Implementace bamboohr, krok za krokem

BambooHR je naše volba editorů pro systémy řízení lidských zdrojů (HR). Je vybaven nádherným a snadno použitelným uživatelským rozhraním (UI), otevřeným aplikačním programovacím rozhraním (API), které vám umožňuje rozšířit nástroj na software třetích stran a celou řadu doplňkových modulů, jako je řízení projektů, sledování uchazeče (AT) a výplatní listina, která vám umožní rozšířit HR data nad tradiční pole.

Pokud jste si přečetli naši recenzi na BambooHR a máte zájem dozvědět se, jak vaše společnost bude tento systém používat během prvních čtyř až šesti týdnů, pak buďte ujištěni: máme vás kryté. Mluvili jsme se společností, abychom vám poskytli základní šablonu procesu implementace.

Mějte na paměti, že BambooHR má dva typy implementačních služeb. Zákazníkům s více než 16 zaměstnanci budete mít možnost zakoupit si implementační balíček. Tento balíček obsahuje vlastní cenu, která začíná na 700 USD, ale zvyšuje se na několik tisíc dolarů v závislosti na tom, kolik zaměstnanců vaše společnost plánuje vstoupit do systému. Toto je řízený proces se čtyřmi až šesti týdny a to je to, co budeme podrobně popisovat.

Pro společnosti s 15 a méně zaměstnanci BambooHR neposkytuje kompletní implementační službu. Místo toho společnost nabízí program Quick Start, což je v podstatě samoobslužná implementace. To zahrnuje čtyři webináře, které vysvětlují jednotlivé funkce nástroje a relevantní témata, jakož i následné e-maily s interaktivními průvodci. Program Quick Start stojí 199 $, ale pokud program dokončíte do tří týdnů, získáte kredit 49 $.

Začínáme (jeden týden)

Pokud jste se rozhodli pro implementaci v koordinaci s BambooHR, pak první věcí, kterou uděláte, je proměnit zkušební účet na zcela nový, čistý účet. Vymažou se všechna vaše zkušební a demonstrační data a nasměrujete se na průzkum implementace. Kliknete na kartu Začínáme. Zde budete vyzváni k zadání informací o společnosti, včetně vašeho jména, e-mailu, názvu společnosti a primárních kontaktních údajů. Budete také dotázáni na konkrétní implementační otázky, včetně toho, kdy plánujete povolit přístup zaměstnance, ať už používáte nebo nepoužíváte identifikační čísla zaměstnanců, služby třetích stran, které chcete připojit k systému, a které moduly chcete aktivovat. Mezi další zajímavé oblasti patří, zda váš systém bude muset vzít v úvahu předpisy o zahraničních údajích pro mezinárodní zaměstnance a jakékoli konflikty, které vám mohou bránit v dokončení integrace během následujících čtyř týdnů. V tomto průzkumu budete také moci do svého systému přidat vlastní pole, takže pokud budete chtít začít implementovat systém, připravte si seznam.

Po dokončení průzkumu se zobrazí fotografie vedoucího projektu, který vás provede tímto procesem, a hrubá časová osa toho, jak bude proces implementace vypadat, jakmile společnost BambooHR obdrží a vloží vaše data. Až budete připraveni, odešlete data svého zaměstnance a společnosti svému vedoucímu projektu. Data mohou být odeslána jako soubor CSV nebo prostřednictvím jakéhokoli velkého formátu tabulky (nemůže to však být text nebo soubor PDF). Pokud již používáte systém HR, můžete exportovat svá data a odeslat je přímo specialistovi implementace společnosti BambooHR.

Jakmile budou vaše data přijata a zadána do BambooHR, budete přeskočit na svou první výzvu s vedoucím projektu. Během tohoto hovoru ověříte data ve vašem systému a proberete celý proces implementace od začátku do konce. Váš vedoucí projektu vás poté požádá o registraci do webináře Začínáme.

Webinář Začínáme je administrativní přehled o základní funkčnosti BambooHR na vysoké úrovni. Administrátoři se naučí navigaci svého účtu BambooHR, toho, co je k dispozici na domovské stránce a jak spravovat data v průběhu životního cyklu zaměstnance, od najímání až po ukončení. Uvádí se také jednoduchý úvod do úrovní přístupu zaměstnanců a podávání zpráv. Na tomto webináři se nenaučíte nic super komplikovaného. Místo toho se má připravit na váš další telefonní hovor s vedoucím projektu, během kterého se začnete učit, jak používat systém pro vaše specifické potřeby.

Základy (3 dny)

První hlavní lekcí, kterou vám váš projektový manažer naučí, je, jak používat zprávy ve vašem systému. Spustí seznam standardních přehledů, včetně přehledů Přírůstky a ukončení, Genderové profily, Počet zaměstnanců a Zaměstnanecký obrat. Stačí kliknout na název přehledu a zobrazit data v grafickém formátu. Můžete také přidat vlastní přehledy založené na jakýchkoli datových polích aktivních v BambooHR.

Další věc, kterou uděláte, je nastavení úrovní přístupu pro všechny zaměstnance. Jaké informace o sobě uvidí zaměstnanci? Co uvidí o ostatních zaměstnancích? Jaké změny v systému nebo jejich profilech budou moci v systému provést? Budou moci přidat informace k dalším modulům nebo pouze ke standardnímu nástroji HR?

Dále se naučíte, jak vytvářet firemní oznámení. Jedná se o velmi jednoduchý textový editor, který umožňuje odesílat zprávy a aktualizace na hlavní stránku řídicího panelu BambooHR pro všechny zaměstnance. Kromě textu budete moci přidat obrázky a odkazy.

Po oznámení společnosti vás váš projektový manažer provede tím, jak spravovat data v profilech zaměstnanců. Zde zjistíte, jaké informace chcete zaměstnancům zadat, abyste měli úplný profil s snadno přístupnými údaji. Najdete zde například pole pro nouzové kontaktní informace. Vedoucí projektu vás také provede centrem nápovědy. Tam najdete interaktivní průvodce, na které můžete své zaměstnance nasměrovat, pokud potřebují pomoc s používáním systému, ale nechtějí nikoho obtěžovat.

Pokročilé funkce (2 týdny)

Poté vám váš projektový manažer pošle úkol domů. Jak vaše společnost nastupuje na nové zaměstnance? Jaké úkoly musí být splněny, když do vaší společnosti přijde někdo nový? Ty odešlete vedoucímu projektu. On nebo ona je vloží do systému. Další, on nebo ona vás provede AT, nájem, onboarding a off-boarding části systému. V systému AT se naučíte, jak vytvářet nová pracovní místa, psát dopisy s nabídkou a někoho na palubě, jakmile podepsali nabídku. Na této stránce uvidíte zadané úkoly na palubě; ty pravděpodobně zahrnují úkoly, jako jsou orientační příručky, dokumenty, které je třeba vyplnit, a nastavení IT.

Dalším krokem bude dělat více domácích úkolů. Budete muset sestavit dokument, který podrobně popisuje zásady vaší společnosti týkající se volna. Například kolik dní dovolené připadá člověku na každý týden ve společnosti? Jaká je struktura promoce pro lidi, kteří byli ve společnosti déle než jeden rok? Kolik nemocných dní dostane každý člověk? Implementační tým převezme zásady a typy pro vaši společnost a zabuduje je do systému tak, aby se automaticky aktualizovaly v závislosti na přírůstcích. Při příštím hovoru vás vedoucí projektu provede těmito stránkami a požádá vás o ověření, zda jsou všechny zásady správně nastaveny.

Dále vám pomůže nastavit pracovní postup pro žádosti o volno (tj. Kdo může schvalovat žádosti, pro koho). Dále vám ukáže, jak nastavit firemní svátky, které vašim zaměstnancům umožní, aby nebyli na čas, ale nebyli ukotveni v platbách za dny, kdy je vaše firma uzavřena. Zadáte to sami po skončení hovoru. Dále musíte poslat tvrdá data. Například „John nahromadil 20 prázdnin ročně a hlásí se Jimovi.“ BambooHR poté každého zaměstnance přiřadí ke správné politice volna v systému.

Dále pošlete informace o výhodách společnosti BambooHR. Zašlete plány, které vaše společnost používá, a které skupiny zaměstnanců mají k těmto plánům přístup. To zahrnuje plány zdravotního, důchodového a životního pojištění. BambooHR tyto plány vloží do softwaru. Budete naskočit na volání, abyste se ujistili, že všechny plány jsou v systému správné a že jsou spojeny se správnými skupinami zaměstnanců. Jakmile to uděláte, pošlete tvrdá data o tom, kteří zaměstnanci jsou na kterých plánech, kteří zaměstnanci přidali závislé osoby a kteří zaměstnanci se vzdali krytí.

Dále vám váš projektový manažer ukáže, jak do systému přidat školení zaměstnanců. Patří sem vaše standardní orientační dotazníky a kvízy obtěžování společnosti. Pokud kliknete na „Přidat školení“, budete moci do svých školicích materiálů přidat odkaz nebo soubor, aby zaměstnanci měli přístup k dokumentům v BambooHR. Zde budete moci naprogramovat, pro koho je vyžadováno každé školení (tj. Všichni zaměstnanci nebo pouze prodejní pracovníci). On nebo ona vám také ukáže, kde nastavit opakující se školení a termíny školení. Poté zašlete projektovému manažerovi tvrdá data s uvedením, kteří zaměstnanci již absolvovali školení, kteří zaměstnanci školení stále dluží, a jakákoli další stávající data o školeních, z nichž byste chtěli pokračovat v práci.

Připravit se na rozvinutí (3 dny)

Budete mít ještě jeden hovor se svým projektovým manažerem. Naposledy projdete všechno. Váš vedoucí projektu vás provede tím, jak kontaktovat zákaznickou podporu. Jakmile se zeptáte na všechny své otázky a budete se cítit pohodlně v systému sami, váš projektový manažer označí implementaci jako kompletní. Budete přesměrováni na průzkum, ve kterém budete moci vyjádřit svůj názor na celý proces implementace. Po dokončení průzkumu budete přesměrováni na zcela nový přístrojový panel BambooHR.