Video: Savings and Loan Crisis: Explained, Summary, Timeline, Bailout, Finance, Cost, History (Listopad 2024)
Jak vy a vaši spolupracovníci pojmenujete své soubory, je stejně důležité, jak pojmenujete své složky. Udělejte to inteligentně, systematicky a logicky od počátečních pozic, aby vaše firma dosáhla úspěchu, dlouhodobého růstu a stability.
Mnoho podniků zvažujících nový organizační tlak pravděpodobně má obrovské množství nevyřízených starých souborů, které nebudou chtít přejmenovat (alespoň ne hned). To je v pořádku. Musíte někdy začít.
V mnoha případech má smysl implementovat nový systém při zahajování nového projektu, týmu, fiskálního čtvrtletí nebo roku - bez ohledu na hlavní orientační body vašeho podnikání. Dává smysl začít z významného časového bodu částečně kvůli tomu, jak budete jednat s narušenými archivy. Za rok budete moci najít a spravovat vše, co potřebujete, bez námahy, ale nebudete schopni najít starší věci, které předcházejí vašemu novému systému tak snadno. Dám vám pár triků pro manipulaci s těmito archivy, aniž byste je museli strávit měsíce (nebo mládí internisty) a přejmenovat je všechny.
Názvy souborů
Stejně jako u složek musí být názvy souborů:
• jedinečný
• informativní o tom, co soubor obsahuje
• v souladu s tím, jak vaše firma myslí na informace
• skenovatelné (lidským okem) podle toho, jak vy a vaši zaměstnanci najdete informace
• přirozeně seřazené abecedně
• konzistentní!
Unikátní. Je naprosto zásadní, aby názvy souborů byly jedinečné, zejména pokud pracujete v prostředí pro spolupráci a zejména pokud často kopírujete soubory na server. Pokud nemáte systém, jak udržovat jedinečné názvy souborů, riskujete jejich přepsání a ztrátu všech dat. V prostředí pro spolupráci je běžné záměrně přepisovat soubory. Pokud jste stejně jako já dospěli k upozornění na vyskakovací okno („Opravdu chcete nahradit existující soubor novějším?“), Nic vám nezabrání přepsat nesprávný soubor, pokud má stejné jméno.
Řekněme například, že mám včera novou fakturu od společnosti Gray's Electronics s názvem Grays-fakt.pdf. Mohl bych to nalepit na server ve složce Faktury a mohl bych dostat varování, že soubor s tímto názvem již existuje. Mohl bych také předpokládat, že od té doby, co faktura přišla včera, ji tam dal někdo jiný - ale nechal jsem ji podepsat účetním oddělením, takže můj musí být ten poslední, takže ten starý přepíšu. Celá věc se rozpadne, když mě někdo ten den požádá o vyzvednutí Grayovy předchozí faktury, víte, ten před dvěma měsíci… ten se stejným názvem souboru, který je nyní pryč.
Orientační. Zdá se, že je hloupé říci, že názvy souborů by měly naznačovat, co obsahují, ale viděl jsem to mnohokrát špatně. Mnoho lidí předpokládá, že když vnoří do složky, složka se postará o větší název kategorie. Falešně také předpokládají, že nejdůležitější obsah souboru, který se k nim vztahuje, bude zřejmý i pro kohokoli jiného, kdo potřebuje k souboru přistupovat. Vezměme si znovu příklad fakturace. Řekněme, že účetní oddělení najde faktury třemi způsoby: číslo faktury, daňové identifikační číslo a fiskální měsíc, ve kterém byla uhrazena. Účetnictví se nemohlo starat o to, že je to „Grayova faktura“.
Osobně používám dva hlavní identifikátory pro všechny své soubory: numerická data a kódy. Doma bloguji několikrát měsíčně. Všechny textové soubory a fotografie, které používám na svém blogu, jsou klasifikovány čtyřmístným datem (YR MO) a klasifikátorem „bg“ pro „blog“. Fotografie z trhu v Montrealu pořízená během cesty v září 2010 se nazývá 1009bg_montreal_market.jpg. Čtyřciferné číslice fungují pro mé soubory blogu, protože píšu průměrně pouze čtyři nebo pět příspěvků měsíčně.
Někdy bych ale mohl mít desítky fotek z určitého měsíce. V takovém případě je buď kóduji šestimístným číslem a přidám den na konec, nebo zkrátím nějaký další signifikátor pro uložení znaků, takže k názvům souborů mohu přidat popisnější text. Například:
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg
Předtím, než otevřu soubory, vím, že se jedná o fotografie paprik, které jsem zveřejnil na svém blogu (bg) pořízeném v září 2010 (1009), v Montrealu (mnrl), na trhu (mrkt).
Další trik, pokud hodně cestujete, použijte k označení místa kód letiště: YUL pro Montreal, LAX pro Los Angeles, LHR nebo LGW pro Londýn atd.
V souladu s procesem obchodního myšlení. Jak jste možná uhodli z výše uvedeného příkladu, vím, že se mohu spolehnout na to, že si budu pamatovat, že budu informace stahovat podle data. Při rozhodování o tom, jak budou fungovat vaše pojmenovací konvence, musíte vědět, jak si vaše firma pamatuje informace. Ale data také zabijí dva ptáky jedním kamenem. Kódují soubor, když k němu došlo nebo bylo významné, a dostanou vás na půl cesty k tomu, abyste měli jedinečná jména. Nikdy náhodně neotevřím obrázky z mého Montrealského výletu z roku 2006, kdy je opravdu chci ty z roku 2010, i když fotím na trhy občas.
Absolutně doporučuji uvést do názvů souborů datum. Jedinou skutečnou otázkou je, které datum je pro vaše podnikání nejužitečnější? Datum odeslání nebo zpracování faktury nebo datum dokončení práce nebo podpis smlouvy? Majitelé podniků, vedoucí týmů a vedoucí oddělení by měli být na posledním hovoru, ale měli by si promluvit s lidmi, kteří provádějí každodenní práci nejdřív. Jsou to ti, kteří budou vědět, co opravdu dává smysl.
Prohledávatelné. Když otevřete složku, chcete znát její obsah okamžitě, aniž byste museli otevírat soubory nebo mžourali na náhledy. Při navrhování správné konvence pojmenování souborů je třeba zjistit, jaké klíčové informace jsou v každém dokumentu. Kroužím, když vidím něčí počítač se souborem pokračovat.doc. Který životopis je? Kdy byla aktualizována? Je to dlouhá nebo krátká verze? Kam bude zaslán? 1102_CV_marketing_digital.doc může být životopis, který zdůrazňuje vaše zkušenosti s digitálním marketingem, zatímco 1102_CV_short.doc může být obecný profesní životopis, který chcete aktualizovat, když se ucházíte o právnickou školu.
Jen pomyslete na to, jak produktivnější by vás a vaši kolegové mohli být, že jste s vysokou jistotou věděli, co každý soubor obsahoval, než jste jej otevřeli.
Přirozeně objednáno. Dalším důvodem, proč bych rád používal data jako identifikátory, je to, že vše bude spadat v chronologickém pořadí, když složka třídí soubory podle názvu, což je obvykle výchozí. Třídění podle skutečného data souboru vám řekne, kdy byly soubory naposledy aktualizovány, a to pravděpodobně nebude primární věc, kterou chcete nebo potřebujete vědět. Pokud vždy umístíte YR MO DA na začátek názvu souboru, budete mít vždy pořádek.
Konzistence. Dříve jsem provedl analogii, že organizování je jako zůstat ve formě. Změna se nestane přes noc. Odměny přicházejí dlouhodobě, nikoli krátkodobě. Musíte udělat změny, které jsou pro vás to pravé a které vydrží, namísto chmele na výstřelek. Až zjistíte, že jste našli řešení, se kterým můžete žít, držte se ho!
Inteligentní jednání s archivy nebo staršími soubory
Nikdo neočekává, že budete reorganizovat a přejmenovat celý archiv dat. Není to cenný způsob, jak trávit čas, a je směšné si myslet, že byste ho mohli dokonce vytáhnout. Co byste tedy měli dělat se všemi těmito neorganizovanými soubory a složkami z minulosti?
Přemýšlení o všech vašich souborech najednou je nezvládnutelné. Proto jsou neuspořádaní! Nejjednodušší způsob, jak začít s archivem, je vymyslet dvě skupiny: staré a opravdu staré. Jak definujete staré a opravdu staré, je jen na vás.
„Opravdu starý“ pro mě znamená, že jsem si více než 99 procent jistý, že k souboru nikdy nebudu mít přístup - ale mohlo by se to stát. „Opravdu staré“ věci musí být pro mě také staré nejméně tři roky. Soubory, které splňují tato dvě kritéria, jsou připraveny k archivaci na disk.
Běžný „starý“ obvykle odkazuje na soubory, na kterých jsem pracoval před jedním a třemi lety. Tyto zůstanou na mém pevném disku nebo serveru, kde k nim mohu přistupovat, pokud to budu potřebovat, ale vyhodí se do složek roku. Mám složky označené „2010“, „2009“ a „2008.“
Vložením staršího obsahu do složek podle roku můžete provést jarní čištění. Už jste se někdy pokusili důkladně vyčistit skříň, aniž byste ji vyprázdnili? To nefunguje. Chcete-li se uspořádat, potřebujete nový začátek. Zametání všech souborů do složek podle roku vám dává čistý začátek bez odstranění všeho, co ve skutečnosti potřebujete. Než se budete moci organizovat, musíte vidět čisté a uklizené okno!
Co děláte se souborem, který trvá několik let? Nalepte ji do složky posledního roku. Pracovali jste na tom loni? Pak by to mělo být ve loňských složkách. Pokud se bojíte, nebudete to schopni najít, proč? Vaše soubory jsou již nepořádek! Pravděpodobně budete muset soubor přesto vyhledat, takže na čem záleží, pokud je vnořen do jedné další složky?
Take Aways
Důležité body odběru z tohoto článku jsou:
1. Konvence pojmenování souborů, kterou vaše firma používá, musí všichni v organizaci rozumět.
2. Konvence pojmenování souborů by měly lidem pomoci rychle najít informace skenováním jmen nebo hledáním dat nebo jiných významů v názvu.
3. Soubory, které jsou „přirozeně uspořádané“, se snadněji skenují a třídí.
4. Buďte v souladu s konvencemi pro pojmenování.
5. Vyhněte se rozsáhlému projektu generální opravy jednoduše archivováním starších dat podle roku.
