Jak koupit videokonferenční službu

Vaše společnost se rozhodla přesunout část své komunikace na video. Slyšeli jste o hlavních hráčích, jako jsou ClickMeeting, RingCentral, Skype a Vonage, ale ve skutečnosti neznáte rozdíl mezi nimi. Slyšeli jste také o nástrojích zaměřených na zákazníka, jako jsou Facetime a Google Hangouts, ale nejste si jisti, zda jsou vhodné pro podnikové použití.

V našem souhrnu nejlepších řešení pro videokonference rozdělujeme rozdíly mezi špičkovými nástroji na trhu s porovnáním jednotlivých funkcí. Ačkoli toto zaokrouhlení může být užitečné pro kupující, kteří rozumí tomu, co tyto funkce dělají a jak mohou prospět jejich podnikání, může být příliš pokročilé pro týmy, které právě začínají s nákupem řešení videokonference.

Abychom vám pomohli, hovořili jsme s Brianem Gilmanem, viceprezidentem pro produktový marketing ve Vonage, o tom, jaké faktory by měli nováčci zvážit při výběru řešení pro videokonference. Diskutovali jsme o všem od sdílení obsahu a kvality volání po analytiku back-end. Vyzbrojeni poskytnutými znalostmi byste měli mít možnost vrátit se k našemu nejlepšímu řešení videokonferenčních řešení s lepší představou o tom, co potřebujete a který prodejce vám to může dát.

1 UC nebo videokonference

Videokonference sama o sobě poskytuje uživatelům mnoho různých funkcí a možností. Ve svém jádru je však videokonference jednoduše způsob, jak jeden uživatel komunikovat tam a zpět s jiným uživatelem prostřednictvím živého video proudu. Pokročilejší řešení umožňují věci, jako je například přenos videa mezi dvěma uživateli, sdílení obrazovky a dokonce i funkce webového vysílání, které mohou oslovit členy publika a shromažďovat data diváků (ale dostáváme se před sebe).

Unified communications (UC) bere videokonference a přidává je do větší sady komunikačních nástrojů. Budete moci odesílat chat a textové zprávy spolupracovníkům. Budete moci vytvořit pracovní postupy pro správu projektů. S platformou, jako je Disk Google, budete moci vytvářet dokumenty a provádět na nich simultánní úpravy.

Snad nejdůležitějším aspektem UC platformy je její schopnost integrace s řešeními třetích stran, která vám pomohou lépe stahovat a exportovat data z nástroje na nástroj. Například, pokud potřebujete zavolat zákazníkovi a chcete získat přístup k jeho záznamům za účelem zlepšení vaší komunikace, integrace mezi vaším účtem Salesforce a nástrojem UC je neuvěřitelně snadná. Z ovládacího panelu Salesforce budete moci zahájit hovor, zobrazit historii interakce zákazníka a přidat poznámky o tom, co se během hovoru říká.

"Mít sjednocenou platformu je jasně něco, co by nás zajímalo, " řekl Gilman. "Jedinečná platforma pro mobilitu, spolupráci a hlas je něco, co dnes společnosti hledají."

Gilman varuje, že budování komunikační platformy prostřednictvím jednotlivých prodejců by bylo nákladné. Navíc se data nemusí ze systému do systému přenášet tak snadno, jak by to bylo v rámci platformy jednoho dodavatele. Navíc, pokud se něco pokazí, budete muset zjistit důvod tím, že budete mluvit s více opakováními podpory od více společností, což zní jako noční můra.



2 Snadné použití

Všechny formy podnikového softwaru přicházejí se spektrem použitelnosti. Některé e-mailové marketingové nástroje jsou navrženy tak dobře, že vypadají, jako by se někdo mohl probudit a stát se e-mailovým obchodníkem, aniž by absolvoval formální školení. Ostatní nástroje jsou tak komplikované a technické, že i ti nejpokročilejší obchodníci se ocitají v dosahu tlačítka podpory.

Videokonference se neliší. Některé nástroje nabízejí čistá a intuitivní uživatelská rozhraní (UI), která vám umožní kliknout na jméno osoby a zahájit hovor přímo. Někteří vám umožňují naplánovat schůzky předem kliknutím na kalendář kolegy a zadáním svého jména. Existují nástroje, které vám umožní vytvořit virtuální konferenční místnost, odeslat odkaz a pozvat do této místnosti stovky nebo tisíce lidí bez jakýchkoli předpokladů pro některého z vašich hostů. Toto jsou druhy řešení, která byste měli zvážit při nákupu.

"Hodně času, videokonference má hodně nuance, protože dnes se používá mnoho různých protokolů, " řekl Gilman. "Setkáváte se s výzvami, které přinášejí zastaralé platformy, přivádějí třetí strany, které nejsou na místě… to byla výzva po celá léta." Schopnost poslat odkaz na platformu třetích stran a uskutečnit tento hovor stejně snadný jako telefonní hovor, je zásadní pro úspěch. “

V zásadě, pokud otevřete svůj videokonferenční software a máte pocit, že byste měli získat inženýrský titul, pravděpodobně pracujete s nesprávným nástrojem.



3 Spolupráce a sdílení

I když se rozhodnete nekupovat platformu UC, stále můžete chtít nástroj pro videokonference, který dokáže provádět základní sdílení dokumentů a obrazovky. Tyto funkce umožňují uživatelům posílat soubory komukoli v konferenční místnosti nebo předvést dokument z webové stránky na obrazovce.

"Potřeba spolupráce a sdílení obsahu je důležitá, " řekl Gilman. „Pro efektivní setkání je sdílení obsahu téměř stejně důležité jako vidět tváří v tvář. Může to být stejně jednoduché jako sdílení dokumentů, takže uživatelé mohou sdílet, na čem pracují, v reálném čase. To je kritická součást každého prostředí pro spolupráci. “

Díky těmto funkcím můžete také používat svůj nástroj pro videokonference způsobem, který jste si dosud nepředstavovali. Každý myslí na videokonference pro týmové schůzky, ale co pro schůzky klientů, potenciální kupující nebo partnerská volání? "Když začnete uvažovat o tom, jak může video proměnit způsob, jakým mohou firmy podnikat, pak se adopce stává mnohem rozšířenější, " řekl Gilman.



4 Spotřebitelské vs. obchodní nástroje

Pokud jste přesvědčeni, že pro vzájemnou komunikaci budete vždy používat pouze nástroje pro videokonference, můžete se také pokusit přemýšlet o tom, že aplikace zaměřená na spotřebitele bude stačit k provedení práce. V některých případech můžete mít pravdu. Nezapomeňte však, že ne všechna volání budou vedena z kanceláře, která dodává vysokorychlostní Ethernet. Ve skutečnosti bude většina vašich hovorů pravděpodobně prováděna na notebookech a tabletech prostřednictvím připojení Wi-Fi (některé z nich jsou v jedoucích vozidlech).

Zde vaše standardní spotřebitelská aplikace nedokáže doručit hodnotu podnikového videokonferenčního nástroje. "Tyto spotřebitelské aplikace jsou skvělé, ale narazíte na problémy s kvalitou, " řekl Gilman. "Nejsou dostatečně stabilní, aby zvládli spolehlivost a odolnost, pokud mluvíte s klientem." Díváte se na určité spotřebitelské platformy, pokud jste ve svém automobilu v mobilním klientovi; vaše videokonferenční řešení musí být připraveno na zvládnutí nejméně společného jmenovatele, kterým bude pravděpodobně mobilní zařízení. Schopnost zvládnout ztráty paketů bez degradace videa a hlasu je důležitá. “

„Technologie používající platformy se zlepšila. A když to spojíte s kvalitou sítě, kterou můžeme nabídnout, máme síť vyřešenou, “řekl Gilman. „Schopnost sdílet skenování CAT prostřednictvím videa by byla směšná před třemi nebo čtyřmi lety. Nyní můžete vidět nejpodrobnější CAT skenování. “



5 Administrace back-end

Protože vy jste ten, kdo si vybírá systém, proč si nevyberete ten, který vám dává kontrolu nad vším? Nástroje podnikového videa vám umožňují přístup k funkcím, jako je nahrávání hovorů jedním kliknutím, statistika, která vám řekne, kdo nejvíce volá, jak dlouho lidé zůstávají na hovorech, když lidé ukončili hovory, a mnoho dalšího. Můžete také určit, kdo má oprávnění správce nahrávat své vlastní hovory, kdo může naskočit nebo předat hovory jiným uživatelům a kdo může prověřit kvalitu hovoru, aby zajistil, že systém poskytuje jasné obrázky.

"Sofistikovaní administrátoři budou chtít vědět, jaká je ztráta paketů, " řekl Gilman. "Bylo to na opačném konci?" Pokud to bylo místní, musíte se podívat na síť. “