnikání nástroj workflow a řízení projektů s názvem Asana. Používají jej ke sledování kampaní zaměřených na získávání finančních prostředků, plánují, jak přivést pacienty z venkovského Nepálu do nemocnic v Káthmándú a dokonce jej používají k testování počítačové gramotnosti uchazečů o zaměstnání.

„E-mail je nástroj číslo jedna, který lidé přestanou používat ve své společnosti, když začnou používat Asanu, “ říká Kenny Van Zant, který se v Asaně zabývá obchodem a provozem. Arnoldyina zkušenost to potvrzuje: Jeho interní e-mail nyní tvoří pouze asi 20 procent jeho zpráv a mnoho z nich je jen pro zábavu. Skutečná práce a komunikace se děje v Asaně.

Přestože jsem Asanu používal nějakou dobu, chtěl jsem více prozkoumat, jak ji lze v podnicích využít k zefektivnění komunikace a zefektivnění týmů. Navštívil jsem Arnoldy a výkonnou asistentku Monicu Landyovou v newyorské centrále Nyaya Health, abych získal lepší představu o tom, jak tento nástroj skutečně funguje v reálném obchodním prostředí.

Co je Asana?

Popsat Asanu trvá vybalení pro ty, kteří ji nikdy nepoužili. Je to částečně seznam úkolů a částečně komplexní nástroj pro spolupráci. Můžete jej použít pro řízení projektů nebo pro sledování uchazeče o zaměstnance prostřednictvím procesu náboru. Je to otevřené a flexibilní, stejně jako Evernote, což někdy znamená, že první uživatelé nakonec zírají na prázdnou břidlici a nejsou si jisti, jak začít. Ale jakmile jste v tom, Asana, stejně jako Evernote, se může stát tím, co potřebujete.

Asana žije v cloudu a primární rozhraní je online (na adrese asana.com). Existují některé mobilní aplikace, ale webové rozhraní je mnohem lepší a schopnější. Asana může spolupracovat až pro 15 lidí, přičemž placené účty začínají na 50 $ měsíčně a odtud stoupají na základě počtu členů týmu. Doporučuji používat účet zdarma po dobu nejméně dvou nebo tří měsíců s malou skupinou lidí, aby vyzkoušeli jeho vody a naučili se provazy, protože používání Asana se hodně spoléhá na to, že se přizpůsobí vašemu pracovnímu postupu a potřebám.

Jak můžete vidět ve videu v horní části tohoto článku, v jeho jádru vám Asana umožňuje zapisovat úkoly, přiřazovat je někomu (včetně vás), přidávat datum splatnosti, dělat si poznámky o přiřazování a přidávat sledovatele, kteří mohou sledujte svůj pokrok nebo přispívejte ke konverzaci kolem něj.

Úkoly mohou mít dílčí úkoly. Všechny úkoly lze přetáhnout na vhodné místo. A do svých seznamů úkolů můžete přidat záhlaví oddílů, abyste mohli označit, cokoli chcete. Záhlaví oddílů jsou řádky vymezení a hodí se k tomu, aby vám pomohly rozebrat součásti velmi velkého nebo složitého procesu. Můžete se dozvědět mnohem více o tom, jak Asana obecně funguje, sledováním některých výukových videí, které Asana poskytuje.

Mezi obecná použití Asany v podnikání patří

• nábor, pronájem a sledování uchazečů
• nové školení zaměstnanců a kontrolní seznam pro začátek ve společnosti
• projektový management
• řízení pracovního postupu
• správa seznamů
.

Když jsem se setkal s týmem Nyaya Health, ukázali mi, jak některá z těchto použití skutečně vypadají a fungují na jejich účtech Asana.

Asana v podnikání v akci

Nyaya Health má pět lidí v New Yorku, čtyři v Bostonu, jeden v Káthmándú a asi 165 zaměstnanců a dobrovolníků v zemi v Nepálu, kde není vždy k dispozici připojení k internetu. Členové týmu hlavní kanceláře v USA jsou primárními uživateli Asany, i když několik manažerů v Nepálu používá tento systém také ke koordinaci.

Generální ředitel Mark Arnoldy začal používat Asanu pro své osobní úkoly v roce 2012 ao pár měsíců později přinesl nástroj do domu. V roce od té doby kolem společnosti Asana vytvořil firemní kulturu a řekl svým zaměstnancům, že to bude fungovat, pouze pokud bude mít od všech plný vstup. Proto „Asana nebo busta“.

Zde jsou některé ze způsobů, jak používají Asanu, které jsem považoval za poměrně vynalézavé:

Seznam: Oblasti odpovědnosti. Jedním ze způsobů, jak tým Arnoldy používá Asanu, je vést seznam povinností v organizaci a na koho spadají. Mají projekt nazvaný Oblasti odpovědnosti, ve kterém je každá položka nebo úkol v seznamu odpovědností, jako je NYC Intern Program, Crowdfunding Care Coordination a 501c3 Audit. Odpovědná osoba je uvedena jako nabyvatel příslušného úkolu. Každý v Nyaya má přístup k tomuto projektu. Když někdo potřebuje určit, kdo je tou pravou osobou v organizaci pro danou věc, může se prostudovat v seznamu. Arnoldy říká, že vedlejší výhodou tohoto seznamu je to, že lidé cítí větší odpovědnost za své oblasti odpovědnosti, když se jejich jméno objeví vedle jedné, jasné jako den, aby všichni mohli vidět.

Sledování: Uchazeči o zaměstnání . Když je pozice v Nyaya otevřená, náborový tým se změní na projekt, který mají pro sledování uchazeče o zaměstnání. Záhlaví oddílů v tomto projektu ukazují různé fáze přezkumu kandidátů. „Úkolem“ je jméno uchazeče o zaměstnání. Všechny poznámky týkající se žadatele a jeho pohovorů zůstávají s úkolem jako připomínky. Když kandidát projde každou fází, přijímací tým táhne osobu / úkol dolů řetězcem, aby se objevil pod další hlavičkou příslušné sekce. Například, pokud kandidát jménem Sandeep projde e-mailovým sledováním a telefonickým rozhovorem, úkol „Sandeep“ se přesune do další fáze, „osobního rozhovoru“, a tak dále, když projde, dokud nebude vytvořena pracovní nabídka. Když Nyaya najde skvělé potenciální zaměstnance, kteří v tuto chvíli nemohou zaujmout pozici, přesune je do jiného projektu (opět pomocí schopností drag-and-drop). Výsledkem je atalentní fond pro budoucí příležitosti k pronájmu. Všechny poznámky o pohovoru s uchazečem jsou stále uloženy s úkolem bezpečného úschovy, takže je snadné odkazovat na soubor, i když se odkazuje na rozhovor, který se uskutečnil před rokem.

Test: Nové dovednosti najímání. Další vynalézavé použití Asany v procesu najímání Nyaya Health je pozvat kandidáty do pracovního prostoru Asana a přiřadit jim některé úkoly. Jak odpovídají na úkoly? Jak dobře odpovídají na otázky, které jsou položeny v komentářích k úkolům? Mohou přijít na to, jak používat Asanu na základě toho, co vidí v rozhraní? Podle Arnoldyho a Landyho jim tento test nejen umožňuje vidět, jak si kandidáti myslí přes těžké problémy, ale také testuje jejich počítačovou gramotnost. Nehledají odborné znalosti v Asaně, ale chtějí potvrzení, že lidé, které najímají, jsou efektivní při učení a používání nových technologií.

Replikační software. Arnoldy připustil, že jeho společnost někdy zkoumá jiný software produktivity, který by jeho neziskový sektor mohl chtít použít, ale obvykle dokáže replikovat svou základní funkčnost v Asaně, aniž by utrácel nějaké peníze navíc. Zaměstnanci Nyaya vytvoří v Asaně šablony pro určitou funkci, pak duplikují šablonu a přejmenují ji, když budou mít skutečný projekt k provedení. Konvence pojmenování, tj. Jak pojmenovat projekt, jsou v názvu šablony. Například šablona pro nový vývojový projekt se nazývá: „PŘEDPLATNÁ ŠABLONA; ENTITY: PROJEKT TITUL: DUE DATE (PROJECT MANAGER).“ Nemůžete dostat mnohem jasnější než to.