Jak sdílet soubory na disku Google

Na Disk Google jste vytvořili soubor, který chcete sdílet s ostatními lidmi. Žádný problém. Jednou ze silných stránek softwaru je jeho schopnost hrát pěkně s ostatními.

Ve skutečnosti existuje tolik způsobů, jak sdílet dokumenty Google, listy a snímky, že tento proces může být matoucí. Chcete, aby ostatní lidé mohli váš soubor upravit nebo jen zobrazit? Potřebujete jim umožnit přístup k živé nebo statické verzi dokumentu? Možnosti sdílení se budou lišit v závislosti na odpovědích na tyto otázky.

Disk Google se skládá z několika programů, včetně Dokumentů pro zpracování textu, Tabulek pro tabulky a Prezentací pro prezentace. Proces sdílení v rámci každého programu je velmi podobný; níže se zaměříme na Dokumenty Google.

K Dokumentům Google můžete přistupovat několika způsoby: na webových stránkách Dokumentů Google v prohlížeči; program Google Backup and Sync ve vašem počítači; nebo aplikace Dokumenty Google pro iOS nebo Android.

Sdílet živý dokument

Právě jste vytvořili a dokončili dokument a nyní jej chcete sdílet. V tomto případě byste chtěli sdílet živý dokument s jednou nebo více lidmi. Klikněte na tlačítko Sdílet v pravém horním rohu (nebo klikněte na nabídku Soubor a vyberte Sdílet).



Přidat příjemce

Zadejte kontakt Google nebo e-mailovou adresu osoby, se kterou chcete soubor sdílet; můžete sdílet soubor až s 200 lidmi nebo skupinami. Klikněte na šipku rozevíracího seznamu a vyberte, zda chcete, aby osoba nebo lidé mohli dokument upravovat, vkládat do něj komentáře nebo jen zobrazovat. Do e-mailové pozvánky můžete také přidat poznámku. Klikněte na Odeslat.

Pokud daná osoba má účet Google, bude váš e-mail odeslán. Pokud váš příjemce nemá účet Google, zobrazí se vám dvě možnosti. Můžete odeslat pozvánku. V takovém případě má daná osoba 14 dní na přihlášení pomocí účtu Google, aby dokument upravila, okomentovala nebo si prohlédla dokument.

Případně můžete vytvořit a odeslat odkaz na svůj dokument. V takovém případě si váš příjemce může dokument prohlédnout bez účtu Google, ale nesmí jej upravovat ani komentovat.



Přijímání pozvání

Na druhé straně váš příjemce otevře váš e-mail a klikne na tlačítko Otevřít v Dokumentech. Pokud má dotyčný uživatel účet Google, zobrazí se mu výzva, aby se do něj přihlásil a upravoval, komentoval nebo zobrazoval váš dokument v Dokumentech Google.

Pokud daná osoba nemá účet Google a vy jste si vybrali možnost odeslat odkaz, dokument se otevře v Dokumentech Google, kde si jej uživatel může přečíst, ale nikoli jej komentovat ani upravovat. Tato osoba nemůže žádat o komentář nebo upravit přístup, pokud nemá účet Google.

Pokud má daná osoba účet Google a přistupuje k dokumentu se svolením k jeho úpravě, může kliknout na tlačítko s nápisem Úpravy v pravém horním rohu a změnit možnost buď Navrhovat nebo prohlížet. Pokud osoba přistupuje k dokumentu s povolením k jeho komentování, může kliknout na tlačítko s nápisem Navrhování a změnit možnost Prohlížení.



Získejte sdílený odkaz

Chcete-li namísto odesílání pozvánek distribuovat přímý odkaz na dokument, klikněte znovu na tlačítko Sdílet a poté na možnost „Získat odkaz, který lze sdílet“. Tato možnost je užitečná, pokud chcete dokument kdykoli sdílet s více lidmi, například jej vložit do kanálu Slack.



Zvolte oprávnění

Klikněte na rozbalovací nabídku „Kdokoli s odkazem může…“ a vyberte správná oprávnění. Zde můžete příjemcům poskytnout možnost upravit, komentovat nebo zobrazit.



Odkaz pro sdílení sdílení

Klepnutím na tlačítko zkopírujte odkaz. Nyní můžete vložit odkaz do jiné aplikace a sdílet dokument. Příjemci musí pouze kliknout na odkaz, aby získali přístup k dokumentu, ale znovu se budou muset do 14 dnů přihlásit k účtu Google, aby mohli upravovat nebo komentovat.



Žádné přihlášení Google

Co když chcete, aby lidé mohli dokument upravovat nebo komentovat, aniž by se museli přihlásit do Googlu? Znovu klikněte na tlačítko Sdílet. Klikněte na rozbalovací nabídku „Kdokoli s odkazem může…“ a klikněte na Další.



Možnosti sdílení odkazů

Nyní můžete hrát se třemi možnostmi pro sdílení odkazů. První možnost pro veřejnost na webu umožňuje komukoli přístup k vašemu dokumentu na webu pomocí správného odkazu. Můžete nastavit oprávnění, abyste omezili ostatní uživatele na úpravu, komentování nebo prosté zobrazení dokumentu. V závislosti na tom, jaká oprávnění si vyberete, mohou příjemci dokument skutečně upravit, komentovat nebo zobrazit, aniž by se museli přihlásit do Googlu.

Druhá možnost pro kohokoli s odkazem umožňuje lidem přístup k vašemu dokumentu, pokud znají jeho adresu URL. Tato možnost je o něco bezpečnější než první v závislosti na tom, jak moc očekáváte sdílení odkazu.

Třetí možnost Vypnuto zakáže sdílení odkazů, takže k dokumentu mají přístup pouze lidé, které přímo pozvete.



Rozšířené možnosti sdílení

Jak dále můžete snadněji sdílet odkaz na svůj dokument nebo úplně sdílet sdílení? Klikněte na odkaz pro pokročilé.



Možnosti sdílení a oprávnění

Zde můžete odkaz sdílet přes Gmail, Google+ (prozatím), Facebook nebo Twitter. Oprávnění můžete pro kohokoli, se kterým jste soubor sdíleli, nebo úplně odstranit ze sdílení souborů. Můžete také zaškrtnout možnost, jak zabránit editorům měnit přístup a přidávat nové lidi, a deaktivovat možnosti stahování, tisku a kopírování pro komentátory a diváky.



Publikovat na webu

Ještě jsme neskončili. V rukávu Google je více triků pro sdílení. Klikněte na nabídku Soubor a vyberte Publikovat na web.



Nastavení publikování

V okně Publikovat do webu klikněte na šipku dolů pro Publikovaný obsah a nastavení. Můžete se rozhodnout, zda chcete svůj veřejný dokument aktualizovat pokaždé, když provedete změnu. Ve výchozím nastavení bude váš dokument publikován jako vlastní vyhrazená webová stránka. Až se Google zeptá, zda jste si jisti, klikněte na Publikovat a odpovězte ano.

Můžete také zvolit vložení dokumentu, pokud chcete vygenerovat kód, který vám umožní vložit jej na existující webovou stránku. Potom zkopírujte vložený kód.



Publikovaná webová stránka

Váš dokument je publikován jako webová stránka přístupná každému, kdo má odkaz.



Zastavte publikování

Chcete-li dokument vypnout jako webovou stránku, klikněte na tlačítko Zastavit publikování.



E-mail jako příloha

Nakonec můžete dokument odeslat e-mailem v kterémkoli z mnoha formátů. Klikněte na nabídku Soubor a vyberte E-mail jako přílohu.



Změňte formát souboru

V okně E-mail jako příloha klikněte na rozbalovací nabídku pro Připojit jako. Můžete se rozhodnout odeslat dokument jako PDF, dokument Word, RTF, HTML stránku, obyčejný textový soubor nebo Otevřený dokument. Můžete se také rozhodnout vložit dokument do samotného e-mailu.