Připravte se na nové předpisy pro hlášení úrazů na pracovišti

Brooke Zimet z první ruky ví, jaké to je, když se snaží vyplnit bezpečnostní formuláře na pracovišti. V současné době je Zimet poradcem a vlastníkem společnosti HRent pro řízení lidských zdrojů (SHRM) a jejím majitelem ve společnosti TalentShip LLC v Portlandu v Oru. Ve svém prvním zaměstnání jako asistentka pro personalisty byla její zaměstnavatelka pokutována, protože Zimet hadn Naučilo se, jak správně vyplnit záznamy o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci (OSHA), když zaměstnanci onemocněli nebo byli zraněni při práci. Překvapivý audit inspektorů OSHA odhalil její chyby. „Pokud se to nikdy nestalo, tak si toho neuvědomuješ, že potřebuješ vědět, “ řekla Zimet.

Od roku 2017 bude pro společnosti ještě důležitější získat správnou bezpečnostní dokumentaci na pracovišti. To je, když nastartuje nové nařízení OSHA, které vyžaduje, aby přibližně 750 000 zaměstnavatelů předkládalo agentuře každoročně zprávy o nemocech a úrazech pracovníků, která data zveřejní na svých webových stránkách.

Zaměstnavatelům by nemělo být příliš těžké vyhovět. Ale jak jsem se dozvěděl od prodejců tech a průmyslových zasvěcených osob, společnosti se nemohou spoléhat pouze na HR software, aby tuto práci provedly. A dělat chyby - nebo dokonce být příliš důkladní - se může vrátit, aby vás kouslo.

Dodavatelé HR Tech Mulling Aktualizace softwaru

Nové nařízení OSHA, které bylo dokončeno dříve v květnu, se týká amerických společností s více než 250 zaměstnanci a také společností s 20 a více zaměstnanci v několika desítkách vysoce rizikových průmyslových odvětví, včetně stavebnictví, prodejen potravin, výroby a pečovatelských domů.

Podle nového požadavku zveřejní OSHA na své webové stránky údaje o bezpečnosti pracovníků s očekáváním, že „zveřejnění údajů o pracovních úrazech povzbudí zaměstnavatele ke zvýšení jejich úsilí o prevenci pracovních úrazů a nemocí souvisejících s prací“. Nové pravidlo nařizuje zaměstnavatelům, aby informovali pracovníky o tom, jak mohou nahlásit úrazy, a brání jim v odvetě proti zaměstnancům za to.

Poté, co OSHA vydala aktualizované předpisy, jsem se zaregistroval u více než půl tuctu dodavatelů technologií, včetně dodavatelů personálního řízení v místě a cloudu HR a časového a docházkového softwaru. Chtěl jsem vědět, zda plánují aktualizace, které zákazníkům pomohou vyhovět.

Dostal jsem různé odpovědi. ADP pracuje na přidávání schopností, podle mluvčího obra zpracování mezd. Mluvčí společnosti SAP SuccessFactors Perform and Reward říká, že modul společnosti „Zaměstnanecký centrální čas a docházka“ lze nakonfigurovat tak, aby sledoval a kompiloval nepřítomnosti podle typu, včetně nemocí a zranění souvisejících s prací. Uživatelé však budou muset data stáhnout do elektronického formátu přijatelného pro OSHA, aby je mohli předat agentuře.

Ostatní prodejci lidských zdrojů stále přicházejí na to, co budou dělat. Jonathan Rejholec, senior produktový manažer společnosti BambooHR, chce zjistit, zda si zákazníci myslí, že je to důležitá vlastnost, než podniknou jakékoli kroky. Společnost Ultimate Software také přistupuje k vyčkávacímu přístupu, než se rozhodne, zda upgradovat svou službu správy UltiPro HR. Kronos do toho hledá svůj produkt Kronos SaaShr. PlanSource, který primárně nabízí software pro správu výhod, hovoří s prodejci technologií, se kterými spolupracuje na dalších funkcích HR, s cílem určit, jak nejlépe řešit situaci. Nir Leibovich, generální ředitel GoCo, start-up s freemiovou HR platformou soupeřící s Zenefits, se snaží odhadnout, kolik z jeho zákazníků by regulace ovlivnilo. Klienti GoCo mají obvykle pět až 300 zaměstnanců a Leibovich říká, že nebyl schopen najít údaje o tom, kolik podniků této velikosti spadá do vysoce rizikového průmyslového označení OSHA.

Obchodní a technologický autor a řečník Phil Simon říká, že výrobci softwaru pro HR přidají tuto funkci, pokud chtějí být považováni za legitimní konkurenty k podobným názvům ADP, Oracle, Workday a dalších velkých průmyslových jmen. Na druhou stranu, „jsem si jistý, že bude spousta společností, které si to ponechají v tabulce nebo které nevědí, že by to jejich personální technika mohla udělat, “ řekl Simon, který dříve pracoval pro dodavatele personální techniky Lawson Software (nyní součást Infor).

Vyčistěte data, získejte školení a další způsoby přípravy

Zaměstnavatelé nejsou zcela potopeni, pokud dodavatel HR tech, od kterého nakupují, neaktualizuje svůj software tak, aby vyhovoval novému pravidlu elektronického výkaznictví. Podobně jako SAP SuccessFactors Perform and Reward, mnoho systémů podnikového plánování zdrojů (ERP) a HR softwaru a systémů řízení již generují zprávy o nepřítomnosti. Odtud budou společnosti muset učinit další krok extrahování příslušných údajů ze systému a do formy, kterou OSHA přijímá.

Předtím, než společnosti mohou údaje odeslat, musí se ujistit, že jsou čisté. Dosáhnout toho bodu by mohlo být těžší, než to zní. V některých organizacích, když je pracovník zraněn, vyplní vedoucí nebo vedoucí ve výrobním závodě zprávu o incidentu nebo čeká, až jim HR sdělí, co mají dělat. Výsledkem je, že formuláře nejsou někdy vyplněny správně nebo jsou neúplné. "Devadesát pět procent času podle mých zkušeností systém nefunguje správně, protože někdo nevěnoval pozornost kvalitě dat, " řekl Simon.

Aby se zajistilo, že se to nestane v budoucnu, mohou společnosti prostřednictvím příslušných školení umístit personál, který běžně vyplňuje bezpečnostní formuláře na pracovišti. Státní agentury pro bezpečnost pracovníků, jako je Oregon OSHA, nabízejí online kurzy. Stejně tak OSHA prostřednictvím vzdělávacích středisek OSHA Training Institute, národní síť neziskových organizací, které nabízejí třídy schválené agenturou.

Zimet říká, že organizace musí být také opatrné, pokud jde o množství informací, které sdílejí. Před změnou se zaměstnavatelé dopustili chyby na straně opatrnosti a nadměrně nahlásili. „Ale pokud to uděláte nyní, “ varovala, „můžete být potrestáni. Nechcete mít mnoho incidentů a nehod, protože to spustí inspekci.“

Pokud mají malé podniky větší konkurenty, kteří musí dodržovat nové předpisy, Zimet tvrdí, že by to mohlo ve svém odvětví vyústit v další vyšetřování OSHA. „Takže i ti malí kluci musí zůstat v souladu, “ řekla.

Zimet pracoval pro zaměstnance (nebo na zakázku) pro několik společností ve zdravotnictví a vzdělávání v raném dětství, dvě odvětví OSHA považuje vysoké riziko nemocí a zranění na pracovišti, a proto kontroluje častěji. Předpokládá, že za ta léta prošla nejméně osmi inspekcemi. Pokud nové pravidlo online výkaznictví spustí audit OSHA, navrhne společnostem vytvořit kontrolní seznam, na který se mohou odkazovat uchazeči o záznam. Kontrolní seznam by měl obsahovat pokyny, kde jsou uložena data, a otázky, které se OSHA při auditech obvykle ptají. „Mohlo by to být tak jednoduché, jako mít bezpečnostní sekci na firemním intranetu nebo vytvořit wiki, “ řekla. "Tolik společností má tyto věci zastaralé v pojivech."