Organizujte se: jak pracovat s historií revizí v dokumentech Google

Jednou z výhod používání Dokumentů Google je, že vaše práce vždy automaticky uloží. Dalším důvodem je, že Google uchovává historii všech změn, které v dokumentu provedete. Protože v Dokumentech Google máte přístup k historii verzí, můžete obnovit starší verzi souboru nebo vytvořit kopii starší verze a rozdělit ji do jiného projektu.

Upozorňujeme, že starší verze souborů můžete zobrazit a načíst pouze v případě, že máte oprávnění k úpravám. Pokud s vámi někdo sdílí soubor a udělí vám oprávnění pouze pro čtení, nebudete moci zobrazit jeho historii. Také si všimněte, že obchodní verze Dokumentů Google se nazývá G Suite; tyto tipy by měly fungovat pro obě verze.

Takto to funguje.

Jak zobrazit starší verze dokumentu Google

Seznam historie revizí pro libovolný dokument Google můžete zobrazit třemi způsoby.

1. Z nabídky zvolte Soubor> Historie verzí> Zobrazit historii verzí.

2. V systému MacOS použijte klávesovou zkratku Windows Ctrl + Alt + Shift + H nebo Command + Option + Shift + H.

3. Klikněte na skupinu podtržených slov napravo od nabídky Nápověda. Tato slova se mění v závislosti na stavu souboru. Když aktivně pracujete na dokumentu, přečte: „Ukládání…“ a to je jediný čas, kdy na něj nemůžete kliknout. V opačném případě bude uvedeno „Všechny změny uložené na Disku“ nebo „Poslední úprava byla provedena“ a následně datum. Klikněte na některou z nich a zobrazí se vaše historie verzí.

Seznam historie dokumentů se zobrazí v novém sloupci na pravé straně. Jednotlivé verze jsou sbaleny pod hlavičkou pro každé datum. Rozbalte některou z nich, abyste viděli více podrobností ve změnách.

Chcete-li se vrátit k aktuální verzi, klikněte na šipku Zpět v levé horní části okna.

Uvědomte si však, že možná nemáte dokonalou historii, protože společnost Google ve své dokumentaci uvádí, že „revize vašeho souboru mohou být příležitostně sloučeny, aby se ušetřil úložný prostor“.

Jak obnovit verzi dokumentu Google

Jakmile budete mít přístup k historii verzí dokumentu Google, můžete obnovit předchozí verzi. V seznamu verzí, které se zobrazí na pravé straně, jednoduše klikněte na soubor, který chcete otevřít.

V horní části okna se zobrazí velké modré tlačítko s nápisem „Obnovit tuto verzi“. Obnovíte-li vybranou verzi, zůstanou zachovány všechny ostatní verze, dokonce i ty, které byly vytvořeny po aktuálně vybrané.

Jak vytvořit kopii starší verze dokumentu Google

Kromě obnovení staré verze souboru můžete vytvořit jeho kopii. Vytvoření kopie umožňuje rychle roztočit různé verze stejného souboru. Například je to skvělý trik, když se ucházíte o práci, a chcete, aby byl každý životopis a průvodní dopis jedinečný, ale nechcete začít od nuly pokaždé.

Chcete-li vytvořit kopii, otevřete historii souborů, vyberte požadovanou, klikněte na ikonu tří skládaných bodů a vyberte Vytvořit kopii.

Tipy pro úpravy a správu verzí v Dokumentech Google

1) Pojmenujte své verze

Nyní, když víte, jak najít historii revizí v Dokumentech Google, můžete z ní získat více pojmenováním různých verzí. Jejich pojmenováním můžete snadno identifikovat verze, které budete chtít později obnovit nebo roztočit za jiným účelem. Pokud je přejmenujete, bude výchozím názvem časové a datumové razítko. Můžete je přejmenovat pomocí jedné z těchto metod:

• Otevřete historii verzí, klikněte na ikonu se třemi tečkami a vyberte Pojmenovat tuto verzi.
• Z nabídky zvolte Soubor> Historie verzí> Název aktuální verze.

2) Sledujte změny v Dokumentech Google

V pravé horní části panelu nabídek je tlačítko nabídky, které ve výchozím nastavení říká Úpravy. Klikněte na ni a zobrazí se dvě nové možnosti: Navrhování a prohlížení.

Když přepnete na Navrhování, v zásadě to umožní sledovat změny v dokumentu. Když to vy a vaši spolupracovníci použijete, uloží Dokumenty Google veškerý váš nový materiál a změny jako návrhy. Objevují se v jiné barvě, aby byly snadno viditelné. Můžete je přijmout nebo odmítnout jeden po druhém nebo hromadně .

3) Pro dotazy a diskuse použijte nástroj pro komentáře

Spisovatelé a editoři se často učí tvrdě, že vložení komentářů do souladu s vytvářeným materiálem znamená, že může být náhodně publikováno s konečnou kopií. Dokumenty Google mají nástroj pro komentáře, který umožňuje autorům a editorům diskutovat o obsahu, aniž by na stránku vkládali zbytečná slova. Budete vděční, že jste to použili.

4) Použijte @ Zprávy

Upozorněte někoho na úpravu nebo komentář pomocí @ zpráv - nebo možná bych měl říct + zprávy, protože Google používá jiný symbol než většina ostatních aplikací. Ve skutečnosti, pokud zadáte @ místo +, Google to změní za vás.

Chcete-li někoho upozornit, vytvořte komentář, poté zadejte znaménko plus (+) a poté jméno nebo e-mailovou adresu osoby. Google automaticky navrhuje nejbližší shodu z vašich kontaktů. Pokud daná osoba dosud není ve vašich kontaktech, jednoduše zadejte její e-mailovou adresu. Udělejte si čas a získejte to hned, než stisknete Enter. Ať už píšete cokoli, na tuto osobu se okamžitě dostanete e-mailem spolu s odkazem na dokument. Pokud v komentáři provedete změny, obdrží o nich také upozornění. Ušetřete je tedy nevyžádanou poštou a zamyslete se nad svými komentáři před stisknutím klávesy Enter.

5) Psát a upravovat offline na Dokumentech Google / Disku

Věděli jste, že můžete používat Dokumenty Google, i když váš počítač nebo mobilní zařízení není připojeno k internetu? Můžeš. Můj kolega Eric Ravenscraft napsal celý článek o tom, jak nastavit Disk Google offline, s podrobnými pokyny.

6) Zakázat e-mailová upozornění

Pokud používáte G Suite k psaní a úpravám hodně, získání e-mailu pro každou jednotlivou změnu v dokumentu může být obtížné. Zde je návod, jak tato oznámení deaktivovat. Přejděte na Disk Google. Klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu a otevřete nastavení. Na levé straně vyberte možnost Oznámení a poté zrušte zaškrtnutí políčka E-mail.

Krátké pokyny jsou: Disk Google> Nastavení> Oznámení> E-mail

Další tipy G Suite

Pokud používáte Dokumenty Google denně, naučíte se pár užitečných tipů pro sadu G Suite, abyste ušetřili čas a byli s programem efektivnější. Když víte, co váš software umí, může také otevřít nové nápady, co s vaší prací můžete dělat.