Organizace: Jaký je nejlepší nástroj k uspořádání rostoucí firmy?

"Který nástroj mi pomůže lépe řídit moje rostoucí podnikání?" Čtenář jménem Rafael mi minulý měsíc napsal tuto otázku. Četl o některých nejlepších nástrojích pro řízení projektů, o softwaru pro řízení práce, o komunikačních programech ao všech těch dalších aplikacích produktivity, jejichž cílem bylo dosáhnout obchodního rozmachu. Nemohl však úplně přijít na to, který z nich by ve své práci pracoval nejlépe.

„Právě jsem začal pracovat pro malou realitní společnost, “ napsal, „a opravdu potřebují pomoc s automatizací svých procesů. Spravují věci hlavně e-mailem (argh!) As plány na expanzi to není škálovatelná struktura v tuto chvíli. Přemýšlel jsem o využití projektů Asana nebo Teamwork Projects k zefektivnění provozu a chtěl jsem, abych vám pomohl. Pro lepší představu je tým pěti interních zaměstnanců, kteří spolupracují s investory na nákupu a prodeji nemovitostí. ““

Rafael dále vysvětlil, že každou nemovitost považuje za „projekt“ a chtěl pro každou z nich vytvořit seznam úkolů, které by byly podle potřeby přiděleny zaměstnancům. Organizace spravují kdekoli 150 až 200 „projektů“ najednou. A čas od času potřebují externí hráči nahlédnout do procesu.

Rovněž řekl, že flexibilita a týmová spolupráce jsou nanejvýš důležité, protože jsou v mnoha společnostech. Zdálo se však, že je docela připraven začít používat projekty Asana nebo Teamwork Projects. Zde je moje odpověď:

Balíček karet vs. desková hra

Představte si Asanu jako balíček karet a projekty týmové práce jako deskovou hru. S balíčkem karet můžete hrát hru, kterou vytvořil někdo jiný, nebo si můžete vytvořit vlastní hru. U deskové hry přichází hra s pravidly, a pokud byste chtěli, můžete je ohýbat, ale obecně řečeno, desková hra je navržena pro hraní s vámi, která se drží pravidel.

Podle mých zkušeností si Asana vyžaduje čas na implementaci správně, ale nakonec ji můžete použít, jak chcete. Prvních pár dní bude opravdu matoucí pro každého, kdo se učí používat systém. Důvodem je, že váš tým bude muset nastavit pravidla pro jeho použití. Neexistuje žádný správný nebo nesprávný způsob použití Asany.

Doufejme, že po několika týdnech bude na palubě pět zaměstnanců a pravděpodobně začnou upravovat svá pravidla v tomto okamžiku. Asana bere pokus a omyl. Rovněž vyžaduje solidní týmovou komunikaci, aby bylo zajištěno, že každý nástroj používá stejným způsobem.

Nyní pojďme mluvit o projektech týmové práce. Vášmu týmu bude nějakou dobu trvat, než si zvykne na projekty týmové práce, ale z jiného důvodu. Lidé budou zkoumat všechny funkce a zadávat úkoly poprvé. Váš tým pravděpodobně vytvoří spoustu šablon, které mohou znovu použít pro další prodej nebo nákup. U projektů Teamwork Projects je však klíčové, abyste s každým nákupem či prodejem nemovitostí zařadili jako projekt.

Projekty mají vždy datum ukončení a ve vašem případě je to datum uzávěrky. Obvykle mají milníky, možná uzavírají smlouvu nebo získávají peníze do úschovy. A u projektů záleží na termínech těchto lhůt a milníků. Nemám ponětí, jestli na vašich týmech záleží, nebo ne. Říká váš tým věci jako: „Pojďme si tuto nemovitost koupit do 1. října“ nebo jen „Pojďme si tuto nemovitost koupit“, aniž bychom věděli, jak dlouho to bude trvat? Pokud máte pevné termíny, týmová práce je pravděpodobně lepší.

Nástroje pro správu projektů, například Teamwork Projects, umožňují vytvářet závislosti mezi úkoly, takže jeden úkol se nemůže stát, dokud nenastanou všechny závislé úlohy. Pokud například nemůžete uzavřít smlouvu, dokud nebude provedena kontrola, je možné to nastavit v projektech Týmová práce. S Asanou se váš tým může rozhodnout hrát podle tohoto pravidla, ale nebude to součástí samotného systému. Oba nástroje můžete použít zdarma, abyste získali představu o tom, jak fungují, a poté upgradujte na placený účet, který bude mít více funkcí.

Výběr nástroje

O několik týdnů později jsem se přihlásil s Rafaelem, abych zjistil, zda se rozhodl a jak nástroj pracoval pro jeho tým. Rozhodl se vyzkoušet týmovou práci. Prodejní místo, řekl, je schopnost vytvářet závislosti mezi úkoly. Nastavení trvalo nějakou dobu, jak se očekávalo, ale Rafael měl také několik skvělých zpráv, o které se podělil:

„Jedno zjevení, které stojí za zmínku, je nabídka Startup projektů týmové práce, kde poskytují startupům roční software zdarma! Bylo to velmi prospěšné při pohybu, “ napsal Rafael.

Dodatečné zdroje

Související rady naleznete v 7 způsobech, jak zjednodušit řízení projektů v projektech týmové práce a používání Asany v podnikání.

Další doporučení pro obchodní aplikace naleznete v Best Software Online Business Collaboration Software.