Praktické s novými aplikacemi pro malé podniky od Microsoftu 365

Společnost Microsoft dnes oznámila obecnou dostupnost (GA) společnosti Microsoft 365 Business, což je účel řešení vytvořený pro malé a střední podniky (SMB) kombinující systémy Windows 10 Pro a Office 365 s integrovanou IT konzolí, která zjednodušuje správu zařízení, dat a uživatelů pro malé a střední podniky. Větší remíza je však sada nových aplikací obsažených v balíčku, jejichž cílem je zjednodušit operace malých podniků včetně fakturace, odesílání e-mailových marketingových kampaní a správy firemních zápisů ve vyhledávačích a sociálních médiích - to vše z jednoho místa.

Microsoft 365 Business (který začíná u 20 zaměstnanců na měsíc za měsíc až pro 300 zaměstnanců) přichází se třemi zcela novými aplikacemi. Microsoft Connections je lehký e-mailový marketingový nástroj, Microsoft Faktury je jednoduchá aplikace pro fakturaci pro stolní počítače a mobilní zařízení a Microsoft Listings umožňuje malým a středním podnikům spravovat jejich digitální přítomnost a synchronizovat informace, jako je nová adresa nebo hodiny provozu napříč Bing, Facebook, Google a Yelp.

Součástí řešení je také volitelný přístup k aplikaci Microsoft StaffHub, snadné aplikaci pro plánování směn zaměstnanců. StaffHub byl oznámen jako součást F1, jedné z dalších verzí Microsoft 365 pro pracovníky první linie. SMB mohou také připojit několik dalších stávajících aplikací k ovládacímu panelu Microsoft Business Center: jednoduchý nástroj Microsoft Bookings pro správu online schůzek, aplikace MileIQ pro sledování počtu najetých kilometrů, která monitoruje cestování uživatele pro vrácení daní, a Outlook Customer Manager, základní nástroj CRM vytvořený přímo do e-mailového klienta společnosti Microsoft.

Všechny aplikace byly vytvořeny výslovně pro jednoduchou správu SMB a jejich použití je velmi snadné. Microsoft předvedl minulý týden na tiskové akci v New Yorku Microsoft 365 Business a nové aplikace. PCMag se musel hrát s aplikacemi Microsoft Connections, Faktury, Výpisy a StaffHub.

1 Microsoft Business Center

Toto je vaše velitelské středisko pro malé firmy v rámci Microsoft 365 Business, kde Microsoft chce, aby malé a střední podniky „přišly a rozrostly své podnikání“. Microsoft Business Center se otevírá na hlavním panelu s widgety (nelze přizpůsobit), takže vám na první pohled umožní prohlížet vaše faktury, e-mailové kampaně, rezervace a dojmy z výpisů vaší společnosti v rámci vyhledávání a sociálních sítí. Na levé straně jsou karty pro vaše aplikace: Fakturace, rezervace, výpisy, připojení a seznam kontaktů (který se synchronizuje s aplikací Outlook Customer Manager a Microsoft Dynamics).



2 Protokol činnosti

Pod widgety na hlavním panelu je protokol aktivity, který ukazuje aktivitu ve všech vašich aplikacích: nové recenze Yelpu ze seznamů, e-mailové kampaně z připojení, nově rezervované schůzky, placené faktury atd.



3 Výpisy společnosti Microsoft

Microsoft Listings pomáhá malým a středním podnikům budovat a udržovat jejich značku napříč (v současnosti) čtyřmi největšími ovladači pro získávání zákazníků online: Bing, Google, Facebook a Yelp. PCMag se posadil k Gabe Longovi, vedoucímu produktového marketingu společnosti Microsoft, aby se seznámil s několika novými aplikacemi SMB. Microsoft Listings nazval v zásadě „digitální šindel“, ve kterém můžete aktualizovat informace o místě přítomnosti, jako je umístění společnosti nebo hodiny, a synchronizovat tyto informace ve všech vašich online přítomnosti.



4 Panel výpisů

Záznamy také sledují zobrazení na vašich stránkách nebo profilech na každém vyhledávacím a sociálním webu, stejně jako na Facebooku, na Yelpu, na recenzích a na hvězdách atd. Všechny tyto informace najdete na ovládacím panelu Záznamy, což je interaktivní sbírka grafů sledujících měsíčně Líbí se, zobrazení a zobrazení stránek na všech čtyřech webech.



5 Připojení společnosti Microsoft

Místo plně rozvinuté platformy pro e-mailový marketing nebo automatizaci marketingu poskytuje aplikace Microsoft Connections SMB lehký nástroj pro odesílání e-mailových kampaní a zpravodajů a sledování těchto kampaní pomocí metrik interakce se zákazníky a vedoucími zákazníky. Ovládací panel Připojení zobrazuje protokol aktivity všech vašich kampaní a příjemců a metriky růstu vašeho seznamu adresátů v průběhu času.



6 Cíle kampaně

Ve službě Connections můžete odesílat tři typy kampaní: informační bulletiny, oznámení a žádosti o doporučení. Dlouho poukázal na doporučení zejména jako na klíčový typ kampaně, protože malé podniky se při získávání nových zákazníků spoléhají především na ústní sdělení. Bez ohledu na to, jaký typ kampaně si vyberete, budete spuštěni v průvodci e-mailem, který vám pomůže přizpůsobit kampaň pomocí více než tuctu různých šablon.



7 Barvy a formátování e-mailu

Průvodce e-mailem a editor formátování se snadno používají a lze je překvapivě přizpůsobit navzdory úmyslnému barebone zážitku. Můžete si vybrat barvy, které odpovídají vaší firemní značce, upravovat text e-mailu pomocí editoru WYSIWYG a stahovat obrázky pomocí formátování drag-and-drop pro vyladění vzhledu a pocitu.

E-mailový editor se integruje s vyhledáváním obrázků Bing, aby bylo možné přitahovat obrázky a volně používat obrázky s licencemi Creative Commons, takže se nemusíte obávat porušení autorských práv. V dolní části každé šablony je pak prostor pro přetažení a přizpůsobení výzvy k akci (CTA), například tlačítka „Kontaktujte nás“ nebo Navštivte nás.



8 Nabídky doporučení

Zejména pokud jde o doporučení, Microsoft Connections obsahuje vestavěný generátor nabídek, který odměňuje věrné zákazníky slevami a nabídkami za vyprávění přátel o vaší firmě a zároveň dává novým zákazníkům doporučení vlastní. Můžete nastavit nabídku doporučení, která například poskytne doporučeným přátelům 10 procent z jejich prvního nákupu a zákazníci, kteří doporučí přítele 20 procent z jejich dalšího nákupu. Nabídky doporučení jsou přizpůsobitelné podle procent nebo dolaru, s možností nastavení data vypršení platnosti.



9 Pozvěte kontakty do kampaně

Pozvání kontaktů do vaší kampaně je stejně snadné jako zadávání jejich jména nebo e-mailové adresy, přidání řádku předmětu a výbuchu vašeho zpravodaje, oznámení nebo doporučení.



10 Doporučení e-mailové kampaně

Po odeslání kampaně se můžete vrátit na hlavní panel Připojení a kliknutím na novou kampaň ze seznamu zobrazit metriky interakcí. Připojení také poskytují doporučení pro malé a střední podniky, jak rozšířit své kampaně, například nastavení registrace nebo vstupní stránky, když noví zákazníci kliknou na odkaz na doporučení.

Microsoft Connections není pod kapotou příliš sofistikovaný, ale bude sledovat všechna kliknutí na odkazující URL, ať už je odeslána prostřednictvím textové zprávy, sociální sítě atd. Když přátelé kliknou na odkaz, získají SMB několik klíčových informací (jako pokud se příjemci rozhodli): jejich jméno, e-mailovou adresu, kdo je odkázal, a možnost přizpůsobit svou nabídku doporučení nebo kupón.



11 Metriky e-mailového marketingu

Hlavní řídicí panel Připojení a jednotlivé stránky také poskytují některé základní metriky výkonu. U každé e-mailové kampaně můžete zjistit, na kolik kontaktů byla odeslána, zda byly doručeny všechny e-maily, kolik bylo otevřeno a zda kampaň vedla k registraci, uplatnění kuponů nebo novým zákazníkům. V horní části stránky e-mailových konferencí získáte také součty, které ukazují celkový růst a kolik zákazníků bylo přidáno a odebráno (k dispozici také na hlavním panelu Business Center).



12 Fakturace společnosti Microsoft

Fakturace společnosti Microsoft není plnohodnotným účetním nástrojem a ve skutečnosti je integrována s QuickBooks. Tato aplikace je navržena tak, aby poskytovala nástroje pro rychlou fakturaci a odhadování (na stolním i mobilním zařízení pro Android a iOS), které malým a středním podnikům pomohou urychlit platby a spravovat peněžní toky. Hlavní řídicí panel Fakturace v Microsoft Business Center vám nabízí centrální seznam zobrazující faktury, částky, termíny splatnosti atd. Se značkami, které ukazují, zda je každá faktura přepracovaná, zpožděná nebo zaplacená. Seznam můžete třídit podle odhadů nebo cen a rychle vytvářet nové faktury a odhady nebo zobrazit celkové částky zákazníků.



13 Mobilní fakturační aplikace

Mobilní aplikace společnosti Microsoft Fakturace to vše provádí na cestách. Můžete rychle zobrazit faktury a řádkové položky, odesílat faktury a přijímat platby s předem vyplněnými informacemi od svých kontaktů nebo QuickBooků. Pokud tedy přejdete na fakturu, můžete rychle zobrazit řádkové položky, provedenou práci, jakékoli přílohy (jako doklad o pracovním dokladu nebo potvrzení) a změnit slevy za letu před odesláním faktury přímo ze smartphonu.



14 Fakturace a odhady na cestách

Ovládací panel mobilní fakturace vám poskytuje rychlé součty zobrazující fakturované částky za měsíc a platby vyplacené nebo zpožděné. Můžete také přejít do seznamů faktur nebo odhadů, nebo vytvořit novou fakturu pomocí tlačítka Plus (+). Samotná stránka faktury používá základní šablony a přepínače on / off, podobně jako řídicí panel Microsoft 365 Business admin, k rychlému odesílání faktur bez velkého manuálního úsilí.



15 Nevyřízené faktury

Pokud kliknete na Nevyřízené faktury, uvidíte nejnaléhavější platby potřebné k udržení cyklu cash flow vaší společnosti. Aplikace také zobrazuje kontaktní jména a částky po splatnosti. To vám dává možnost kontaktovat je přímo za účelem platby. Microsoft Fakturace se integruje do PayPal, takže můžete získat rychlou online platbu.



16 Kalkulačka vlastní daňové sazby

Další šikovnou funkcí je vlastní kalkulačka sazeb daně, která automaticky vypočítává daňové sazby podle stavu při vytváření nové faktury a zadávání řádkových položek. Je to příjemné ovládání aplikace navržené tak, aby fakturace byla co nejrychlejší a nejjednodušší pro malé a střední podniky.



17 Microsoft StaffHub

Long také dal PCMag pohled na Microsoft StaffHub, který umožňuje pracovníkům směny v maloobchodě, zdravotnictví, továrně nebo jiných profesích první linie spravovat plány směn a přidávat poznámky, když vypínají směny. Nabídka mobilní aplikace vám poskytuje rychlý přístup k členům týmu a profilům.



18 Mobilní řadicí panel

Na obrazovce Moje směny jsou zobrazeny všechny přiřazené směny, které váš správce uvolnil. StaffHub také přidáváte úkoly do svého směnu nebo předáváte zaměstnanci, který za vás přebírá.



19 Shift Calendar

Kalendář směn poskytuje zaměstnancům denní, týdenní nebo měsíční pohled na přiřazené směny. Můžete přepínat mezi zprávami nebo doručenou poštou a koordinovat je se spolupracovníky při přepínání směny.



20 Nový úkol

Když do StaffHub přidáte úkol, můžete přidat název, datum splatnosti, poznámky a jakékoli přílohy fotografií související s položkou akce. StaffHub, stejně jako všechny ostatní aplikace v Microsoft 365 Business, je designově jednoduchý. Zaměstnancům a manažerům SMB dává cestu nejmenšího odporu k provedení práce.