VoIP a ucaas: rozdíly jsou vysvětleny

Většina organizací provozuje své firemní telefony prostřednictvím poskytovatele služeb hlasu přes IP (VoIP). Snadnost správy a úspory nákladů ve většině případů jednoduše převyšují systémy PBX ve starém stylu, zejména pro malé a střední podniky (SMB). Poskytovatelé VoIP však nečinně seděli. Protože VoIP proměňuje hlas v software, tito vývojáři byli velmi zaneprázdněni vývojem svých platforem do vícekanálových doručovacích systémů, označovaných jako Unified Communications-as-a-Service (UCaaS). Zní to složitě, ale je to opravdu jednoduché, pokud se soustředíte na to, co potřebujete, spíše než na potenciální nesčetné možnosti, které by na vás poskytovatelé mohli házet.

„Vysvětlím, co získáte, když budete pracovat s typickým poskytovatelem služeb VoIP, včetně většiny těch, které naši čtenáři vybrali v letošním ocenění PCMag Business Choice Awards pro poskytovatele VoIP. Pokryju také to, co dostanete, pokud váš poskytovatel VoIP nabízí UCaaS. Než se dostanu ke specifikům, dovolte mi, abych vám poskytl jednoduchý přehled VoIP a UCaaS. Požádal jsem Curtis Petersonovou, senior viceprezidentku cloudových operací u poskytovatele podnikových telefonních systémů RingCentral, aby pomohl rozlišit mezi těmito dvěma službami.

„VoIP je obvykle pouze poskytovatel hlasových služeb, příchozí a odchozí hovory, “ vysvětlil Peterson. „UCaaS se v podstatě dívá na veškerou obchodní komunikaci a přenáší je přes IP nebo internetový protokol. VoIP je jediný režim. UCaaS je multimodální: posílání textových zpráv, chatování, videokonference, sdílení obrazovky, videokonference. Používá však VoIP k napájení hlasové části.. “

Dobře, takže nyní, když máte základní představu o rozdílu mezi VoIP a UCaaS, rozdělím to, co získáte s každou službou.

Funkce VoIP

Ve svém jádru je VoIP digitální telefonní služba, která používá internet k přepravě a doručování komunikací. Telefonovat a přijímat hovory z vašeho internetového připojení můžete pomocí sluchátek, jako byste tomu bylo u většiny tradičních kancelářských nastavení nebo prostřednictvím softwarových telefonů (což jsou softwarové aplikace). Díky využití mikrofonu a reproduktorů na ploše, notebooku nebo smartphonu můžete telefonovat stejným způsobem, jako byste použili typický telefon.

VoIP nabízí mnoho stejných zařízení jako váš poskytovatel telekomunikačních služeb. Budete moci přijímat a poslouchat hlasové zprávy a sledovat hovory pomocí ID volajícího. Hovory lze přesměrovat na alternativní linky, pokud někdo není k dispozici pro příjem hovoru. Mezi další funkce, které nabízí VoIP, patří automatické obsluhy, přidržení hovoru, protokoly hovorů, sledování hovorů, nahrávání hovorů, přepisy hovorů, telefonické konference a přenos čísel.

Funkce UCaaS

Pokud se rozhodnete jít s poskytovatelem pouze VoIP, pak vám bude chybět jedna zjevná funkce: video. UCaaS vám poskytovatel služeb umožní také naplánovat videohovory typu one-on-one a také videokonference typu one-to-many. To se nemusí zdát jako nutnost pro menší společnosti, ale jak se váš tým mění a jak si najímáte v různých geografických oblastech, budete chtít provádět videohovory „tváří v tvář“. S videokonferencemi a VoIP budete moci dělat věci, jako jsou schůzky se stovkami účastníků, sdílet obrazovku se všemi účastníky a dokonce sdílet a přijímat soubory všem účastníkům hovoru nebo jednotlivým účastníkům.

Nástroje UCaaS také umožňují chat a textovou zprávu se spolupracovníky na vašem plánu. Proč byste potřebovali tuto funkci? Pokud tedy provádíte videohovor s klientem a váš obchodní zástupce mluví promyšleně, můžete jí poslat zprávu soukromého chatu, aby se všichni dostali na stejnou stránku. Díky tomu mohou členové vašeho týmu raději posílat chatové zprávy než e-maily, aby diskutovali o časově citlivějších a náhodnějších interakcích.

Někteří poskytovatelé UCaaS umožňují hlubokou spolupráci a správu skupinových projektů. To zahrnuje sdílení dokumentů a simultánní úpravy, seznamy úkolů, sdílené kalendáře a dokonce i společné ukládání souborů.

Pokud jste jedním z těch podivných koček, kteří si stále užívají odesílání a přijímání faxů, pak vám některá řešení UCaaS umožní, aby tak učinili z vašeho počítače nebo mobilního zařízení (kde se faxy automaticky uloží do vašeho Dropbox nebo účtu Microsoft OneDrive). Tato funkce také poskytuje lepší přehled o tom, kdo odesílá a přijímá faxy, co faxuje, a umožní vám vypnout nevyžádané faxy.

Snad nejdůležitějším aspektem platformy UCaaS je její schopnost integrace s řešeními třetích stran, která vám pomohou lépe stahovat a exportovat data z nástroje na nástroj. Například, pokud potřebujete zavolat zákazníkovi a chtěli byste získat přístup k jejím záznamům, abyste zlepšili svou komunikaci, integrace mezi vaším účtem Salesforce a nástrojem UCaaS to neuvěřitelně usnadní. Z ovládacího panelu Salesforce budete moci zahájit hovor, zobrazit historii interakce zákazníka a přidat poznámky o tom, co se během hovoru říká. Díky e-mailové integraci do aplikace Microsoft Outlook můžete volat přímo z těla e-mailu.

Integrace jsou zvláště užitečné pro společnosti, které plánují používat svůj nástroj UCaaS k reakci na vstupenky na helpdesk. Představte si, že vaše služba opakuje možnost volat a přijímat hovory přímo v konzole helpdesku. Představte si, že jim budete moci během hovoru prozkoumat interakce se zákazníky nebo přidat poznámky do záznamů o zákaznících, a poté svázat tato data zpět s vašimi nástroji UCaaS, helpdeskem a řízením vztahů se zákazníky (CRM) pro pozdější editaci.

„Společnosti, které se dívají na prostá řešení VoIP, přicházejí o příležitost dát dohromady více komunikačních nástrojů společně s prodejcem a získat tak slevu, “ řekl Peterson. Důvodem je to, že většina dodavatelů nabízí hromadné slevy, když svazujete všechny své nástroje UCaaS namísto komunikačních nástrojů vybírajících třešně u více dodavatelů. Přemýšlejte o tom, jak si zakoupíte doma kabelové, internetové a telefonní služby: cena všech tří společně je obvykle nižší než cena u tří různých dodavatelů za každého.

Balíček také zaručuje, že každá služba se bez problémů integruje a podává zprávy o sobě. „Pokud máte jednoho poskytovatele pro VoIP, jednoho pro video a jednoho pro chat, nemůžete mezi nimi sdílet analytiku, “ vysvětlil Peterson.