Obsah:
Video: Forget Inbox Zero (Do Email This Way Instead) (Listopad 2024)
Obsah
- The Push for Zero Email
- Komunikace je bez e-mailu
V roce 2011 učinil Thierry Breton, generální ředitel a předseda francouzské společnosti Atos, odvážné prohlášení, že do tří let plánuje odstranit firemní e-mail. Myšlenka vyvolala tolik kontroverze jako ocenění. Nyní jsou tyto tři roky nahoře. Jak to udělala společnost?
Telefonicky jsem zjistil Marca Bovense, manažera globálního programu Zero Email Global Program Manager v Atosu, abych zjistil, zda společnost zasáhla svou značku. Bovens vysvětlil, že tlak na nulový e-mail byl ve skutečnosti součástí většího zaměření na zdraví zaměstnanců. Lidé v Atosu (stejně jako všichni ostatní, kteří sedí celý den před počítačovým terminálem) se cítili ohromeni e-mailem nebo přesněji informacemi, které způsobují e-maily.
Atos není malý start. Společnost zaměstnává více než 76 000 lidí ve 52 zemích. Atos je mezinárodní společnost poskytující IT služby, která spolupracuje s rozsáhlým spektrem podniků - od bankovního průmyslu po obranu a bezpečnost. Jak můžete všechny tyto lidi dostat s obrovským množstvím práce, kterou vykonávají, od vzájemné komunikace prostřednictvím e-mailu?
Jill Duffy: Bylo to v roce 2011, kdy společnost Atos oznámila cíl zbavit se všech interních e-mailů do tří let. Tato tříletá známka už prošla a já jsem přemýšlel: Jak to jde?
Marc Bovens: Tříleté období skončilo začátkem tohoto roku v únoru. Opravdu jsme dosáhli některých důležitých milníků pro program, z nichž nejdůležitější je řešení přetížení informací.
Již jsme publikovali a sdělili jsme, že jsme dosáhli 60% snížení e-mailu. A samozřejmě je to kompenzováno prací jiným způsobem a použitím nové sady nástrojů vedle aplikace Outlook pro e-mail.
JD: Můžete mi říci o některých z těch nástrojů, které používáte?
Tyto tři jsou samozřejmě dobře integrovány. Například v rámci platformy ZEN-BlueKiwi jsme integrovali Lync pro přítomnost. Lidé mohou kliknout na libovolný obrázek a zahájit rychlé zasílání zpráv nebo zahájit hovor přes internet. Máme dobrou integraci mezi komunitami a weby SharePoint, aby se lidé mohli snadno připojit ke komunitě pro spolupráci BlueKiwi.
Abychom se trošku zabývali otázkou, jaké byly fáze [zavedení do nulového e-mailového plánu], strávili jsme v prvním roce spoustu času tím, čemu říkáme „e-mailová etiketa“. Začali jsme také trénovat naše manažerské týmy.
JD: Když říkáte „e-mailovou etiketu“, máte na mysli, kdy je vhodné versus kdy je nevhodné používat pro komunikaci e-mail?
MB: Správně. Pozitivně jsme chtěli lidi motivovat k osobnímu rozhovoru, například, když je to nejvhodnější. Měli jsme prudký nárůst v přijetí Lync. Lidé opravdu začali používat rychlé zasílání zpráv, ale také sdílení aplikací a videokonference přes Lync. Skutečně šlo o změnu chování pomocí správného nástroje pro správnou aplikaci.
JD: Jak si myslíte, že to změnilo kulturu společnosti?
MB: Bylo snazší stát se mnohem více zaměřeným na zákazníka. Jak víte, Atos je opravdu velká společnost. V průběhu let jsme se akvizicí hodně rozrostli. Zaměřujeme se na to, čemu říkáme opakující se příjmy, tedy dlouhodobé kontakty. Tento [přechod na používání jiných komunikačních nástrojů] skutečně přinesl novou úroveň zaměření na zákazníka. Proč? Protože je nyní pro lidi tak snadné zakládat komunity zákazníků a mít týmovou práci na celém světě, aby mohli řešit výzvy zákazníka v komunitě. V minulosti jste prostřednictvím e-mailu dostávali zbytečné množství e-mailů, například způsobené lidmi, kteří plně nespolupracovali. To je jeden z klíčových výsledků tohoto programu.
Druhou je, že jsme Atosu opět zmenšili. Jednoduchá skutečnost, že máte seznam profilů, které lidé udržují na podnikové sociální síti, v kombinaci s přítomností Lync, je mnohem snazší najít své vrstevníky, aby zahájili diskusi, nebo se připojili ke komunitě, o které si myslíte, že je zajímavý. Díky tomu je Atos malý a buduje důvěru.
Máme mnoho odborníků v různých oblastech, ale jsou rozptýleni po celém světě. Je to pro lidi jednodušší spolupracovat, když máte trochu důvěry ve vztah, trochu porozumění vzájemným znalostem a schopnost spolupracovat mnohem snadněji. To to přineslo zpět - a možná jsem příliš melancholický -, ale přineslo to zpět tento útulný pocit společnosti, kde lidé mohou spolupracovat. To není něco, co můžete dělat jen s e-mailem nebo jen s SharePointem.
Je to opravdu výsledek způsobu, jakým jsme to udělali, což je stále docela jedinečné. Mnoho společností zahájilo iniciativy v oblasti sociální spolupráce. Dělají pilota. Pak udělají dalšího pilota a snaží se jej prodloužit tak, aby nakonec skončilo adopcí v celé společnosti. Ale udělali jsme to jinak. Na začátku jsme opravdu strávili spoustu času vysvětlením lidem, že musíme změnit naše chování v oblasti spolupráce, že například potřebujeme, aby manažeři změnili styl řízení.
Máme velký program školení pro manažery, aby pochopili přínos spolupráce a pro ně také inteligentnější práci v tomto kontextu spolupráce v komunitách v podnikové sociální síti.
JD: Když jste se rozhodli snížit interní e-mail - a jsem rád, že slyším 60 procent; to je opravdu působivé číslo - jaký byl původní impuls k tomu?
MB: To bylo to, čemu říkáme program. Jednou z ambicí Atosu je posunout se v žebříčku toho, že je skvělým místem pro práci, trávením času a pozorností na to, co je třeba zlepšit na základě vstupů a zpětné vazby od našich zaměstnanců.
V té době jsme opravdu dostali silné signály, že e-mail se stal problémem - nebo možná ne "e-mailem", ale přetížením způsobeným e-mailem.
Všechna tato zneužití e-mailu vedla ke skutečnosti, že lidé byli velmi nepohodlní. Množství času, který lidé trávili e-mailem, se blížilo, v některých našich týmech 30 nebo dokonce 40 procent času společnosti!
V kombinaci se skutečností, že jsme se začali ptát na všechny druhy otázek, například: „Myslíte si, že je to dobrý čas?“ protože možná to není problém, že trávíme 40 procent času prací s e-maily a tříděním e-mailů a reagováním na e-maily. Ale obecně to bylo považováno za většinou neproduktivní.
Takže tady jsme, vedení velké společnosti a vaši zaměstnanci vysvětlují, že 40 procent z toho, co dělají, je pro společnost sporné.
