Organizujte se: pomocí schránky vip na iPodu

Řekněme jen pro argument, že trpíte přetížením e-mailem. Jste v plevele ve vaší doručené poště. Důležité zprávy se často ztratí mezi spletením seznamů digescí, souhrnných aktualizací ze sociálních sítí a vláken od přátel týkajících se sociálních plánů na příští týden. Jedním z nejrychlejších a nejjednodušších řešení pro uživatele iOS je použití funkce VIP v aplikaci Mail.

Teď neříkám, že je to nejlepší řešení, nebo řešení, které bude fungovat pro všechny - právě naopak. VIP doručená pošta zmírní vaše e-mailové hlavolamy, pokud splníte určitá kritéria (nastíněná později).

Obecně se domnívám, že způsob, jak skutečně vyřešit přetížení e-mailem, je rozvíjet návyky, které vám pomohou zůstat na vrcholu vašich zpráv den co den. (Mám alespoň 11 takových tipů pro správu e-mailů prostřednictvím konzistentního chování.) Ale aplikace nebo funkce vám někdy mohou pomoci znovu dostat hlavu nad vodu, což musíte udělat, než začnete vyvíjet lepší denní návyky.

Co je VIP Doručená pošta?

VIP doručená pošta je funkce v aplikaci Mail pro iPhone, iPad, iPad mini a iPod touch. Do zvláštní oblasti řadí všechny zprávy doručené od lidí, které označíte jako „velmi důležité“. Nepohne se žádný z vašich e-mailů. Namísto toho zdůrazňuje pouze důležité e-maily v oddělené doručené poště, aby byly snáze viditelné a neztratily se mezi méně důležitými věcmi.

VIP Inbox také obsahuje nastavení oznámení, takže můžete slyšet vlastní zvuk a přijímat vizuální upozornění, když nové zprávy od velmi importovaných lidí zasáhnou vaši doručenou poštu.

Jak funguje VIP Inbox?

VIP Inbox v podstatě pouze zvýrazňuje zprávy od důležitých lidí tím, že je uvádí do samostatného pohledu. Nehýbá se žádnými zprávami. Nevytváří duplikáty zpráv. Přemýšlejte o tom, že automaticky přidáváte značku „VIP“ do jakéhokoli e-mailu od velmi důležité osoby, která je ve vaší doručené poště, a poté ve VIP doručené zprávě zobrazuje pouze ty označené zprávy.

Jak nastavit VIP Inbox

Na telefonech iPhone a iPad již aplikace Mail přichází s VIP Inbox a vše, co musíte udělat, abyste ji zapnuli, je začít označovat lidi jako „velmi důležité osoby“.

1. V aplikaci Mail klikněte na ikonu modrého kruhu bílou šipkou směřující doprava.

2. Klepněte na „Přidat VIP“ a budete přesměrováni do svého seznamu kontaktů. Můžete vybrat libovolný kontakt, jehož jméno se zobrazí černým textem. Šedý text označuje, že pro tuto osobu nemáte e-mailovou adresu (nebo je tato osoba již označena jako VIP).

3. Po dokončení přidávání VIP můžete nastavení upravit pomocí tlačítka „VIP upozornění“. Toto tlačítko je zkratkou k nastavení VIP oznámení. Můžete se tam také dostat:

Nastavení> Oznámení> Mail> VIP.

Zde můžete zapnout zvuková a vizuální upozornění, která vás upozorní na příchod nové VIP pošty.

Jak nejlépe využít VIP Inbox

Myslím, že existují dva způsoby, jak nejlépe využít VIP Inbox.

Nejprve označte jako VIP více než šest osob. Pokud máte příliš mnoho VIP, zcela to poruší účel.

Za druhé, použijte k oddělení pšenice od plev na vašich současných chaotických doručených. Když povolíte VIP doručenou poštu, zobrazí se prostřednictvím existujících zpráv ve vaší doručené poště i nové příchozí pošty. Pokud máte ve svých různých doručených zprávách stovky zpráv, ale chcete vidět pouze poštu od své mámy, vašeho šéfa a vašeho dalšího významného, ​​stačí, když označíte jako VIP pouze ty tři lidi, a váš iPhone nebo iPad bude vynoří jen jejich zprávy během několika sekund.

Je důležité si uvědomit, že VIP Doručená pošta prohledává pouze vaše doručené zprávy, ale činí to ve všech e-mailových účtech nastavených v aplikaci Pošta. Nehledí však na poštu uloženou v archivech nebo jiných složkách. To je důležité vědět. Není to funkce přímého vyhledávání.

Je VIP Inbox pro vás?

Použití VIP doručené pošty by vám mohlo být užitečné, pokud splníte následující kritéria:

• počet zpráv ve vaší doručené poště - ale ne nutně ve vašich e-mailových účtech - je ohromující
• často postrádáte důležité e-maily od několika vybraných lidí
• právě teď je třeba zkontrolovat, zda jste zmeškali nějaké důležité e-maily od několika vybraných lidí
• neukládáte zprávy do jiných složek (včetně „odložení“ nebo ukládání zpráv pomocí aplikace Mailbox)
• potřebujete rychlý způsob, jak vylepšit prostředí doručené pošty, protože v současné době je taková katastrofa, že není možné podniknout další kroky k vytvoření organizovaného systému pro správu pošty.

Srdcem VIP Inboxu je rozčlenění. Moje organizační návyky se do velké míry točí kolem různých způsobů rozdělování informací, abych se mohl soustředit pouze na to, co musím vidět. To je obrovský důvod, proč si myslím, že VIP funkce může být pro správného uživatele cenná.

Dodatečné zdroje

Pokud vás výše uvedené odrážky ve skutečnosti nepopisují ani co potřebujete, alternativním řešením, které vám může pomoci rychle získat zpět špinavou poštu prostřednictvím jiného druhu třídění a rozčlenění, je SaneBox (od 6 $ měsíčně s bezplatnou 14denní zkušební verzí). SaneBox v podstatě vyčistí vaši doručenou poštu, takže obsahuje pouze zprávy od lidí, s nimiž jste dříve korespondovali. Všechny ostatní zprávy se dostanou do nové složky, kterou musíte skutečně pravidelně kontrolovat, aby byla služba účinná.

Další tipy pro správu e-mailu naleznete na adrese:

• 11 tipů pro správu e-mailu
• Jak se vyhnout přetížení e-mailem
• Jak nastavit e-mailové šablony
• Jak spravovat informační bulletiny a e-maily s denním obchodem
• Jak snížit nežádoucí e-mail