Video: Dopady zabití vůdce proruských separatistů Zacharčenka na situaci na Ukrajině (Listopad 2024)
Získat a zůstat organizovaný je jako zhubnout. Krátkodobá řešení nefungují. Musíte provést změny životního stylu, které se vy a vaši zaměstnanci nebo obchodní partneři mohou dlouhodobě držet.
V této sérii vám poskytnu tipy, jak uspořádat vaše podnikání i vaše osobní údaje podle adresy:
1. Jak vaše firma myslí na informace.
2. Pojmenování konvencí pro složky a jak na ně myslet.
3. Pojmenování konvencí pro soubory.
4. Sdílení informací.
5. Jak spravovat e-mail.
Strava pro organizování
Pokud jde o hubnutí, někteří lidé zjišťují, že pro ně pracuje dieta pěti nebo šesti malých jídel po celý den, zatímco jiní potřebují tři regimentovaná jídla a absolutně žádné občerstvení mezi nimi. Někteří lidé si zakoupí členství v tělocvičně (podnět k tomu, aby skutečně šel, může pocházet z peněz, které utratili), zatímco jiní jsou lepší, když do své každodenní rutiny hodí malé záchvaty cvičení, jako je práce do schodů místo výtahu nebo jízda na kole.
Jde o to, že stejná řešení nefungují pro každého. Je to stejné s organizací.
Způsoby přemýšlení o informacích
Organizace musí být pro váš podnik závazkem k životnímu stylu. Každý zaměstnanec a zúčastněná strana v každodenních operacích musí být schopna držet se programu. Váš systém pro organizování musí sestávat z postupů, které zapadají do rutin každého, ať už to znamená důsledné provádění malých kroků, jako je mazání nepotřebných souborů za běhu, nebo provádění větších kroků podle rozvrhovaného plánu, jako je rezervace každý pátek odpoledne na čištění z doručené pošty.
Předtím, než sami sebe a své spolupracovníky připravíte na novou stravu kvůli organizaci, věnujte chvilku přemýšlení o tom, jak vaše firma vnímá informační organizaci. Některé možnosti jsou:
• podle data nebo měsíce, například kdy se něco poprvé stalo nebo je naplánováno dokončení
• podle názvu projektu
• jménem odpovědné osoby
• podle fiskálního čtvrtletí
Přizpůsobení praxe realitě
Je důležité nezkoušet a zapojit jeden z těchto organizačních systémů do vašeho podnikání, pokud neodráží, jak váš tým skutečně funguje. Zeptejte se svých kolegů, pokud by potřebovali najít konkrétní dokument, možná fakturu nebo smlouvu, kde by vypadali jako první? A co je důležitější, jak by vypadali? Hledají ve svém počítači nebo v síti společnosti jméno dodavatele, datum, popis produktu? Otevřou názvy složek a skimů, nebo seřadí podle data, nebo seřadí podle typu souboru? Jak dlouho jim trvá, než najdou informace? Ztrácí čas, protože hledají způsobem, který jim nepomůže rychle zúžit jejich výsledky?
K tomu nepotřebujete formální setkání. Stačí se zastavit a zeptat se. Bude to trvat dvě minuty.
Může existovat více než jedna odpověď. Někdy si možná vzpomenete na měsíc a rok, ve kterém byl projekt zahájen, zatímco váš kolega by se mohl určit název projektu. A v obou případech nemusí být informace nutně statické. Možná měl projekt během svého vývoje kódové jméno a možná byl spuštěn pozdě. V dalším článku o konvencích pojmenování složek vysvětlím, jak implementovat systém, který dokáže zvládnout tyto druhy nesrovnalostí.
Spát na tom
Toto cvičení by mělo pomoci utvářet vaše chápání toho, jak by vaše firma měla strukturovat své informace - ale spát v nich po dobu jednoho nebo dvou dní, a pak to zkusit znovu před provedením jakýchkoli rozhodnutí nebo změn ve vaší stávající struktuře. Někdy zapomínáme, proč jsou zavedeny určité praktiky a jejich náhlá změna by mohla neúmyslně zničit některé jiné obchodní důvody.
Například jsem pracoval v kanceláři, kde se smlouvy na volné noze rozdělovaly do dvou skutečných složek se závěsnými soubory, jedné pro faktury a druhé pro daňové formuláře. Zdálo se mi, že mám mnohem větší smysl sloučit je do jednoho. Proč mají dva kartotéky a dvě složky označené „Doe, Jane?“ Kdykoli jsem potřeboval přístup k fakturám, obvykle jsem také potřeboval vyhledat daňové informace na volné noze. Proč nejen zjednodušit systém? Jedním z důvodů, který mi je nyní zřejmý, ale v té době to nebylo, je to, že mnoho lidí v organizaci potřebovalo přístup k fakturám, ale jen málo lidí by mělo mít přístup k osobním údajům, jako jsou čísla sociálního zabezpečení. Je dobré, že můj manažer pochopil toto zdůvodnění a dokázal mi to vysvětlit, než jsem reorganizoval celý systém.
Take Aways
První kroky, které je třeba odstranit z tohoto článku, jsou:
1. Zeptejte se svých kolegů a sebe: „Jak si myslím o našich informacích?“
2. Nechte odpovědi mlít kolem hlavy na den nebo dva, než se dostanete k jakýmkoli závěrům.
3. Měla by se začít objevovat nějaká struktura. Když to vidíte, nebojte se na to reagovat.
Pamatujte, že organizování je jako zůstat v kondici. Nic se přes noc nezmění a je důležitější udělat správné změny životního stylu pro vás a vaši organizaci - změny, které se budou držet.
