Microsoft, google, zoho: nejlepší kancelářský balíček pro své profesionály

Přemístění vaší firmy do kancelářské sady cloudových služeb není něco, co by se jakákoli společnost zavázala na lehkou váhu. Existuje mnoho faktorů, které by mohly takový krok motivovat, a dokonce i prvky vaší firmy, které budou rozhodnutím ovlivněny. Proto byste je měli všechny zvážit před tím, než naskočíte. Motivátory by mohly být cokoli od klíčových uživatelů, kteří se zamilují do nové funkce, do potřeby nových nástrojů, které pomohou mobilnějším pracovníkům.

Licencování je také často motivátorem a sady kanceláří produktivity v cloudu jsou považovány za efektivní krok ke snížení nákladů. Ale často přehlíženým faktorem je účinek, který má tento krok na IT profesionály. Ignorovat to může být chyba, protože IT má za úkol integrovat novou sadu do všech back-end serverů a datových úložišť vaší organizace a také zajistit, aby uživatelé v nové sadě pracovali bezpečně a spolehlivě bez ohledu na to, kde jsou.

Správa velkého počtu uživatelů a jejich softwaru pro kancelářskou produktivitu může být náročným úkolem a nechat tuto sadu obsluhovat od jiné organizace prostřednictvím cloudu namísto instalované a spravované lokálně, přináší nové výhody i nové potíže. Například to bude akutně bolestivé, pokud potřebujete provést velké množství změn (například odebrání přístupu ke konkrétnímu dokumentu nebo sdílení souborů), které ovlivní dlouhý seznam uživatelů. Automatizace těchto úkolů se pak stává nezbytnou, stejně jako zajištění toho, aby nová sada dobře fungovala s automatizačními nástroji, které by vaši pracovníci IT používali. Může to být jednoduše skriptovací stroj, například Microsoft Windows PowerShell, nebo to může být firemní adresář řízený platformou pro správu identity (IDM), jako je Okta Identity Management.

Zálohování je další oblastí, která by se měla týkat každého IT profesionála. Vzhledem k nedávným útokům na ransomware musí být záloha problémem front-and-center. Kde jsou uloženy dokumenty vaší nové kancelářské sady produktivity? Je toto umístění bezpečné nejen z ransomwaru, ale také z útoků jiných forem škodlivého softwaru? Pokud je vaše krátká odpověď na první otázku „v cloudu“, pak se odpověď na to, zda jsou vaše data v bezpečí, stane „možná“. Pokud jsou vaše místní dokumenty synchronizovány s cloudovým úložištěm a váš místní systém je ohrožen, je možné, že se oba synchronizují a ztratíte obě kopie, nejen lokální.

Udržování dat v bezpečí se stalo klíčovým zaměřením pro IT manažery. K dispozici je mnoho skvělých řešení pro cloudové zálohování na obchodní úrovni, která jim mohou pomoci, zejména Zetta Data Protection, vítěz našich editorů v této kategorii. Produkty jako Zetta Data Protection mají agenty umístěné na vašich serverech a různá výpočetní zařízení vašich uživatelů, která jim umožňují spravovat sofistikované zálohovací operace pro všechna místní i mobilní zařízení do cloudu. To zahrnuje nejen úložiště cloudového úložiště spravované dodavatelem záloh, ale také jakékoli jiné cíle úložiště, které určují vaši pracovníci IT, jako je místní server nebo jiný poskytovatel cloudových služeb, jako je Amazon Web Services (AWS). Kromě základní zálohy tyto nástroje implementují také přírůstkové zálohy a obvykle schopnost obnovení PIT (Point-in-Time). To je situace, kdy software přichytí zálohu celého systému zařízení pro konkrétní časové razítko. Pokud je správně uspořádán, znamená to, že můžete efektivně mít jednu nebo více snímků celého svého prostředí, než dojde k útoku. Pak stačí najít kopii důležitých dokumentů, které byly archivovány před útokem ransomware nebo jednoduše vrátit celé prostředí zpět do doby před infekcí.

To je jen malý pohled na problémy, které může mít široce nasazený software, jako jsou sady produktivity, na IT operace. Ačkoli se naše hlavní recenze nejlepších souprav produktivity v cloudu, včetně sady Google G Suite, Microsoft Office 365 a Zoho Office (která je dodávána se Zoho Docs), zaměřují na funkce, které uživatelé potřebují, rozhodli jsme se zde podívat na stejné produkty od hledisko IT pro. Zajímalo by nás: Která z těchto sad nejvíce vyhovuje IT profesionálovi, který má za úkol nasazení, správu a zabezpečení sady produktivity kanceláří pro malé a střední podniky i podniky?

Google G Suite

Google v posledních několika letech pomalu rozšiřoval svou kancelářskou produktivitu. Počáteční nabídka byla určena jednotlivcům nebo, v nejlepším případě, malým týmům. V posledních letech však učinila velký pokrok v nabídce, kterou si pravděpodobně pamatujete jako „Google Apps“, ale kterou společnost nedávno přejmenovala na „G Suite“ a aktualizovala se s větším zaměřením na firemní uživatele. Z pohledu správce IT je uživatelské rozhraní (UI) čisté a jednoduché. Zpracování úkolů, jako je resetování hesla a správa skupiny, vyžaduje minimální počet kliknutí. Snadná integrace s dalšími službami Google, jako je Disk Google, umožňuje manipulaci a sdílení informací rychle. Uživatelé mohou také ukládat přílohy na disky Google Team Drives, které jsou podobné funkci Team Sites nalezené v Microsoft SharePoint. Týmy Google Team Drives umožňují snadný a kontrolovaný přístup k dokumentům spíše než jednotlivci.

Základní nabídka sady Google G Suite stojí 5 $ měsíčně na uživatele. Je dodáván s Gmailem pro obchodní, hlasové a videokonference a chytré sdílené kalendáře, dokumenty, tabulky a prezentace. Dodává se také s 30 GB cloudového úložiště. Nabídka Business stojí 10 USD měsíčně a přidává řadu dalších funkcí, včetně zásad archivace a uchovávání e-mailů a chatu, eDiscovery pro e-maily, chaty a soubory; až 1 TB úložiště a auditní zprávy. Nabídka Enterprise přidává prevenci ztráty dat pro Gmail a Disk Google, integraci archivace třetích stran a vylepšené zabezpečení a analýzu protokolu pomocí BigQuery.

Některé automatizace můžete implementovat pomocí rozhraní Google Application Programming Interface (API) pomocí libovolného počtu různých programovacích jazyků, i když to znamená, že budete potřebovat nějaké programovací nebo DevOps talenty na své IT pracovníky. Pro veškeré automatizační práce, které jsou k dispozici na webových stránkách Google, musíte použít sadu pro vývoj softwaru Admin (SDK). K opětovnému použití je však zapotřebí skutečných programovacích dovedností. Google poskytuje dokumentaci a návody s ukázkovým kódem, který vám pomůže začít, a najdete také poměrně málo videí na toto téma, ale to není úkol, který bude programovat nováčků jednoduchý. Firemní nabídka také poskytuje přístup k Google App Maker, což je vývojová forma společnosti Google s nízkým kódem pro vytváření obchodních aplikací prostřednictvím vizuálního drag-and-drop a rozhraní založeného na formulářích, které pro základní tvorbu aplikací nevyžaduje kódování.

Oznámení poskytují způsob, jak upozornit správce IT, když nastane událost vyžadující pozornost. Google používá přepínač zapnutí / vypnutí k povolení nebo zakázání upozornění ze seznamu možných událostí. Seznam je sice poněkud omezený, ale pokrývá většinu událostí, které by mohly být pro správce IT zajímavé, včetně problémů se zabezpečením a upozornění na výpadky aplikací.

Pokud jde o zabezpečení, protože firemní účet Google G Suite přichází s e-mailem, efektivní správa uživatelů se stává základním adresářem, zejména pro malé a střední podniky (SMB), které nemusí potřebovat hlubší funkce nabízené plnohodnotnou platformou IDM. Přesto zde Google podporuje některé docela sofistikované funkce, včetně dvoufaktorové autentizace (2FA) na úrovni účtu. Správci IT mohou vyžadovat 2FA skládající se z hesla plus ověřovacího kódu. Na úrovni předplatného Enterprise se může správce IT rozhodnout povolit pouze bezpečnostní klíče, které vyžadují fyzické zařízení, jako je hardwarový klíč USB nebo smartphone. To eliminuje potřebu zvláštního kódu a přidává další vrstvu vyžadující fyzické zařízení. Správci IT mohou umožnit integraci s externími autentizačními službami, jako je Microsoft Active Directory (AD) nebo Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD) a dalšími zdroji kompatibilními s jazykem Security Assertion Markup Language (SAML). Google také používá 128bitové nebo silnější šifrování AES pro všechna data v klidu. Přenos dat využívá protokol HTTPS (HyperText Transfer Protocol Secure) a forward forwardre (FS). Jedná se o techniku ​​určenou k zabezpečení komunikačních kanálů blokováním pokusů o zpětné dešifrování starších relací

Google nabízí jak předpřipravené přehledy, které můžete spustit kdykoli z administrátorského panelu, tak rozhraní API pro přehledy, které vám umožní vytvořit si vlastní vlastní přehledy. Konzervované přehledy zahrnují aktivitu, používání aplikací, zabezpečení a řadu auditních zpráv. Výkazy auditu poskytují podrobné informace o věcech, jako je vytvoření účtu a skupiny, aktivita přihlašování uživatele, vytváření a mazání souborů a vyhledávání v e-mailu. Každá z těchto zpráv o auditu má schopnost filtrování, aby se snížilo množství vrácených informací. Názvy událostí jsou specifické pro každý typ auditu, ale poskytují způsob, jak rychle zobrazit věci, jako jsou neúspěšná přihlášení.

Jak již bylo zmíněno, Google nabízí Team Drive, který funguje jako úložiště souborů pro skupinu uživatelů určených pro rychlé sdílení souborů a spolupráci. Mezi administrativní funkce patří správa členství, řízení oprávnění pro věci, jako je migrace souborů a sdílení odkazů, a převod vlastnictví z jednoho uživatele na druhého. Správce IT má také velmi podrobnou kontrolu nad sdílením souborů členy týmu. Globální výchozí hodnoty se nastavují na stránce „Nastavení pro disk a dokumenty“.

Microsoft Office 365

Společnost Microsoft vždy myslela na podniky a tato zkušenost se ukazuje v Office 365. Admin Center platformy je primárním vstupním bodem pro všechny administrativní úkoly v Office 365. Domovská stránka řídicího panelu představuje běžné činnosti, jako je Přidat, Odstranit, Upravit uživatele, Spravovat fakturaci a další na jednotlivých panelech s názvem Karty. Tyto Karty mohou být odstraněny nebo znovu uspořádány podle vašich potřeb, což usnadňuje vytvoření vlastní stránky, která zobrazuje pouze informace, které IT profesionál potřebuje ke sledování aktuálního stavu, správě uživatelů nebo správě nastavení firemního účtu.

Společnost Microsoft nabízí mobilní aplikaci Office 365 Admin pro Android, iOS a Windows Phone. Tento praktický nástroj vám umožní provádět většinu typických funkcí správy IT přímo z telefonu. Pro zvýšení bezpečnosti poskytuje mobilní aplikace přihlašovací PIN, který zabraňuje neoprávněným činnostem v případě ztráty telefonu. Přestože se z vašeho mobilního prohlížeče dostanete na IT administrátorské stránky pro Google G Suite i Zoho Office, Office 365 je v současné době jedinou ze tří s vyhrazenou mobilní aplikací. A samozřejmě má také verze hlavních aplikací orientované na uživatele dostupné pro Android, iOS a Windows Phone.

Microsoft představil Windows PowerShell již v roce 2003 pod krycím názvem „Monad“. Od té doby společnost intenzivně investovala do rozšíření tohoto nového skriptovacího a automatizačního motoru, který vyústil v PowerShell Core a Office 365 PowerShell. Toto rozšíření PowerShell poskytuje řadu nástrojů pro správu uživatelských účtů a licencí. Společnost Microsoft nabízí administrativní centrum Office 365 pro správu primárních funkcí a konfiguračních bodů, které potřebuje správce IT; Je však důležité si uvědomit, že některé funkce lze spravovat pouze pomocí prostředí PowerShell. To znamená, že pro udržení optimálního provozu sady Office 365 bude vyžadována určitá znalost skriptování.

IT obchody, které používají produkty Microsoft na front-end nebo back-end, však mohou najít značné výhody z investování do některých znalostí PowerShell. Například provádění hromadných operací na velkém počtu uživatelů je pomocí PowerShell mnohem snazší. PowerShell také svítí, když potřebujete filtrovat data nebo provádět operace, jako je výpočet počtu položek ve všech seznamech Microsoft SharePoint Online, které máte pod kontrolou. A pokud spravujete sadu Office 365 v cloudu s dalšími produkty společnosti Microsoft přímo na místě nebo kdekoli v cloudu, jejich vzájemné propojení může být mnohem jednodušší také pomocí prostředí PowerShell.

Pro profesionály z oblasti IT, kteří chtějí rozvíjet své dovednosti v oblasti Office 365, nabízí společnost Microsoft zvláštní certifikaci Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) pro Office 365. Tato certifikace vyžaduje, abyste složili dvě zkoušky, včetně zkoušky 70-346: Správa identit a požadavků a zkoušek Office 365 70-347: Povolení služeb Office 365. Společnost Microsoft nabízí na své webové stránce pro vývojáře kanálu 9 dvě předběžná videa, která si můžete pro přípravu na tuto zkoušku zobrazit. Tyto studijní zdroje vás nejen připraví na zkoušku, ale také předají užitečné znalosti lidem zatíženým správou Office 365 velkému počtu uživatelů, včetně úkolů, jako je zabezpečení dat, správa uživatelů a Office 365 PowerShell.

Vytvoření nových účtů sady Office 365 lze provést také pomocí prostředí PowerShell. Pomocí rutiny PowerShell New-MsolUser (což znamená „příkaz-let“), je možné přečíst seznam jmen ze souboru hodnot oddělených čárkami (CSV) a poté automaticky vytvořit tohoto uživatele, včetně nejen oprávnění pro Office 365, ale také na e-mailový účet aplikace Outlook a položku AD podléhající výchozímu nebo vlastnímu nastavení zásad skupiny. K tomu je Office 365 hluboce svázána s Microsoft Azure AD, který lze propojit s místní AD doménou. Tato integrace poskytuje bezproblémové ověřování uživatelů mezi místními počítači, prostředky a sadou Office 365. Vzhledem k tomu, že AD je de facto průmyslovým standardem pro počítačovou autentizaci, je přijetí sady Office 365 mnohem snazší, zejména pro organizace, které ji již používají v provozovně.

Office 365 podporuje několik metod pro 2FA, včetně volání nebo textů do mobilního telefonu, volání do kancelářského telefonu nebo pomocí speciální aplikace pro oznámení dostupné pro zařízení Android, iOS a Windows Phone. Nastavení pro vícefaktorovou autentizaci (MFA) lze přiřadit jednotlivým uživatelům. Sledování stavu povolení tohoto nastavení se děje na obrazovce Uživatelé centra Office 365 Admin. V zobrazení Aktivní uživatelé se u každého uživatele zobrazí Zakázáno, Povoleno nebo Vynuceno. Povoleno znamená, že uživatel byl zapsán do programu MFA, ale ještě nedokončil proces registrace. Pro větší zabezpečení společnost Microsoft používá k ochraně vašich dat řadu různých vrstev šifrování. Každý správce účtu získá přístup k portálu Service Trust Preview, který poskytuje podrobnosti o úplné bezpečnostní strategii společnosti Microsoft.

Společnost Microsoft nabízí řadu cenových plánů pro Office 365, počínaje od 8, 25 USD za uživatele pro malé podniky a 20 USD za uživatele za měsíc pro předplatné Enterprise E3. Z pohledu IT pro neexistuje žádná preferovaná cenová úroveň pro správu Office 365; nástroje pro správu jsou na všech úrovních cen stejné. Všechny funkce vyšší třídy, jako je prevence ztráty dat, pomoc s dodržováním předpisů a pokročilá ochrana před hrozbami, vyžadují licenci E3, která stojí 35 $ na uživatele měsíčně. Stejně jako nástroj společnosti Google s nízkým kódem, Office 365 přichází také s přístupem k Microsoft PowerApps pro vytváření aplikací bez nutnosti jakýchkoli zkušeností s kódováním.

A konečně, Office 365 také usnadňuje IT profesionálům kombinovat základní sadu produktivity kanceláří s pokročilejšími nástroji, aby svým uživatelům poskytovalo více funkcí, protože se snadno integruje s mnoha dalšími obchodními platformami společnosti Microsoft. Mezi tyto platformy patří nová platforma účetnictví a řízení vztahů se zákazníky (CRM) Dynamics 365, aplikace Microsoft Power BI Business Intelligence (BI) a výše uvedená platforma Microsoft SharePoint Online. Zoho také nabízí tento druh integrace se svým dlouhým seznamem aplikací, ale sada Microsoftu nabízí hloubku funkcí a podnikový design, který je stále bezkonkurenční.

Zoho Office

Zoho Office přichází jako součást předplatného Zoho Docs, přičemž druhým je platforma pro ukládání, spolupráci a sdílení souborů Zoho. Poskytuje podobnou sadu aplikací a úložiště souborů jako Google G Suite a Office 365. Nabídka na základní úrovni je zdarma až pro 25 uživatelů a poskytuje 1 GB online úložiště plus ovládací prvky online správy. Placené úrovně zvyšují úložiště pro jednoho uživatele na 100 GB za 5 $ měsíčně a 1 TB za 8 USD za měsíc. Abyste mohli využívat všech funkcí, včetně integrace AD ​​a SAML, musíte být na úrovni Premium. Úroveň Premium je také vyžadována pro špičkové funkce správy dat, včetně sledování všech dokumentů vytvořených pomocí produktu.

Přidání uživatelů do Zoho Office vyžaduje proces registrace, který je zahájen z e-mailu. Seznam uživatelů, které lze pozvat, lze zadat ze souboru CSV, který obsahuje všechny e-mailové adresy uživatelů. Stejnou funkci lze provést programově pomocí rozhraní Zoho Mail API. Například v sadě Google G Suite, pokud potřebujete změnit název oddělení pro celou skupinu uživatelů, uděláte to prostřednictvím rozhraní API Google napsáním krátkého programu, který přečte seznam uživatelů ze souboru (obvykle soubor CSV)) a poté volá funkci API vyžadovanou pro přidání těchto uživatelů do nové skupiny oddělení. V Zoho je to jednoduše rozhraní Zoho Mail API. Zní to složitě, ale s trochou zkušeností s programováním to není tak obtížné. Přesto je to složitější než provádět stejný úkol pomocí Microsoft AD, pro který by to byla většinou operace založená na kouzelníkovi. Zoho Office používá pro veškerou externí interakci API založené na reprezentativním státním přenosu (REST), takže můžete použít jakýkoli skriptovací jazyk, který chcete automatizovat, a také integrovat (alespoň na vysoké úrovni) s velkým počtem dalších Software-as -a-Service (SaaS) aplikace, které se standardizovaly také na REST.

Z pohledu automatizace je funkce API pro Zoho Office trochu odlišná od ostatních dvou produktů. Ve výchozím nastavení jsou všechny aplikace Zoho integrovány. Chcete-li programově manipulovat s uživateli, musíte přistupovat k rozhraní Zoho Mail API. Seznam dostupných funkcí je poměrně rozsáhlý, včetně možnosti změnit stav 2FA uživatele. Rozhraní API pro účty přidává další funkce, včetně možnosti změnit pravidla pro předávání e-mailů a zprávy o automatické odpovědi na dovolenou.

Zoho Office podporuje šifrování při přenosu při synchronizaci souborů mezi zařízením uživatele a cloudem. Základní technologie zahrnuje 2048bitový jedinečný klíč založený na RSA generovaný pomocí protokolu Perfect Forward Secrecy (PFS) spolu s protokolem Transport Layer Security (TLS). Data jsou chráněna na více místech, aby nedošlo ke ztrátě dat. Kromě toho lze uživatelům povolit 2FA jako počáteční krok ověření.

Zoho Office přichází jako mobilní aplikace pro Android i iOS. Společnost nenabízí mobilní IT administrátorskou aplikaci, ale můžete přistupovat na celý web z libovolného prohlížeče. Zatímco většinu úloh správy lze provádět z mobilního prohlížeče, větší obrazovka tento proces usnadňuje.

Celkově se zdá, že síla Zoho je menší v pokročilých funkcích nabízených v Zoho Office než v řadě dalších produktů, které má Zoho ve svém portfoliu, které se všechny snadno integrují do sady produktivity. Tyto produkty jsou rozmanité, včetně produktů pro účetnictví, BI, CRM, point-of-sale (POS) a mnoho dalších, včetně podnikové platformy Zoho Creator s nízkým kódem, která soupeří s vizuálními možnostmi vytváření aplikací sady G Suite a Office 365. To znamená, že IT profesionálové mohou vytvořit spravedlivě cílenou sadu nástrojů pro mnoho různých druhů podniků jednoduše výběrem správné kombinace softwaru. Nevýhodou je, že tyto nástroje nejsou tak přizpůsobitelné z hlediska automatizace, uživatelského rozhraní a pracovního postupu jako ty v portfoliu společnosti Microsoft. Na druhou stranu jsou pěkně ceny a dávají Zoho o krok napřed před Googlem, protože Google jednoduše nenabízí většinu těchto dalších nástrojů (s výjimkou BI a datové analýzy).

Sečteno a podtrženo

Office 365 je naší nejlepší volbou z pohledu IT profesionálů. Protože je služba Office 365 postavena na platformě pro správu softwaru a uživatelů orientované na IT ve formě služby AD, má jednoduše více nástrojů IT pro profesionály z oblasti IT, které mohou využívat, než ostatní hráči. Microsoft k tomu přidává celou řadu dalších nástrojů a zdrojů, jako jsou ty v Centru zabezpečení a v Office TechCenter, navíc nabízí bohatý zdroj cloudové infrastruktury a nástroje pro správu v Microsoft Azure, které v podstatě umožňují „snap-in“ integraci s Kancelář 365.

Google a Zoho sice nabízejí některé z těchto funkcí, ale ne vždy se shodují s bodem pro bod, i když Google se blíží nástrojům pro správu a infrastrukturu, které nabízí prostřednictvím Google Cloud. Pokud se však domníváte, že Office 365 lze snadno rozšířit o cloudové verze nejoblíbenějších serverových produktů společnosti Microsoft, jako jsou Dynamics 365, Exchange Online a Microsoft SharePoint Online, Google se stává slabším hráčem, přičemž pouze Zoho má konkurenční softwarové portfolio (ačkoli jeho produkty jsou více zaměřeny na SMB, zatímco Microsoft se zaměřuje přímo na podnik).

Celkově Google G Suite dělá pokroky a osloví ty, kteří hledají alternativu společnosti Microsoft. Přestože se jeho funkce ověřování nebo automatizace zcela neshodují, přináší jednoduchost Gmailu při plnění úkolů správy IT. Zoho Office je ze všech tří nejlevnější a nabízí některé zajímavé funkce, jako je 1 TB úložiště měsíčně za 8 $. Nevýhodou bylo, že nástroje pro správu a podávání zpráv chyběly. Automatizace může být provedena, ale ne na stejné úrovni funkčnosti jako v ostatních dvou produktech.