Jak synchronizovat aplikace Outlook a Google

Firemní uživatelé si na aplikaci Outlook zvykli. E-mailový klient pro více než miliardu uživatelů Microsoft Office na planetě se stal druhou přirozeností. Některé společnosti však zjišťují, že jim šetří peníze a údržbu, aby Google nechal hostit své e-maily, kalendáře a kontakty, i když to znamená, že třetí strana bude mít přístup k obsahu e-mailu a cílené grafické reklamy se objeví v doručené poště. Pokud byste mohli aplikaci Outlook používat se svou poštou Google Apps Mail (opravdu jen Gmail), nemusíte tyto reklamy vidět. Zobrazí se panel náhledu, třídění doručené pošty, bohaté formátování, možnosti klepnutí pravým tlačítkem, sociální konektor a většina další nástroje, které aplikace Outlook nabízí.

Naštěstí umožňuje Google Apps Sync pro Microsoft Outlook využít většinu nástrojů aplikace Outlook - zatím však pouze pro aplikaci Outlook 2010. Pokud provozujete sadu Office 2013, stále se můžete připojit k účtu Gmail prostřednictvím protokolu IMAP, ale získáte pouze poštu, žádné kalendáře, úkoly nebo kontakty. Při použití aplikace Sync emuluje Gmail emulovanou omezenou verzi Microsoft Exchange Serveru. Dostanete většinu důležitých věcí - kontakty, události kalendáře, úkoly a poznámky aplikace Outlook. Některé věci však nebudou synchronizovány, jako jsou koncepty, data sledování a připomenutí, pravidla, podpisy, formátování RTF, potvrzení o doručení, přílohy kalendáře, připomenutí úkolů a položky deníku. K dispozici je vyčerpávající seznam toho, co je a co není synchronizováno v tomto PDF od Googlu.

Pokud s těmito omezeními dokážete žít a vaše společnost přešla na Google Apps, pak je používání aplikace Outlook s novou komunikační službou jednoduchou záležitostí instalace a spuštění aplikace Sync. Je kompatibilní s Windows 7, Vista, XP a Outlook 2003, 2007 a 2010. Upozorňujeme, že nebyl aktualizován pro systémy Windows 8 nebo Outlook 2013, verze zahrnutá v sadě Office 365. A uživatelé Apple Mac z aplikace Outlook 2011 jsou docela štěstí. O tom jsme kontaktovali společnost Google a v případě pokroku budeme tento článek aktualizovat. Můžete to získat zde. Toto stažení vám ve skutečnosti poskytne dva nástroje - kromě Apps Sync získáte také migraci Google Apps pro Microsoft Outlook, která, jak název napovídá, umožňuje přesunout stávající data aplikace Outlook do Google Apps. Nástroj pro migraci si můžete stáhnout samostatně, odtud.

Po stažení nástroje se ujistěte, že aplikace Outlook není spuštěna, a poté stiskněte tlačítko Stáhnout Google Apps Sync - software se nainstaluje automaticky po klepnutí na tlačítko OK v dialogu Řízení uživatelských účtů.

Dále se zobrazí malé dialogové okno s výzvou k přihlášení k účtu Google Apps. Toto je stejné přihlašovací jméno, jaké používáte pro Google Apps nebo pro firemní účet Gmail.

Po úspěšném přihlášení se zobrazí poněkud komplikovanější dialog se zaškrtávacími políčky pro určení toho, co chcete importovat. Tento je ve skutečnosti trochu matoucí: V horní části dialogu je uvedeno „Vytvoření profilu Google Apps v aplikaci Microsoft Outlook“, což je samostatný problém od importu. Pokud máte již existující poštovní službu, kterou jste použili s aplikací Outlook, budete chtít zaškrtnout horní políčko, abyste zachovali své předchozí zprávy, kontakty, kalendáře a poznámky.

Pokud nechcete všechno ponechat, můžete samostatně zaškrtnout a zrušit zaškrtnutí kterékoli z těchto podkategorií. Zejména budete pravděpodobně chtít zrušit zaškrtnutí odstraněných a nevyžádaných e-mailů, které jsou ve výchozím nastavení zaškrtnuté. Toto dialogové okno vám umožní poslat vaše data o využití společnosti Google, aby jim pomohla zajistit jejich kvalitu. Po klepnutí na tlačítko Upřesnit se zobrazí další možnost - Vypněte automatickou archivaci. Toto je ve výchozím nastavení zaškrtnuto a to znamená, že Google si ponechá kopie všech vašich starých zpráv.

Poté klikněte na tlačítko Vytvořit profil. Pokud instalace proběhla správně, zobrazí se za tímto účelem okno se zprávou. Okno se zprávou také ukazuje, jak nástroj přidá ikonu na hlavním panelu systému Windows, a nabízí tlačítko, které spouští aplikaci Outlook.

Po spuštění aplikace Outlook se zobrazí okno se stavem synchronizace a aplikace Outlook se naplní všemi složkami a novými e-maily. Do místního počítače bude staženo až 1 GB, pokud nezměníte limit z možnosti Nastavit limit velikosti poštovní schránky na liště.

Dialogové okno Stav se otevře od té doby při každém spuštění aplikace Outlook, pokud nezrušíte zaškrtnutí jediného políčka dole: „Otevřít toto okno při spuštění aplikace Outlook.“ Doporučuji zrušit zaškrtnutí, aby se tento rušivý dialog nezobrazoval neustále; vždy ji můžete zavolat zpět z ikony na liště. Možná to budete muset udělat, pokud si všimnete chybějící pošty, položek kalendáře nebo kontaktů. Každá kategorie synchronizace obsahuje odkaz na opětovnou synchronizaci, který může jen vyléčit vaše nemoci.

Nyní jste připraveni začít používat aplikaci Outlook stejně jako vždy! Chcete-li získat další informace o tlaku společnosti Google na trh podnikových zpráv, přečtěte si naši úplnou recenzi Google Apps. Další informace o aplikaci Outlook naleznete v naší recenzi sady Microsoft Office.