Jak chránit vaše dokumenty Microsoft Word

Napsali jste důležitý nebo citlivý dokument v aplikaci Microsoft Word. A chcete, aby to bylo soukromé nebo alespoň bezpečné. Možná byste se chtěli ujistit, že to budete moci číst nebo upravovat pouze vy a určití lidé. Možná budete chtít omezit typy úprav, které může někdo v dokumentu provést. Možná chcete zajistit čtenářům dokumentu, že se jedná o finální verzi. To vše a více můžete udělat, pokud víte, jaké nástroje použít v aplikaci Word a jak je používat.

Nejnovější verze aplikace Microsoft Office 365 nabízí několik možností pro zabezpečení dokumentu. Chcete-li zabránit náhodným úpravám, můžete nastavit, aby se dokument otevíral v režimu jen pro čtení. Můžete dokument zašifrovat, aby k němu nikdo neměl přístup bez správného hesla. Můžete omezit obsah, který lze upravovat v dokumentu, a způsob, jakým je možné upravovat. Můžete přidat digitální podpis, abyste se ujistili, že se s dokumentem nikdo nemůže pohladit. Dokument můžete označit jako konečný, aby lidé věděli, že se od posledního uložení nezměnil.

Pro tyto triky používám nejnovější verzi aplikace Office 365 Word. Možnosti, které zde pokrývám, v podstatě fungují stejně v aplikacích Word 2016, 2013 a 2010. Nicméně možnost označit dokument jako finální a učinit jej pouze pro čtení jsou dvě samostatné možnosti v aplikaci Word 365 a jedna jediná kombinovaná možnost v ostatních verzích. slova.

Chraňte dokument

Nejprve otevřete dokument v aplikaci Microsoft Word, který chcete chránit. Klikněte na nabídku Soubor a poté na tlačítko Chránit dokument. V nabídce Chránit dokument vyberte první možnost Vždy otevřít pouze pro čtení .



Pouze ke čtení

Uložte dokument a znovu jej otevřete. Word bliká zprávu, že autor by si přál, aby jste toto otevřeli pouze pro čtení, pokud není nutné provádět změny. Klepnutím na tlačítko Ano otevřete dokument v režimu jen pro čtení. Samozřejmě kdokoli může říct ne a otevřít dokument v režimu úprav. Cílem je usnadnit lidem otevření dokumentu jako jen pro čtení, aby se snížila šance na neúmyslné změny.



Šifrovat pomocí hesla

Chcete-li zakázat možnost jen pro čtení, otevřete dokument v režimu úprav. Klikněte na nabídku Soubor a vyberte příkaz Chránit dokument. V nabídce Chránit dokument vyberte možnost Vždy otevřít pouze pro čtení . Zůstaňte na stejné obrazovce a znovu klikněte na tlačítko Chránit dokument. Tentokrát vyberte možnost Šifrovat pomocí hesla .



Vytvořit heslo

V okně Šifrovat dokument vytvořte heslo a klikněte na OK. Nezapomeňte použít složité, ale nezapomenutelné heslo. Pokud heslo zapomenete, společnost Microsoft nenabízí žádný způsob, jak jej načíst nebo resetovat, což znamená, že k dokumentu nebudete mít přístup. Zadejte heslo znovu pro potvrzení. Klikněte na OK.

Znovu uložte a zavřete dokument. Znovu jej otevřete. Zadejte heslo pro přístup k dokumentu. Klikněte na OK.



Odstraňte heslo

Chcete-li heslo odstranit, klikněte na nabídku Soubor a vyberte příkaz Chránit dokument. Klikněte na možnost Šifrovat pomocí hesla . V okně Šifrovat dokument odstraňte tečky, které zakrývají vaše heslo. Klikněte na OK. Znovu uložte a zavřete dokument. Při příštím otevření nebudete vyzváni k zadání hesla.



Omezit úpravy

Klikněte na nabídku Soubor a vraťte se na tlačítko Chránit dokument. Vyberte možnost Omezit úpravy .

V dokumentu se poté na pravé straně zobrazí podokno Omezit úpravy pro omezení formátování a úprav. Zde můžete dát lidem oprávnění číst váš dokument a také vybrat, co mohou upravovat a jak.



Omezení formátování

Zaškrtněte políčko Omezit formátování na výběr stylů , aby lidé nemohli změnit formátování dokumentu pomocí funkce stylů aplikace Word. Klikněte na odkaz Nastavení. Ve vyskakovacím okně Omezení formátování jsou ve výchozím nastavení povoleny všechny styly. Můžete to zachovat tak, jak je, změňte jej na Doporučené minimum nebo na Žádné. Pokud si nejste jisti, které nastavení zvolit, vyberte nastavení pro Doporučené minimum.

Můžete také zkontrolovat libovolnou z těchto tří možností v části Formátování, aby AutoFormat mohl potlačit omezení, blokovat možnost přepínání témat nebo blokovat možnost přepínání sad QuickStyle. Pokud si nejste jisti, ponechte tato tři nastavení nezaškrtnutá. Klepnutím na tlačítko OK zavřete okno Omezení formátování.



Úpravy omezení

V části Omezení úprav zaškrtněte políčko Povolit pouze tento typ úprav v dokumentu. Klikněte na rozbalovací nabídku dole. Nyní si můžete vybrat ze čtyř možností: Sledované změny zapnou sledování změn pro všechny čtenáře dokumentu a omezí všechny ostatní typy úprav; Komentáře umožňují čtenářům vkládat do dokumentu komentáře, ale neprovádět žádné další úpravy; Vyplňování formulářů umožňuje čtenářům vyplnit formuláře, které jste vytvořili, ale nemění je; a Žádné změny (pouze ke čtení) přepne váš dokument do režimu jen pro čtení, takže nebude možné provádět žádné změny. Vyberte požadovanou možnost.



Výjimky

Pokud zaškrtnete možnost Poznámky nebo Žádné změny (pouze pro čtení), můžete vytvořit výjimky pro každého, kdo bude moci upravit určité části dokumentu. V části Výjimky zaškrtněte políčko Všichni a vyberte všechny části dokumentu, které chcete, aby někdo mohl upravovat.



Vynutit ochranu

Nakonec klikněte na možnost Ano, Začněte vynucovat ochranu . Zadejte a znovu zadejte heslo a klikněte na OK. Znovu uložte a zavřete dokument. Znovu jej otevřete. Ovládací prvky pro úpravy na pásu karet jsou nyní zobrazeny šedě. Klikněte na libovolnou část dokumentu, kterou jste upravili, a ovládací prvky budou přístupné.



Vypněte ochranu

Chcete-li ochranu vypnout, klikněte na kartu Kontrola a poté na ikonu Omezit úpravy. Klikněte na tlačítko Zastavit ochranu ve spodní části podokna Omezit úpravy. Zadejte heslo a klikněte na OK. Poté zrušte zaškrtnutí možností Omezení formátování a úprav, které se zobrazují vpravo nahoře.



Přidat digitální podpis

Klikněte na nabídku Soubor a vraťte se na tlačítko Chránit dokument. Vyberte možnost Přidat digitální podpis . To říká lidem, kteří váš dokument četli, že jste jej podepsali vy a nikdo jiný, což naznačuje, že jste byli poslední osobou, která jej revidovala a uložila.



Podpisový certifikát

Chcete-li vytvořit digitální podpis, budete potřebovat podpisový certifikát. Při prvním provedení aplikace Word bliká zpráva: „Chcete-li podepsat dokument Microsoft Office, potřebujete digitální podpis, chcete jej nyní získat od partnera společnosti Microsoft?“ Klikněte na Ano. Objeví se stránka podpory společnosti Microsoft, která vám pomůže najít digitální ID. Vyzkoušejte odkazy pro různé poskytovatele a získejte digitální ID. Poté kliknutím na odkaz na webové stránce přidejte nebo odeberte digitální podpis v souborech sady Office. Přejděte dolů na stránce a zjistěte, jak přidat digitální podpis.

Jakmile máte digitální ID, vraťte se na tlačítko Chránit dokument a znovu klikněte na možnost Přidat digitální podpis . V okně Podepsat vyplňte potřebná pole a klikněte na tlačítko Podepsat. Můžete být požádáni o potvrzení digitálního podpisu. Klikněte na OK.

Váš dokument je nyní digitálně podepsán a vytvořen pouze pro čtení. Word vysvětluje, že dokument byl podepsán a označen jako konečný a že pokud s ním někdo obtěžuje, podpisy se stávají neplatnými. Každý, kdo dokument otevře, uvidí oznámení o vašem digitálním podpisu.



Označit jako finální

A konečně, pokud nemůžete nebo nechcete používat digitální podpis, můžete dokument označit jako konečný. Klikněte na nabídku Soubor a vraťte se na tlačítko Chránit dokument. Vyberte možnost Označit jako finální .

Zobrazí se vyskakovací zpráva: „Tento dokument bude označen jako konečný a poté uložen.“ Klikněte na OK. Objeví se další zpráva, která vám řekne: „Tento dokument byl označen jako konečný, což znamená, že úpravy jsou dokončeny a že se jedná o konečnou verzi dokumentu. Když je dokument označen jako konečný, je stavová vlastnost nastavena na„ Konečná “a psaní, úpravy příkazů a kontrolní značky jsou vypnuty. Můžete zjistit, že dokument je označen jako konečný, když se na stavovém řádku zobrazí ikona Označit jako finální. " Klikněte na OK.



Upravit přesto

Když někdo otevře dokument, v horní části se objeví zpráva: „OZNAČENO JAKO ZÁVĚREČNÉ. Objeví se také tlačítko Upravit přesto. Pokud někdo klikne na toto tlačítko, může dokument stále upravovat a znovu ukládat. Ale dokument by vám ukázal jako autora a druhou osobu jako toho, kdo jej naposledy upravil. Konečným cílem tedy není zabránit někomu v úpravách dokumentu, ale upozornit čtenáře, že dokument je konečný a že byste se měli objevit jako autor i jako osoba, která jej naposledy upravila.