Recenze a hodnocení společnosti Asana

Nadšenci produktivity milují Asanu - az dobrého důvodu. Tento online týmový nástroj pro spolupráci se specializuje na správu pracovních toků, ale také řeší drsné řízení úkolů pomocí aplomb. To znamená, že Asana by se neměla zaměňovat s plnohodnotným softwarem pro řízení projektů, a to navzdory nové funkci na časové ose. Neobsahuje ani nativní sledování času, ani další pokročilé nástroje, které očekáváme pro komplexní správu projektů. Ale pro správu úkolů a pracovních toků je to flexibilní a elegantní nástroj, který můžete přizpůsobit své vůli. Asana je jednou z nejlepších aplikací pro spolupráci a produktivitu pro týmy a výběr editorů.

Ceny a plány

Pokud chcete vidět, o čem je Asana, nabízí služba týmům s 15 a méně členy bezplatnou úroveň účtu. Jediná další hlavní omezení jsou v tom, že nemůžete použít Asanovo zobrazení časové osy, pokročilé řídicí panely ani pokročilé vyhledávací nástroje. O všech těchto funkcích diskutujeme později. Uživatelé bezplatného účtu získají všechny další funkce správy úloh, včetně možnosti vytvářet úkoly, přiřadit k nim lidi, přidávat termíny, psát komentáře a připojovat soubory. Počet úkolů nebo projektů, které můžete vytvořit, není nijak omezen. Před přechodem na placenou úroveň služeb doporučujeme používat účet zdarma po dobu nejméně několika týdnů u malé testovací skupiny.

Asana Premium stojí 119, 88 $ na osobu za rok nebo 11, 99 $ na osobu, pokud platíte měsíčně. Účet Premium zahrnuje vše v účtu zdarma a odstraňuje limity velikosti týmu, dashboardy a vyhledávací nástroje. Prémiové účty přicházejí s několika dalšími výhodami, včetně funkce Asana's Timeline, soukromých týmů a projektů, vlastních polí, závislostí na úkolech, administrativních kontrol a podpory priorit. Soukromé projekty jsou přístupné pouze pozvaným členům, zatímco projekty, které nejsou soukromé, jsou dostupné všem v týmu.

Velmi malé týmy s 15 nebo méně lidmi, kteří chtějí prémiové funkce, platí nižší sazbu: 75 $ na osobu za rok nebo 7, 50 $ na osobu za měsíc. Studentské skupiny mohou také společnost kontaktovat a získat bezplatnou šestiměsíční zkušební verzi služby Asana Premium. Cena se v posledních několika letech zvýšila, ale lidé, kteří mají stávající a aktivní dohody z Asany, mohou pokračovat za nižší sazby.

Pro srovnání, Todoist Premium stojí 29 USD za rok pro osobní potřebu nebo 29 USD za osobu za rok pro týmy. A konečně, Podio začíná na $ 9 na osobu za měsíc nebo zhruba 86 $ na rok, pokud je vyplácen ročně. Asana je tedy mnohem dražší než todoista, ale cena je blízko plánům Podia Basic a Plus.

Asana má také funkce kanbanových desek, takže i jiné oblíbené kanbanové aplikace, jako jsou Trello, Wrike a Volerro, jsou také férovou hrou pro srovnání. Trello účtuje 119, 88 USD za osobu a rok, stejně jako Asana. Volerro účtuje jen 7, 99 $ na osobu a měsíc. Wrike účtuje téměř stejnou částku jako Asana Premium za svou profesionální úroveň služeb (117, 60 $ na osobu za rok) a mnohem vyšší sazbu za službu Business Class (297, 60 $ na osobu za rok)

Co je Asana?

Asana je nástroj pro správu pracovního postupu, který primárně používáte ke správě úkolů. Liší se od tradičních aplikací pro řízení projektů, a to zejména kvůli své struktuře. Asana je jako balíček karet, zatímco software pro řízení projektů je jako desková hra. Deskové hry jsou navrženy pro hraní s řadou přednastavených pravidel. Je neobvyklé, že se hráči příliš vzdalují od těchto nastavených pokynů, ačkoli každý může občas souhlasit s některými úpravami.

S balíčkem karet máte více možností. Můžete například hrát známou hru se zavedenými pravidly, jako je například losování pěti karet, nebo si vymyslet vlastní hru. Řekněme, že se rozhodnete hrát rummy. Každý u stolu se musí nejprve dohodnout, na jakou verzi rummy hrát (rovný, 500, rum, gin, atd.). Existuje šablona pro hru, ale přesná pravidla musí předem stanovit všichni hráči.

V případě Asany existuje tolik předdefinovaných způsobů, jak je můžete použít, jako jsou vlastní způsoby. Dalším rozlišovacím znakem je, že Asana se lépe hodí pro probíhající práci, zatímco aplikace pro správu projektů jsou obvykle lepší pro projekty s jasným začátkem a koncem, stejně jako s výstupy. Vytváření a spouštění zpravodajských webových stránek je projekt. Psaní denního obsahu pro zpravodajský web stále probíhá.

Konkrétněji, Asana sleduje, kdo je zodpovědný za jaký úkol, informace týkající se jednotlivých úkolů a všechny další informace týkající se pokroku daného úkolu. Pokud to stále zní matoucí, věděte, že nastavení Asany pro vaše potřeby je nejtěžší. Po tomto počátečním období je Asanina otevřená povaha také jedním z nejlepších aspektů. Podívejte se na Asanovu příručku o tom, jak začít a nakonec ovládat všechny její funkce.

Asanova struktura

Před otevřením Asany všem v organizaci musí skupina správců učinit konečné rozhodnutí o tom, jak bude Asana implementována a použita. Zatímco některé nástroje spolupráce zajišťují jednoduchost, ve skutečnosti to není případ Asany. Asana je intuitivní, ale jakmile vyrazíte, její úplná absence struktury může ztěžovat ponoření, aniž by došlo k dostatečnému prozíravosti. Asana poskytuje určitou pomoc se strukturou pomocí šablon projektů, o nichž se budeme bavit později, ale vyhlídka na převedení organizační struktury způsobem, který dává smysl, by mohla být zastrašující.

Pokud jde o základní hierarchii pracovního postupu, každý tým odpovídá za řadu projektů s jednotlivými seznamy úkolů. Každý úkol může mít dílčí úkoly, jakož i nabyvatele, datum splatnosti, přílohy, komentáře, značky a sledovatele. Tyto úkoly a dílčí úkoly používáte ke sledování práce. Komentáře a další údaje vám pomohou pochopit, co se děje s úkolem, takže nemusíte diskutovat o záležitostech prostřednictvím e-mailu nebo jiným způsobem. Po dokončení úkolů a dílčích úkolů končí veškerá jejich historie a vše, co se stalo, připojeno k samotné úloze. Každá pracovní akce má tedy smysluplný kontext.

Kromě schopnosti sledovat drobnosti je Asana také užitečná pro získání širšího pohledu na povinnosti každého člena týmu. Vlastní vyhledávání, o nichž budeme podrobněji diskutovat později, nebo dokonce jen podíváme se na seznam úkolů někoho jiného, ​​je účinným způsobem, jak zjistit, zda je někdo nadměrně rezervován nebo má nedostatečné výsledky. Tyto statistiky můžete použít k provedení efektivních změn.

Soukromí a bezpečnost

Asana zajišťuje připojení ke svému webu pomocí alespoň protokolu TLS 1.1 a hostuje svá data v „zabezpečených datových centrech auditovaných SSAE 16 přes Amazon v USA“. Asana také nabízí program odměn za chyby, který odhaluje zranitelnosti této služby. Asana nedávno získala certifikaci SOC 2 Type 1. Audity Soc 2 jsou prováděny Americkým institutem CPA a podle této organizace se týkají „kontrol v servisní organizaci, které se týkají bezpečnosti, dostupnosti a integrity zpracování systémů, které servisní organizace používá ke zpracování dat uživatelů a důvěrnosti a soukromí informací zpracovávaných těmito systémy. “ Stejně jako u Slacku můžete stav Asany zkontrolovat také prostřednictvím online dashboardu.

Na úrovni využití Asana zahrnuje spolupráci mezi všemi členy týmu. V Asaně můžete určitě zachovat soukromé projekty a úkoly, ale povahou tohoto nástroje je umožnit všem členům týmu rovný přístup k prohlížení, úpravám a interakci s informacemi v aplikaci. To znamená, že Asana vám umožňuje označit projekty jako pouze komentáře nebo přidělit tuto úroveň oprávnění jednotlivým členům.

Pro týmy, které používají Asanu jako otevřenou platformu, je velmi důležité udržovat dialog o pravidlech zapojení, aby bylo zajištěno, že všichni souhlasí s používáním aplikace stejným způsobem, nikoli přepisováním práce ostatních a tak dále. Asana nedávno přidala nové možnosti zabezpečení podniku, včetně možnosti řídit, které aplikace jsou použitelné při integraci, a omezit, kdo může přidávat hosty.

Podívej a cítíš

Asana je k dispozici na webu a prostřednictvím App Store a Google Play Store, ale nenabízí stolní aplikaci. Některé aplikace pro spolupráci, jako je Slack, nabízejí varianty stolních počítačů, ale nejedná se o přerušovač obchodů.

Webové rozhraní Asany je efektivní a citlivé, s dostatečným barevným a designovým vkusem, aby bylo zajímavé a užitečné, aniž by vypadalo příliš nepřehledně. Má také určitá překvapení, například slavnostní animace, které se občas objevují na obrazovce, i když tyto zvláštní efekty můžete deaktivovat, pokud se na vás nelíbí. Asana také obsahuje řadu klávesových zkratek nazvaných Hacks v sekci nastavení, které přidávají různé druhy funkčnosti a osobnosti. Například po aktivaci souvisejícího hacknutí zasáhnete například TAB + B pro trochu zábavy s kočkami.

Webový panel je rozdělen do tří hlavních oblastí: levá lišta; hlavní okno, které se mění na základě toho, co vyberete zleva; a pravé informační pole, které se rozbalí do všeho, co vidíte v hlavním okně. V hlavním okně je také tlačítko pro rychlé přidávání položek, jako jsou úkoly nebo projekty, vyhledávací lišta a ikona profilu. V nastavení svého profilu můžete přidat základní informace o účtu, nastavit předvolby oznámení, upravit předvolby zobrazení a výše uvedené vizuální efekty a konfigurovat integraci s jinými aplikacemi, jako jsou Harvest a Zapier. Asana udržuje úplný seznam podporovaných aplikací a integrací.

Při poslední aktualizaci návrhu procházíte rozhraní prostřednictvím nabídky vlevo, které lze také zcela skrýt, pokud se chcete zaměřit na hlavní stránku. Od shora dolů jsou vaše hlavní možnosti Home, Mé úkoly, Doručená pošta a Dashboard. Tyto možnosti se mohou lišit v závislosti na globálním nastavení vaší organizace. Domovská stránka je nová sekce, která zobrazuje vaše oblíbené a nedávné projekty, zatímco Moje úkoly zobrazuje vše, co je vám přiřazeno nebo které sledujete. Pokud se na kartě Domovská stránka zobrazí nový banner nad jakýmkoli projektem, můžete nad ním zobrazit poslední aktivitu. Inbox je jen zdrojem aktivit Asany. Do sekce Dashboards můžete přidat konkrétní projekty, abyste mohli sledovat aktualizace a získat přehled o dokončení úkolů. Pokud máte nepřečtená oznámení, vedle složky Doručená pošta se zobrazí žlutá tečka.

Promyšlený design dělá hlavní okno v Asaně ohýbat podle vašich potřeb. Pokud například kliknete na projekt vlevo, zobrazí se v hlavním okně pod názvem projektu kontextové menu s časovou osou, kalendářem, konverzacemi, průběhem a soubory. Položky můžete také seřadit například podle Postupníka nebo Datum splatnosti v libovolném zobrazení úkolů, nebo se rozhodnout zobrazit pouze dokončené nebo neúplné úkoly. Úkoly klouzají po obrazovce, když na ně kliknete a přetáhnete, abyste změnili jejich pořadí, což činí změnu pořadí opravdu jednoduchou. Pokud chcete, můžete také uspořádat úkoly do sekcí, ale všimněte si, že tyto sekce neovlivňují žádné klasifikace úkolů jinde.

Další funkce a použití

Asana nepropadá funkcím. Když vytvoříte úkol, můžete jej přiřadit členovi týmu, naplánovat datum splatnosti nebo přidat opakující se datum, nahrát nebo odkazovat na související dokumenty, psát komentáře, přidávat štítky a dokonce se přihlásit k odběru nebo odběru sebe a ostatních, abyste dostávali oznámení kdykoli v úkolu dojde ke změnám. Sekce Poznámky je zvláště užitečná, protože mimo jiné podporuje formátování bohatého textu, úpravy komentářů a přímé zmínky prostřednictvím symbolu @.

Značky pomáhají lépe vyhledávat úkoly a funkce pokročilého vyhledávání, do které se později ponoříme, je docela dobrá. Interaktivní zaškrtávací políčka vám umožní zaškrtnout úkoly, jakmile je dokončíte - a stejně snadno je odškrtnout, pokud vy nebo jiný člen Asany něco omylem zasáhne. Asana vám také dává možnost vytvořit vlastní pole. Můžete přidat pole označující prioritu úkolu (nízká, střední, vysoká), nebo můžete použít vlastní pole k označení stavu úkolu (čeká se, probíhá, čeká na konečné schválení).

Asana také integruje kalendář, který můžete použít ke sledování splatnosti. Pozitivně se zdá, že Asana bere zpětnou vazbu uživatelů vážně. Poté, co společnost Asana obdržela ohromně negativní zpětnou vazbu o změnách v kalendáři, aktualizaci vrátila a pracuje na zajištění toho, aby byly kromě vylepšení výkonu zachovány i starší funkce.

Asana nenabízí funkce chatu, což je zklamáním, přestože se integruje se Slackem a Microsoft Teams. Asana poskytuje prostor zvaný konverzace, nástěnka, na které mohou členové týmu diskutovat o problémech, které přímo nesouvisejí s žádným konkrétním úkolem. Členové mohou například diskutovat o rozsahu budoucích projektů, kreativních nápadů nebo postupu. To však není účinné pro přímé zasílání zpráv ani pro běžné konverzace.

Asana není také nejnáročnějším nástrojem pro graficky náročné projekty, ale v průběhu let se zlepšila. Kanban pohled, o kterém diskutujeme později, je jedním z takových vylepšení. Obrázky můžete vkládat do úkolů, ale v samotné aplikaci je nelze označit. Můžete si však zobrazit náhled připojených obrázků z aplikace.

Šablony a pohledy

Pokud si nejste jisti, jak nastavit projekt, Asana nabízí řadu šablon, které můžete použít. Chcete-li začít, stiskněte tlačítko Plus> Projekt. Šablony jsou prostřední kartou. Příklady předpřipravených šablon zahrnují Agendu schůzky, Plán produktu a Zaměstnaneckou palubu. Samozřejmě si můžete vytvořit vlastní šablonu, která také nebude přilepená k těmto strukturám. Představte si je jako výchozí bod.

Další užitečnou funkcí je schopnost Asany vytvářet závislosti mezi úkoly. Řekněme, že máme úkol A, úkol B a úkol C přihlášený v Asaně. Pokud úkol C nemůže být dokončen, dokud nebudou úkoly A a B dokončeny, můžeme mezi tyto tři přidat závislosti.

Přirozeně byste tedy mohli očekávat, že Asana bude mít nějakou funkci Ganttova grafu. Zadejte relativně nedávné zobrazení časové osy. Zde mohou uživatelé vidět všechny své úkoly stanovené ve formátu Ganttova stylu. Závislosti jsou znázorněny řádky mezi úkoly a můžete provádět libovolné změny. Ganttovy diagramy jsou zvláště užitečné při sledování toho, jak zpoždění v jednom úkolu nebo prodloužená absence člena týmu může ovlivnit cílová data v řadě. Asana také rozšířil schopnost organizovat úkoly v pohledu do sekcí. Týmová práce nabízí Ganttovo zobrazení grafu, ale není zdaleka tak dobře navržené.

Kanban nastoupí v Asaně

Asana nyní zahrnuje zobrazení Board, které má týmům poskytnout způsob, jak řídit práci pomocí kanban. Aplikace Kanban se specializují na pomoc s vizualizací veškeré práce, kterou je třeba udělat, a veškeré probíhající práce, s důrazem na zajištění toho, aby týmy nezatěžovaly tolik úkolů, že ztratí pozornost a stanou se méně produktivní. Kanban to provádí omezením počtu úkolů, které mohou být přiřazeny osobě nebo oddělení v daném čase.

Trello je další aplikace produktivity, která používá styl kanban. Jednou z metod je nastavení několika sloupců, které odpovídají stavu dokončení. Může mít smysl například mít sloupce pro DEV, QA a Production. Chcete-li úkol přesunout z jedné fáze do druhé, jednoduše ji přetáhněte na další.

Uvědomte si, že použití tohoto zobrazení desky vyžaduje, abyste vytvořili projekty konkrétně v tomto stylu. Jinými slovy, v době této kontroly nemůžete jednoduše přepnout z výchozího zobrazení úkolu na tento styl. Chcete-li změnit svůj pohled, během fáze vytváření projektu se jednoduše podívejte do části rozvržení a vyberte možnost Deska.

Jak již bylo zmíněno, zobrazení tabulek může být užitečnější pro týmy, které pracují s vizuálními materiály, protože pro každou úlohu můžete ve sloupci nastavit krycí obrázky. Stejně jako u ostatních pohledů Asany můžete v uživatelském zobrazení vytvořit vlastní pole a označit komentáře přímo lidem se symbolem @, což je užitečná, ale méně běžná funkce mezi vyhrazenými kanbanovými aplikacemi. Asana však nemá všechny žádoucí funkce kanban. Chybí plavecké pruhy a meze nedokončené výroby. KanbanFlow má všechny tyto funkce.

Rozšířené vyhledávání a zprávy

Asana obsahuje vynikající funkce pokročilého vyhledávání. Na nejvyšší úrovni můžete při dotazu na termín určit, zda hledáte úkol nebo konverzaci. Mezi další výchozí pole patří: Přiřazeno, V projektech; a následoval. Dále můžete určit, zda má úkol přílohu, je-li dokončena, a její datum splatnosti. Chcete-li podrobněji rozbalit, můžete přidat filtry pro vlastní pole, osoby, značky, závislosti a dokonce i dílčí úkoly. Pokud nemůžete najít to, co hledáte pomocí těchto nástrojů, pravděpodobně na prvním místě neexistuje.

Asana usnadňuje uložení některého z těchto složitých vyhledávání jako interaktivních zpráv, které žijí v levém menu pro rychlý přístup. Tyto přehledy se aktualizují, protože nové položky odpovídají podmínkám a podmínky vyhledávání můžete kdykoli upravit. Oceňujeme tuto funkci, protože může být neocenitelná pro manažery, kteří se snaží zjistit, kdo je produktivní. Dokonce i pro jednotlivce je to dobrý způsob, jak sledovat individuální pokrok v průběhu času.

Asana's Mobile Apps

Asana nabízí bezplatné mobilní aplikace pro Android a iOS. Pro testování jsme nainstalovali Asanu na Google Pixel se systémem Android 9.0. Neměli jsme potíže se stahováním aplikace a zpěvem na účet.

Aplikace je nastavena poněkud jinak než na webu, ale rozhraní si zachovává svůj čistý vzhled. Například většina navigačních odkazů a struktur je namísto nalevo na pravé straně obrazovky. Jakmile se přihlásíte, Asana vás vezme přímo do vašeho seznamu úkolů, což je pravděpodobné, kde strávíte většinu času. Přestože je v aplikaci veškerá základní funkčnost, včetně schopnosti vytvářet, sledovat a provádět úkoly, Asana má tendenci pracovat nejlépe na velké obrazovce, kde můžete vidět spoustu informací najednou, takže malá velikost obrazovky není Ideální.

To znamená, že je určitě možné být produktivní z vašeho telefonu a oceňujeme, že k Asaně máte přístup odkudkoli, kde máte připojení k internetu. Zejména aplikace mají spoustu možností offline. Když v mobilních aplikacích pracujete offline, uvidíte šedé mraky, které naznačují, že se obsah dosud nesynchronizoval, takže žádný z vašich spolupracovníků jej nebude moci vidět, dokud se zařízení znovu nepřipojí a synchronizuje.

Balíček karet

Asanin promyšlený design, plynulé interaktivní prvky a velkorysé přidělení členů ve své bezplatné verzi z něj činí výkonnou aplikaci pro správu úkolů pro osobní projekty a týmovou práci. Chvályhodná je také jeho flexibilita, rozsáhlá sada funkcí a různá zobrazení pracovního postupu. Ze všech těchto důvodů získává Asana pro aplikace pro spolupráci možnost výběru editorů. Ačkoli to není levné a jeho nedostatek struktury může zpočátku způsobit určitou úzkost, slibujeme, že se jedná o nástroj, který stojí za to použít.