Uspořádání: pomocí složek vytvořte přehled na ploše

Získat a zůstat organizovaný je jako zhubnout. Krátkodobá řešení nefungují. Musíte provést změny životního stylu, které se vy a vaši zaměstnanci nebo obchodní partneři mohou dlouhodobě držet.

V této sérii vám poskytnu tipy, jak zajistit uspořádání vaší firmy i vašich osobních údajů. Předchozí článek vysvětlil důležitost porozumění tomu, jak vaše firma myslí na informace. Teď vám ukážu, jak uvést tyto základy do praxe s konvencemi a strukturami pojmenování složek počítačů. Většina firem bude implementovat tyto struktury složek buď na svých serverech, nebo v rámci sady pro správu projektů, ale jsou stejně aplikovatelné přímo na vašem počítači nebo v e-mailovém klientovi.

Co jsou složky, opravdu?

Složky jsou kostrou vašeho podnikání. Stejně jako struktura budovy podporují vše ostatní, co se kolem nich odehrává, od kreativního designu po přímou funkčnost.

Během své kariéry jsem pracoval v sedmi různých kancelářích. Týmy, které měly čisté a zdravé složky složek, byly vždy tím nejlepším místem pro další úspěch a růst.

Obzvláště malé podniky by si měly uvědomit, že tato skutečnost: Organizovaná společnost je taková, která je připravena k růstu. Možná si myslíte, že protože ve společnosti jsou nyní jen dva lidé, můžete mít v hlavě spoustu informací a nemapovat je na strukturu složek. Bohužel, když je čas najmout nové zaměstnance a rozšířit své podnikání, ztrácíte spoustu času tím, že jim učíte svůj spletitý systém. Ztrácíte ještě více času a peněz opravou chyb, času a peněz, které byste měli utrácet za růst.

Struktura vaší složky je odrazem vaší obchodní struktury. Složky jsou vnořeny do jiných složek v hierarchickém systému, který musí odpovídat hierarchickému pořadí vaší práce.

Při diskusi o tom, jak vy a ostatní lidé ve vašem podnikání přemýšlíte o informacích (jste to udělali, že?), Jste pravděpodobně začali vidět hierarchii nějakého druhu rozvíjet. Doporučuji načrtnout tuto strukturu. Nezáleží na tom, zda to načrtnete na papíře, v odrážkách nebo v aplikaci pro psaní poznámek, jako je Evernote pro Windows (zdarma na 45 $ ročně, 4, 5 hvězdiček), nebo pomocí softwaru pro mapování mysli. Pokud to uvedete písemně, zjistíte, zda existují nesrovnalosti nebo přesahy.

Příklad struktury

Struktura vašeho návrhu bude jedinečná, ale protože to ohromně pomáhá vidět příklad, ukážu vám ten základní, který používám na své ploše.

Jako spisovatel se primárně zabývám recenzemi produktů. Když přemýšlím o recenzích, vidím v mysli tři kategorie: 1) nápady na recenze produktů, 2) probíhající články a 3) recenze, které jsou hotové. V kategorii „hotové“ mám tendenci si pamatovat recenze podle data zveřejnění, které zjednodušuji na měsíc a rok, protože v jednom měsíci nikdy není příliš mnoho, že bych je ztratil ze zřetele. V kategorii „nápady“ jsou věci jakoby tekuté. Některé nápady zahrnují více než jeden produkt, zatímco jiné se týkají jediné věci. Ale to, že jsou tekuté, neznamená, že nemůžu mít systém pro jejich organizaci. V kategorii „rozpracovává se“ myslím na název kontrolovaného produktu. Jak se to nyní překládá do složek?

Tento systém funguje, protože je pro mě důležité vidět snímek probíhajících nápadů a věcí. Jsou přímo ve jménech složek, takže je vidím okamžitě, když otevřu složku „REVIEW“. Nemusím vidět všechna jména produktů, které jsem dokončil, takže je zastrčím do složek podle data vydání. Všechny názvy složek jsou konzistentní. Když se stav projektu změní z probíhajícího na dokončený, přetáhnu jej do odpovídající složky a jeho konvence pojmenování je stejná jako všechny ostatní složky, které jsou s ním. Například mohu přetáhnout římskou číslicovou složku, jako je ii, až na úroveň c a d, aniž bych ji musel přejmenovat, a vejde se přímo do systému.

Tipy a triky

Čísla. Všimněte si, jak začínají složky měsíce čtyřmi číslicemi. První dvě číslice jsou za rok a druhá se vztahuje k měsíci. Také ráda vidím jména měsíců, takže jsem je na konci vložil do podtržítka. Jsem velkým zastáncem používání čtyř- nebo šestimístných číslic pro data z několika důvodů. Nejprve si osobně mám tendenci pamatovat, kdy se něco stalo, takže je pro mě snadné najít věci, pokud je mohu hledat podle data. Za druhé, složky se vždy zobrazí v pořadí podle data, když je třídím podle názvu, protože abecedně 1101 předchází 1102 před 1103 atd.

Použití dat se stává nesmírně užitečným, když musíte archivovat, o kterém budu mluvit v nadcházejícím článku o správě e-mailů.

Značky. V mém příkladu používám všechna velká písmena pro složky začínající na „IDEAS_“, protože chci, aby se „myšlenky“ při třídění podle názvu držely pohromadě. Myslím na ně jako na tagy. Pro průběžné recenze se neobtěžuji se značkou. Jen pojmenuji složku podle názvu produktu. Kdybych měl najednou více než 20 recenzí produktů, pravděpodobně bych změnil konvenci pojmenování složek a přidal značku, aby všechny nedokončené věci zůstaly pohromadě. „IN-PROGRESS_“ by pravděpodobně bylo příliš dlouhé, ale možná by mohlo fungovat něco tak jednoduchého jako „IN_“.

Ukázalo se, že zejména „IN_“ by nefungovalo, a tady je důvod: Když jsem načrtl celou strukturu složek, použil jsem slovo „in“ jinde, aby znamenal něco velmi konkrétního. Vidíte, jak je důležité nejdříve načrtnout celou věc?

Unikátní. Jedním z důvodů použití značek a čísel je to, že pomáhá udržovat jedinečné názvy souborů. Nikdy nechcete, aby dva soubory nebo složky pojmenovaly stejnou věc, protože pokud je omylem přetáhnete na stejné místo, jeden by mohl přepsat druhý. A samozřejmě je to matoucí.

Speciální znaky. Podtržítka jsou mým nejlepším přítelem v konvencích pro pojmenování složek. Jsou čisté a udržují text snadno čitelný. Někteří lidé používají ve svých složkách mezery a spojovníky - záleží jen na vás. Ať už si vyberete cokoli, vždy mějte na paměti, jak znaky ovlivňují řazení podle abecedního jména. Někdy používám podtržítko na začátku názvu složky, když vždy chci, aby se tato složka objevila nahoře, například „_DONE“. Pak mohu snadno přetáhnout cokoli, co je dokončeno, do horní složky. Jinak, pokud bych to chtěl dole, mohl bych to nazvat „z_DONE“.

Barva. Mac OS je skvělý nástroj, který vám umožní rychle zobrazit složky s barevným kódem kliknutím pravým tlačítkem myši. Můžete to udělat na PC, ale je to neohrabané. Spoléhal jsem na barevné kódování, když jsem pracoval na vysoce kolaborativních projekčních projektech - můj kolega a já jsme označili složky na sdíleném serveru jako žluté, když obsah byl nový a ještě ne leštěný, oranžový poté, co soubory prošly první fází návrhu, a tak přes fialové, což znamená, že práce byla dokončena.

Ať už implementujete jakýkoli systém, držte se ho! Soulad je klíčem k udržení organizace. Pamatujte, že organizování, jako zůstat ve formě, vyžaduje dlouhodobé změny životního stylu, nikoli rychlé opravy. Pokud je to možné a má smysl, zkuste použít stejné základní principy ve všech projektech, týmech a odděleních v celém podnikání.

Take Aways

Kroky k zapamatování z tohoto článku jsou:

1. Před implementací načrtněte strukturu své složky.

2. Uspořádejte informace hierarchicky, přemýšlejte o tom, co budete muset vidět a vědět v zobrazení snímku, když se podíváte do složky.

3. Použijte písmena, číslice a speciální znaky v názvech složek, aby se zobrazily v inteligentním pořadí.

4. Při vytváření nových složek buďte v souladu s konvencemi pojmenování.