Jak zabít e-mail správným softwarem pro správu projektů

E-mail zvyšuje stres, vytváří zbytečnou práci a nutí lidi cítit se ohromeni. Za těchto podmínek nikdo nemůže být nejlepší verzí sebe sama. V posledních několika letech se organizace začaly vzdalovat od e-mailu ve prospěch aplikací pro týmové zprávy, jako je Slack a další nástroje pro komunikaci na pracovišti. Nalezení správného nástroje nebo sady nástrojů ovlivňuje, zda se váš tým bude moci vzdát svých tradičních doručených. Pro mnoho týmů by měl být součástí řešení software pro řízení projektů.

Co je to software pro správu projektů?

Software pro správu projektů, nazývaný také aplikace pro správu projektů, jsou online nástroje, které týmy používají ke sledování práce. V nejširším smyslu by aplikace pro správu projektů mohla být cokoli od složitého softwaru pro správu práce, jako je Microsoft Project, až po základní úkoly. Mezi nejlepší aplikace patří další obchodní nástroje pro správu zdrojů, sledování času stráveného na úkolu nebo dokonce fakturaci.

Často rozlišujeme různé typy nástrojů pro spolupráci od aplikací pro správu projektů, abychom usnadnili doporučení správné aplikace pro správný účel. To znamená, že tyto dvě kategorie a několik dalších (například aplikace kanban board a aplikace pro správu práce) se výrazně překrývají. Takže i když někdy uvádím, že aplikace jako Asana, Trello, Airtable a Basecamp nejsou přísně aplikace pro správu projektů, můžeme je zde zahrnout.

Co děláte v softwaru pro správu projektů?

Každá aplikace pro správu projektů je trochu jiná, ale většina z nich vám umožní vidět různé aspekty práce vašeho týmu, aniž byste museli o ně požádat své kolegy.

Když se přihlásíte, uvidíte všechny úkoly, které musí váš tým splnit, a termíny. Uvidíte, kdo byl přiřazen ke kterému úkolu, jestli a kdy ho dokončili, a zda k němu měli nějaké připomínky. Pokud je některý z vašich kolegů neočekávaně, můžete se přihlásit do aplikace pro správu projektů a zkontrolovat, zda jim dnes bylo naléhavě přiřazeno něco, co by měl vyzvednout jiný člen týmu. Pokud v současné době používáte e-mail k tomu, abyste někomu sdělili, že je úkol splněn, zeptejte se na úkol nebo pošlete něco ke schválení, pravděpodobně byste měli prospěch z aplikace pro správu projektů.

Je toho víc než to. Protože vy a vaši kolegové používáte aplikaci pro správu projektů, tato aplikace udržuje počet práce, která je hotová. Kolik úkolů bylo dokončeno včas? Je projekt stále na dobré cestě, aby byl dokončen do svého termínu? Robustní aplikace pro správu projektů přicházejí se všemi druhy grafů a grafů, které vám pomohou sledovat tento druh věcí. Pokud tedy projekt začne proklouznout, můžete jej včas odhalit a zabránit jeho práci. Ale nenechme se odbočit. Pojďme se držet toho, jak aplikace pro správu projektů pomáhají lidem komunikovat.

Co dělá projektový manažer?

Projekt je řada úkolů. Projektový manažer je osoba, která ví, jaké jsou všechny tyto úkoly - nebo alespoň na ně dohlíží. Někdy projektový manažer úkoly vyčlení nebo vloží do fondu, aby si lidé mohli nárokovat. Projektový manažer pak dohlíží na úkoly a lidi, kteří je dělají, dokud nejsou hotovi.

Ne každý tým má projektového manažera jako takového, ale většina má někoho, kdo má na starosti. Může to být vlastník firmy, manažer nebo vedoucí týmu. Kdokoli je váš bodový člověk nebo osoba s každodenním rozhodováním, to je váš projektový manažer.

Proč je e-mail špatný pro projekty

E-mail je elektronická pošta, o které vím, že je zřejmá, ale zůstaň tady u mě. Pošta je hrozná cesta pro přiřazení práce. Představte si, že vaše úkoly k vám přišly šnekovou poštou. Je to téměř směšné. E-mail se však neliší od běžné pošty, kromě toho, že je rychlejší.

Zamyslete se nad tím, jaký e-mail vám může poskytnout:

• asynchronní komunikace s papírovou stopou
• doručení dokumentu

Nyní přemýšlejte o tom, co musí vedoucí projektu vědět, když řídí řadu úkolů:

• kdo je k dispozici
• kolik práce jim každý pracovník v současnosti přidělil a kdy je to splatné
• postup práce, která je již přidělena (např. „John má přiřazeny dva úkoly a oba jsou hotovi 90%“)
• kalendář termínů
• schopnost upřednostňovat a měnit priority úkolů na základě potřeb projektu

Dělat takovou práci poštou je směšné.

Ještě důležitější je, že způsob, jakým většina administrativních pracovníků používá e-mail, způsobuje přerušení. Když nové e-mailové zprávy dorazí s upozorněním na zprávy nebo vyskakovací okna, pracovníci obvykle zkontrolují, zda příchozí zpráva není naléhavá. Pak se vrátí k tomu, co jsme dělali, až do dalšího přerušení. Lidé to dělají celý den, kontrolují a skenují svůj e-mail. Několik studií ukazuje, že používání e-mailu zabírá kolem 30 procent dne znalostního pracovníka a že čas je rozložen rovnoměrně po celý den, než aby byl v diskrétních kouscích. Jinými slovy, e-mail nás neustále přerušuje.

Přerušení mají obvykle čistý negativní účinek, i když to nemusí být tak, jak předpokládáte. Přerušení způsobují, že se lidé cítí více stresovaní a že mají větší pracovní zátěž, než ve skutečnosti jsou. Lidé také cítí větší frustrace a časový tlak.

Způsob, jakým lidé interagují s e-mailem, také vede ke ztrátě času. Ztrácíme čas, když musíme znovu přečíst stejný e-mail, který jsme naskenovali dříve v průběhu dne, protože jsme zapomněli, co se říká. Pokud zapomenete, jaké datum je pro klíčový výstup, jeho vykopání z e-mailu zabere čas. A co když je email, který vykopáváte, starý a datum se od té doby posunulo o týden dopředu?

To vše znamená, že e-mail nebyl navržen pro správu úkolů. Je to nesprávný nástroj pro tuto práci.

Komunikace se službou Project Management Service

Projektový management zahrnuje žonglování lidí a zdrojů, pozorné sledování času a přerozdělení nebo opětovné stanovení priorit při změně situace. Software pro správu projektů byl navržen tak, aby zvládl ty druhy problémů a další, které se běžně objevují v průběhu projektu.

Jaké to je komunikovat v aplikaci pro správu projektů versus v e-mailu? Je to jako rozdíl mezi viděním něčeho na vlastní oči a přečtením jeho popisu. V prvním scénáři máte kontrolu nad tím, co chcete vidět a kdy. Ve druhém se spoléháte na to, že ostatní lidé budou psát zprávy, které vám řeknou, co považují za nejdůležitější - nebo, co je horší, co si myslí, že chcete slyšet.

Různé aplikace pro správu projektů mají různé nástroje pro komunikaci. Téměř všechny z nich podporují @ zmínky. Když se Slack a další týmové aplikace pro zasílání zpráv staly tak populárními, můžete je často propojit s aplikací pro správu projektů, a tím zefektivnit své konverzace na jedno místo. Pokud ještě nemáte týmovou chatovou aplikaci, můžete ji přeskočit a místo toho vyhledat aplikaci pro správu projektů, která obsahuje chatovací schránku v aplikaci. Zoho Projects a ProofHub to nabízejí.

Řekněme, že daný projekt má mnoho vizuálních prvků a tým, který na něm pracuje, musí o nich diskutovat. Váš život bude mnohem jednodušší, pokud máte v aplikaci pro správu projektů nástroje pro označování obrázků. Tímto způsobem můžete elektronicky načíst obrázek a přiložit komentáře, což každému ve vašem týmu usnadní odezvu a pochopení zpětné vazby. Volerro je jedním z příkladů aplikace pro správu projektů s nástroji pro značkování.

Jak již bylo zmíněno, aplikace pro správu projektů zpracovávají všechny základní věci, které potřebujete k žonglování a sledování, jako jsou úkoly, termíny, pokrok a postupníci. Všechny tyto informace jsou viditelné pro ty, kteří je potřebují. V tomto smyslu je potřeba o těchto druzích věcí méně komunikovat. Nikdy nemusíte někomu posílat e-mailem a půl tuctu lidí, abyste věděli, zda se jim úkol téměř dokončil, když se můžete přihlásit do systému a vidět, že je označen jako hotový 75%. Mnoho věcí, které vyžadují čtení mezi řádky, když používáte e-mail pro správu úkolů, se při používání softwaru pro správu projektů najednou stane křišťálově čistým.

Méně času e-mailem znamená více času

Výhody, které přináší tým, aby z e-mailu a do aplikace pro správu projektů komunikovat, mohou být obrovské. Samotné snížení e-mailu jistě potěší každého, ale to je ve srovnání s přidanou hodnotou většího zviditelnění toho, kdo co dělá, co jiného dělají, a stavu každého úkolu. Při práci je mnohem snazší mít k dispozici přesné informace, aby ti, kdo rozhodují, mohli činit dobrá rozhodnutí.

Podrobnější tipy pro práci s aplikací pro správu projektů naleznete v 7 způsobech, jak zjednodušit řízení projektů v týmových projektech a 5 funkcích Zoho projektů pro organizaci vaší firmy.