Špatná správa smluv může stát vaše obchodní peníze

Podle nové zprávy od SpringCM šedesát čtyři procent společností tvrdí, že procesy schvalování smluv způsobují zastavení obchodů. Největší výzvou, které organizace čelí, je řízení pracovních postupů ve smluvních podmínkách a získání odhlášení od primárních zúčastněných stran. Největší překážkou, které společnosti čelí, je podle průzkumu nedostatek procesů pro správu a posun smluv. Šedesát procent společností používá ke správě smluv e-mail, zatímco pouze 32 procent společností používá nástroj pro správu smluv. Šest procent společností uvádí, že nemají vůbec žádný proces správy smluv.

„Pokoušet se získat kontrakty prostřednictvím interních a externích schvalovacích procesů je jen nešťastná zkušenost, “ řekl Erik Severinghaus, ředitel strategie a aliancí na SpringCM. „Smlouva je v podstatě nestrukturovaná data, která pracujete ve dvou různých organizacích se dvěma různými sadami nástrojů a procesů. Na konci dne, pokud provádíte e-mailem a přílohami, pak se nikdo nestane viditelným do procesu a nikdo nemůže tento proces optimalizovat. ““

„Pokud se podíváte na průzkum a největší výzvy respondentů, “ řekl Will Wiegler, marketingový ředitel SpringCM, „první čtyři jsou pracovní postup, generování nových smluv, sledování a schvalování. To jsou obchodní procesy, které jsou zaseknuty. lidé ani nevědí, kde se uzavírají smlouvy. Komu je doručená pošta? Kdo ji dostane dál? “

(Obrázek Via: SpringCM)

Co může Správa smluv dělat?

Nástroje správy smluv nabízejí podnikům možnost ukládat, sledovat, upravovat a spouštět zprávy o datech založených na kontraktech. To obvykle zahrnuje cloudový software, který umí automaticky číst a agregovat data, jakož i doručovat upozornění zúčastněným stranám, když je čas na provedení konkrétní smlouvy. Severinghaus uvedl, že společnosti, které se pokoušejí řídit tyto procesy bez softwaru, se snaží o data koroze ze sedmi nebo osmi různých typů dokumentů nebo souborů a poté převádějí tyto informace do standardizované smlouvy nebo faktury. V těchto scénářích vysvětlil: „Musí existovat lidská chyba.“

Ve skutečnosti se dokonce společnosti, které využívají software pro správu smluv, stále snaží vyhýbat se častým chybám. Podle respondentů je lidem připisováno devadesát dva procent chyb v řízení smluv. Sedm procent společností tvrdí, že k lidským chybám dochází velmi často. „Prodejce miluje rozhovory se zákazníky, miluje budování vztahů, ale obecně nenávidí matematiku, aritmetiku, finance a manuální práci s překladem čísel napříč různými systémy, “ řekl Severinghaus. "Pokud je zadáte ručně, když budete tahat tyto věci ručně, neměli byste být překvapeni, pokud v tomto procesu uvidíte chyby."

(Obrázek Via: SpringCM)

Čtvrtina všech dotázaných podniků tvrdí, že IT je zapojeno do procesu pracovních smluv, což je krok, který by mohl pomoci vyrovnat některé lidské chyby spojené s protokolováním a zpracováním smluv. Než dodavatelé softwaru pro správu smluv promluví s potenciálními klienty, oddělení IT obvykle pracovalo s obchodními analytiky na definování standardizovaného pracovního postupu, který zohledňuje obchodní procesy, technologie a případné předchozí problémy, které je kombinují (např. Proč se tabulky nepřekládají do faktury).

Například: Nejlepší nástroje pro správu smluv, které jsme zkontrolovali, nabízejí věci jako automaty pracovního postupu, funkce chatu v aplikaci a e-mailová upozornění, která upozorňují lidi, když je čas jednat na základě smlouvy. Některé z těchto funkcí lze nalézt v nástrojích pro výběr editorů, jako jsou Agiloft a Mitratech Získání smluv uzavřených, stejně jako SpringCM.

Tyto funkce mohou také pomoci urychlit smluvní cyklus a ušetřit společnostem peníze. Délka typického smluvního cyklu pro respondenty z průzkumu byla mezi jedním a dvěma měsíci (33 procent). Dvacet dva procent respondentů tvrdí, že jejich smluvní cyklus trvá déle než čtyři měsíce. Dvacet procent respondentů tvrdí, že použití softwaru pro správu smluv ušetřilo své obchodní peníze.

Správa budoucích smluv

Když do mixu přidáte nové technologie, jako je umělá inteligence (AI) a strojové učení (ML), má správa smluv potenciál být pro uživatele ještě výhodnější. „AI bude neuvěřitelně důležité, “ řekl Severinghaus. „Existují případy rodícího se použití, kdy AI umožňuje vzájemné dohody o mlčenlivosti. AI může provádět základní přezkum smlouvy a klasifikaci smlouvy.“

Bohužel AI nevyřeší obtížnou výzvu rozvoje procesu správy smluv, což je první krok k automatizaci. „Jsme cesty, jak AI řešit výzvy obchodních procesů, “ řekl Severinghaus. „Objevují se nové technologie a všichni si myslí, že budou kouzelnou kulkou. Protože tato technologie nyní existuje, domnívají se, že nebudeme muset dělat tvrdou práci a analyzovat naše obchodní procesy. AI je právě v tomto bodě, kdy lidé říkají, že vyhráli "Nemusím dělat tvrdou práci, protože AI pro nás udělá magickou práci. AI je ve skutečnosti epitome systému, který je závislý na strukturovaných datech a strukturovaný proces, který tyto algoritmy trénuje."

Tento nedostatek standardizace je důvodem, proč společnosti, jako je SpringCM, vybízejí podniky, aby vyvinuly proces správy smluv ještě předtím, než se obrátí na dodavatele. „Nemít proces je receptem na problémy ve všech fázích, “ řekl Wiegler. "Nemůžete škálovat firmu bez procesu, jak spravujete smlouvy." Aby Wiegler začal kodifikovat proces správy smluv, musí si podniky položit následující otázky: „Co teď děláte? Co lze strukturovat z hlediska procesu, který lze identifikovat?“ Jakmile zjistíte, jaký byl váš proces, a měl by být, budete moci spolupracovat s dodavateli IT a softwaru a vytvořit systém, který bude fungovat. Nebo, jak řekl Wiegler, „nemůžete něco automatizovat, pokud nerozumíte tomu, co je první.“

SpringCM provedl průzkum u 1 409 respondentů, z nichž 32 procent pocházelo ze společností s méně než 100 zaměstnanci a 16 procent z nich pocházelo ze společností s více než 8 000 zaměstnanci.