Nahlédnutí do odvětví: kam směřuje správa dokumentů?

Nástroje správy dokumentů (DM) umožňují podnikovým uživatelům nejen upravovat soubory, ale také transformovat tvorbu obsahu, zefektivňovat pracovní postupy a celkově provozovat organizovanější podnikání. Tyto nástroje, které často využívají soubory PDF, byly natolik všudypřítomné, že správu DM pravděpodobně používáte ve svém každodenním pracovním životě, aniž byste o tom hodně přemýšleli. Stále se však pole neustále vyvíjí a modernizuje.

Nedávno jsme hovořili se zakladatelem Eugene Xiongem a Předseda společnosti Foxit Software Inc., o tom, jak se mění konkurenční prostředí, pokud jde o technologii PDF, a o některých výzvách, kterým podniky stále čelí, pokud jde o tuto všudypřítomnou technologii. V naší diskusi jsme pokryli současný směr DM a některé předpovědi o inteligentních funkcích v prostoru.

PCMag (PCM): Kde vidíte DM prostor jako celek v příštích 18 měsících?

Eugene Xiong (EX): Vidíme jednu věc zejména je to, že DM se stále více zaměřuje na to, aby jednotlivému dokumentu poskytla nově objevenou identitu. S dnešními standardními systémy DM je velmi obtížné dosáhnout úplného a úplného digitálního pracovního postupu. Někdy musíte soubor stáhnout ze systému a poté použít jiný nástroj ke zpracování. V takovém případě je tento dokument zcela mimo kontrolu systému dokumentů.

Před několika lety jsme vyvinuli technologii, kterou nazýváme ConnectedPDF . Základní myšlenkou bylo, že pokud bychom využili spojení vložených do dokumentu, dalo by to souboru větší význam. Připojené PDF funguje takto: Jakmile je dokument sdílen, může tvůrce sledovat, kdo jej obdržel, co s ním udělal, a vidět, kdy byly úkoly dokončeny. Rovněž nabízí silné kontroly přístupu jednotlivým uživatelům. To vše se děje v reálném čase. Oprávnění PDF můžete konfigurovat i po odeslání souboru.

Právě zde jsme si uvědomili, že měnící se prostředí prostoru DM je o tom, jak společnostem poskytnout větší kontrolu nad svými soubory PDF a zajistit, aby se cítily mnohem „živější“ než standardní dokumenty. Myslím si, že v budoucnu, v časovém rámci, o kterém jste se zmínil, se domnívám, že během jednoho či dvou let se systémy DM zaměří na zaměření na samotný dokument. Bude to trend namísto toho, abychom měli rozdílné systémy, které spolu nefungují. Doufejme, že se o to snažíme: propagovat dokument do více volného prostoru založeného na otevřených standardech a také cloudových službách. Vytváříme cloud, který spojuje všechny různé dokumenty dohromady.

PCM: Jaké technologie budou DM v budoucnu ovlivňovat? Vidíte prostor PDF implementující funkce umělé inteligence (AI)?

EX: Vlastně si nemyslím, že je to v pořádku. To je spousta nestrukturovaných dat v PDF. Pokud si vezmete všechny druhy různých PDF a vložíte je do AI enginu, nevytvoří to smysluplné výsledky. Snažíme se vlastně dokument pochopit o něco více, počínaje vytvořením souboru přidělíme dokumentu ID. To umožňuje dokumentu cestovat na různá místa a porozumět tomu, co lidé v souvislosti se souborem dělají. Jakmile máme dostatek údajů o dokumentu, můžeme přistoupit k použití AI pohledem na některá strukturovanější data. To se vytvoří hodně smysluplnější výsledek.

Dokumenty samy o sobě obsahují tzv. Nestrukturovaná data. Je velmi obtížné extrahovat data spolehlivým a konzistentním způsobem z něčeho, jako je dokument white paper PDF. Myslím, že je dnes velmi snadné propagovat AI ve vašem produkt protože je to velmi vzrušující technologie. Pravda je taková, že dokumenty byly určeny pouze pro lidskou spotřebu. Mají velké množství nestrukturovaných dat, které současná umělá inteligence prostě nemůže účinně dešifrovat. Díky tomu se objeví další iniciativy pro extrahování strukturovaných dat - věci, jako jsou informace o cenách, názvy a jména - a které přivedou více smysluplnou inteligenci dokumentů k uživatelům a správcům. Poskytne mnohem větší pomoc, pokud jde o zvýšení produktivity znalostních pracovníků.

PCM: Na co by malé a střední podniky měly myslet, když dojde na DM?

Příklad: To je dobrá otázka a malé podniky musí DM věnovat velkou pozornost. Foxit sám o sobě není velký podnik; stále jsme sami SMB. A dokonce i nadále vidíme obrovské množství informací vyměňovaných v rámci naší organizace a mezi námi a jinými společnostmi. Odpověď na to je vytvořit kompletní řešení dokumentů, které je založeno na cloudu a na webu.

Mnoho malých podniků se může obávat, když mluví o DM. Musí platit spoustu peněz a také musí vynaložit velké úsilí na nasazení, konfiguraci a údržbu tyhle DM systémů. Vidíme, že v blízké budoucnosti bude mnoho poskytovatelů, včetně nás zde ve společnosti Foxit, poskytovat kompletní řešení - nejen systém DM, ale také nástroje produktivity dokumentů. Máme snadno použitelnou verzi PDF založenou na prohlížeči, která nabízí všechny funkce přizpůsobení jako jakýkoli jiný produkt, ale nevyžaduje žádnou další instalaci. Menší podniky by se měly zaměřit na přijímání lehčích a citlivějších řešení pro své operace PDF.