Rychlý start: nakonfigurujte základní crm v 10 jednoduchých krocích

Base CRM je PCMag's Editors 'Choice pro CRM software. Rozložení videa je navrženo tak, aby vás rychle a snadno rozběhlo a provozovalo se systémem CRM. Provede vás všemi počátečními kroky nastavení, organizace a používání účtu. V článku rozebíráme úkoly, jako je přizpůsobení prodejních kanálů, konfigurace správy potenciálních zákazníků a nastavení automatických akcí.

Obsah

• Krok 1: Přehled řídicího panelu
• Krok 2: Přizpůsobení oznámení
• Krok 3: Vedení vs. kontakty
• Krok 4: Vytváření a správa nabídek
• Krok 5: Přizpůsobení vašich prodejních potrubí
• Krok šestý: Přidání vlastních polí
• Krok sedm: Plánování schůzek
• Krok osm vytvoření a přiřazení úkolů
• Krok devět integrace vašeho e-mailu
• Krok 10 Nastavení automatizovaných akcí

Přehled řídicího panelu Přizpůsobení oznámení potenciálních zákazníků a kontaktů Vytváření a správa nabídek Přizpůsobení vašich prodejních kanálů Přidání vlastních polí Plánování schůzek Vytváření a přiřazování úkolů Integrace vašeho e-mailu Nastavení automatických akcí

Krok 1: Přehled řídicího panelu

Naučte se, jak v tomto krátkém videu používat hlavní panel CRM, včetně přehledu aktivity účtu, shrnutí potrubí a možností filtrování. Existují tři typy profilů základní CRM, z nichž každý má různá oprávnění: Uživatel, Správce a Podnik. Uživatelský profil může vidět pouze svou vlastní aktivitu, manažer může vidět svou aktivitu a aktivitu svých přímých zpráv a podnikoví uživatelé mohou vidět aktivitu pro celé týmy.

V opačném případě vypadají dashboardy napříč všemi profily stejně, potrubí a shrnutí obchodů na levé straně, aktivita účtu ve středu a úkoly a schůzky na pravé straně. Novým přírůstkem do uživatelského rozhraní (UI) je univerzální tlačítko Přidat, které lze použít k přidávání nových kontaktů, potenciálních zákazníků a dalších záznamů z libovolné obrazovky, včetně řídicího panelu.

Můžete vidět informace o vašich obchodech na nejvyšší úrovni, filtrované potrubím, stejně jako aktivitu za posledních 30 dní, včetně souhrnu obchodů, které byly vyhrány a prohry nebo označeny jako nekvalifikované. Aktivita účtu je organizována pomocí poznámek, dokončených úkolů a obchodů. V tomto sloupci uvidíte pokaždé, když někdo přidá nový obchod, kontakt, poznámku, úkol nebo změní stav nebo fázi potenciálního zákazníka nebo obchodu. Nakonec jsou úkoly a nadcházející schůzky na pravé straně; úkoly po lhůtě splatnosti jsou zobrazeny červeně. Podívejte se na video, kde najdete tipy na filtrování obsahu a přizpůsobení řídicího panelu vašim konkrétním potřebám.

Krok 2: Personalizace oznámení

Toto video vás provede správou oznámení. V CRM CRM jsou tři různé typy oznámení: přednastavená oznámení, personalizovaná oznámení a webová oznámení.

Přednastavená oznámení zahrnují softwarové aktivity, jako je například přiřazení potenciálního zákazníka, obchodu nebo úkolu, jakož i připomenutí schůzky a úkolů. Existují také systémová oznámení, například když je import nebo export dokončen nebo když je nový záznam vytvořen z formuláře pro zachycení. U každého z nich si můžete zvolit upozornění na web, upozornění e-mailem nebo vypnout oznámení.

Uživatelé mohou vytvářet přizpůsobená oznámení týkající se potenciálních zákazníků, kontaktů a nabídek. Pro každý z nich si nejprve vyberete filtr, například potenciální zákazníky, kteří patří konkrétním týmům nebo uživatelům, nebo obchod, který je v určité fázi. Poté vyberete spoušť. Například můžete chtít dostávat upozornění, když je úkol přidán do nového obchodu nebo když se změní fáze obchodu v potrubí. Oznámení mohou mít více než jeden spouštěč. Můžete dostávat webová, e-mailová a mobilní upozornění.

A konečně, uživatelé, kteří se zaregistrovali do služby Voice Voice nebo se integrovali s jiným poskytovatelem podnikových hlasových služeb, se mohou přihlásit k webovým upozorněním na příchozí hovory a textové zprávy. Základní hlas obsahuje jedinečné telefonní číslo a automaticky zaznamenává hovory a zprávy do kontaktů a kontaktů.

Krok 3: Vedení vs. kontakty

Pokud jste novým zákazníkem CRM, možná se budete chtít zmást, pokud jde o potenciální zákazníky a kontakty. V Base CRM je vedoucí osoba vedoucí osoba, společnost nebo obchodní příležitost, která ještě není součástí prodejního potrubí. Patří sem lidé a společnosti, které jste objevili prostřednictvím sítí, ale s nimiž jste dosud neuzavřeli obchodní dohodu. Olovo je o potenciálu. Jakmile zájem o produkt nebo službu projeví zájem, lze je převést na kontakt. Kontaktem může být také někdo, s kým jste v minulosti podnikali a pravděpodobně nabídnete opakované podnikání.

Karty Lead a Contact v Base CRM vypadají a fungují podobně s mnoha vyhledávacími filtry. Potenciální kontakty jsou kategorizovány třemi způsoby: nové, funkční a nekvalifikované. Kontakty jsou rozděleny mezi potenciální zákazníky a zákazníky. Kontakty mohou být spojeny s jedním nebo více obchody. U potenciálních zákazníků i kontaktů můžete vidět související úkoly a schůzky v jejich zápisu a související dokumenty. Potenciální kontakty lze převést na kontakty, ale tuto akci nelze vrátit.

Krok 4: Vytváření a správa nabídek

Nabídky jsou obchodní příležitosti související s potenciálním zákazníkem nebo kontaktem. Prochází vaším prodejním potrubím, což představuje váš prodejní proces. Každý plynovod končí v jedné ze tří uzavřených etap: vyhrál, prohrál nebo nekvalifikoval. Vyhrál a prohrál je samovysvětlující; označení obchodu jako nekvalifikovaného znamená, že to nebylo úplné odmítnutí. Neoprávněné důvody mohou být o načasování, rozpočtu, reorganizaci společnosti nebo jakémkoli prvku, který je mimo vaši kontrolu. Tyto tři kbelíky pro obchody usnadňují sledování vašeho úspěchu a lépe zacílí na váš prodejní tým.

Na stránce Nabídky můžete vidět, kolik obchodů je v každé fázi plynovodu. Stejně jako potenciální zákazníci a kontakty můžete také filtrovat nabídky podle všech polí, která používáte. V záznamu o transakci uvidíte, který kontakt, potenciální zákazník nebo společnost je k němu připojena, nedávnou aktivitu a její hodnotu a procentuální pravděpodobnost. Zobrazí se také všechny související úkoly nebo schůzky. Můžete také změnit fázi obchodu zde.

Krok 5: Přizpůsobení vašich prodejních potrubí

Potrubí prodeje se skládají z etap. Základní CRM má šest stupňů po vybalení z krabice, ale můžete přidat více nebo smazat vše, co nemáte v plánu používat. Můžete také přejmenovat a změnit pořadí fází na základě procesů vaší společnosti. Existují dva typy fází: aktivní a uzavřené. I když můžete přejmenovat kteroukoli ze tří uzavřených etap, které výchozí vyhrávají, prohrávají a nekvalifikují, můžete je odstranit nebo přidat další.

Pokud máte více prodejních potrubí, můžete si každý z nich přizpůsobit s různými fázemi. Pokud tedy prodáváte produkty i služby, můžete mít potrubí, které se hodí pro každý proces.

Krok šestý: Přidání vlastních polí

Potenciální zákazníci, kontakty a nabídky mají velké množství výchozích polí, ale to vždy nestačí. Vlastní pole vám umožní shromažďovat a ukládat další informace o vašich vyhlídkách, které jsou jedinečné pro vaše podnikání. Základní CRM má různé možnosti vlastních polí. Můžete vytvořit pole pro jeden řádek textu, odstavec textu, zaškrtávací políčko, rozbalovací nabídku, nabídku s výběrem, datum, e-mail, telefon, adresu a adresu URL. Můžete přidat libovolný počet vlastních polí a pro rozevírací nabídku a výběr z více možností až 500 možností.

Krok sedm: Plánování schůzek

Základní CRM je dodáváno s funkcí kalendáře a můžete také do svého účtu integrovat jeden nebo více Kalendářů Google. Jako výchozí musíte zvolit jeden kalendář, který je jediný, který můžete upravovat. Schůzky z jiných kalendářů se zobrazují šedě. Když vytvoříte schůzku, můžete ji spojit s vedoucím, obchodem nebo kontaktem. Stačí začít psát jméno a základní CRM navrhne všechny záznamy, které odpovídají.

Tyto schůzky se zobrazí v záznamu o vedení, kontaktu nebo dohodě. Uložením schůzky ji přidáte do svého kalendáře a rozešle pozvánky dalším účastníkům. Logo společnosti můžete nahrát tak, aby se zobrazovalo ve všech pozvánkách. Můžete také přidat schůzky z hlavních stránek, kontaktů nebo stránek obchodů. Když si prohlédnete schůzku, uvidíte, kteří účastníci pozvánku přijali a odmítli.

Krok osm: Vytváření a přiřazování úkolů

V Base CRM jsou všechny úkoly spojeny s obchodem. Úkoly můžete přidávat na kartě Kalendář nebo Úkoly nebo přímo z kontaktů, kontaktů nebo obchodů. Úkoly mají lhůty a volitelné připomenutí, které lze zaslat jeden týden, jeden den, jednu hodinu, 30 minut, 15 minut nebo pět minut před datem splatnosti nebo v přesný čas data splatnosti. Zpožděné úkoly se zobrazují červeně. V závislosti na vašich oprávněních můžete úkoly přiřazovat sobě nebo jiným uživatelům.

Krok 9: Integrace vašeho e-mailu

Základní CRM má e-mailový nástroj, ale také se integruje s Gmailem a dalšími poskytovateli e-mailu. Integrace vašeho e-mailového účtu znamená, že komunikace s potenciálními zákazníky a kontakty je automaticky protokolována, takže máte čas na důležitější práci. Váš e-mailový účet bude synchronizován dvěma způsoby: e-maily odeslané v aplikaci Base CRM se zobrazí ve vašem e-mailovém klientovi a naopak. Po dokončení počáteční synchronizace e-mailů vám aplikace Base CRM pošle e-mail.

Váš e-mail je rozdělen do čtyř složek: Doručená pošta, Untracked E-maily, Odeslané a Archivované. Doručená pošta obsahuje e-maily, které jsou ve vašem účtu spojeny s potenciálními zákazníky, kontakty a obchodem. Nekontrolované e-maily jsou e-maily, které nejsou spojeny s vaším účtem. Z této složky můžete přidat e-mail jako kontakt nebo kontakt. Ve složce Odeslané vidíte, zda byl e-mail zobrazen a kolikrát byl zobrazen. Tímto způsobem můžete identifikovat zprávy, které propadly trhlinami nebo byly odeslány na nesprávnou e-mailovou adresu. Jakmile zprávy přestanou být důležité, můžete je odstranit nebo je archivovat.

Krok 10: Nastavení automatických akcí

Pokud zjistíte, že děláte stejný úkol znovu a znovu, tak proč ne automatizovat? Základní CRM má několik možností pro automatické vytváření úkolů na základě určitých událostí. Chcete-li vytvářet automatické akce, musíte být uživatel na úrovni správce, který je správcem účtu. Mezi příklady patří vytváření úkolů, když se dohoda přesune do nové fáze, nebo aktualizace vlastního pole, když se vytvoří nová dohoda. Nejprve vyberete událost, která spustí akci. Možnosti zahrnují: když je vytvořen nový zájemce, když je vytvořen nový kontakt, když je vytvořen obchod nebo když je obchod přesunut do jiné fáze. Některé z těchto událostí mají podrobnější možnosti, jako je filtrování podle společnosti, potrubí nebo fáze obchodu.

Dále se rozhodnete, jaký by měl být úkol, přiřaďte jej uživateli a případně přidejte datum splatnosti. Můžete vytvořit více úkolů na automatickou akci.