Recenze a hodnocení Hubstaff

Hubstaff (který začíná na 5 $ za měsíc na uživatele) je podobně jako TSheets vítěze Editors's Choice, protože oba nástroje se téměř výhradně zaměřují na funkce sledování času. Hubstaff toto zaměření poněkud rozděluje přidáním některých funkcí pro monitorování zaměstnanců, jako je sledování klávesových zkratek, ale z větší části se zaměřuje na sledování času. Přesto však v tomto oddělení úplně nezachytává TSheets, protože pokud jde o pokročilejší funkce, ten druhý dělá o něco lépe.

Ačkoli řešení pro čistou hru, jako jsou Hubstaff a TSheets, přitahují mnoho zákazníků, jiní často chtějí širší sadu funkcí, která by se mohla rozšířit například na řízení projektů (PM), správu výdajů nebo fakturaci. Mezi nástroje, které spadají do této kategorie, patří Mavenlink a naše další sledování vítěze editorů Volby Zoho Projects.

Ceny a plány

Hubstaff byl vytvořen, aby vám poskytl dohled na úrovni Velkého bratra, když zaměstnanci pracují, co dělají, když pracují, a co musíte zaplatit, když je práce hotová. Základní plán 5 $ za měsíc vám poskytuje přístup k jednoduchým nástrojům pro sledování času, správci platebních plánů zaměstnanců, podpoře 24/7 a uživatelským nastavením, která lze spravovat podle jednotlivých zaměstnanců. Kromě toho vám tento plán umožňuje sledovat, zda vaši zaměstnanci pracují, a to tak, že vám umožní zaznamenávat snímky obrazovky, zatímco pracují, a sledovat aktivitu klávesnice a myši během směn. Z nástrojů, které jsme testovali v rámci sledování času, jsou Hubstaff a Time Doctor jedinými nástroji, které nabízejí tuto úroveň vhledu do toho, jak pracovníci postupují. Přestože monitorování monitorů pomocí klávesnice a obrazovky jsou užitečnými (i když přesahujícími) funkcemi pro posuvný monitor, implementace Hubstaffu zůstává mnohem žádoucí (více o tom později).

Prémiový plán 10 $ na uživatele za měsíc zahrnuje vše, co najdete v základním plánu, ale získáte také přístup k rozhraní pro programování aplikací Hubstaff (API) za účelem integrace nástroje s jiným softwarem třetích stran. Balíček Premium také obsahuje lehký plánovací nástroj, který administrátorům dává pravomoc přiřadit směny a delegovat úkoly z konzole. Prémioví zákazníci mohou také pomocí tohoto nástroje vytvářet faktury a provádět platby PayPal automaticky. Zákazníci, kteří platí ročně, obdrží zdarma dva měsíce (za obě cenové úrovně).

Ve srovnání s TSheets, jejím nejbližším konkurentem v našem podniku, je Hubstaff za rozumnou cenu, zejména vzhledem k přidaným monitorovacím funkcím, které nejsou dostupné v konkurenčních nástrojích. TSheets nabízí základní bezplatný účet a také účet 5 $ na uživatele za měsíc, který účtuje základní poplatek 20 $ měsíčně pro týmy s méně než 100 uživateli a základní poplatek 100 $ měsíčně pro týmy s více než 100 uživatelé. Základní poplatek, který Hubstaff neúčtuje, činí TSheets o něco dražší než Hubstaff, a to i na úrovni Premium Hubstaff. Hubstaff plánuje odklonit cenový plán, který seskupuje počet uživatelů dohromady v nastavených částkách, jako je 5, 10 a 15, a místo toho bude přesnější s určováním cen podle počtu uživatelů. Například společnost se 17 uživateli bude hrát za 17 uživatelů místo zaokrouhlování čísla na cenu pro 20 uživatelů, což je 99 $ za uživatele za měsíc.

Pokud vás více zajímají tato objemná řešení pro řízení projektů, budete si muset ponořit trochu více peněz. Mavenlink účtuje za svého nejlevnějšího plánu, který zahrnuje sledování času, poplatek 39 $ za uživatele měsíčně. Zoho nabízí svůj nejlevnější plán sledování času na 20 $ měsíčně pro 10 uživatelů a 10 projektů (což je slušný obchod, pokud potřebujete všechny další funkce PM). Nejlevnější plán sledování času od společnosti Wrike stojí $ 24, 80 na uživatele měsíčně.

Funkce a uživatelské rozhraní

Uživatelské rozhraní Hubstaffu (UI) je navrženo s atraktivním šedým a modrým navigačním pruhem vlevo-kolejnice, který na pravé straně obrazovky ponechává dostatek místa pro zadávání a analýzu dat. Když se poprvé přihlásíte do systému, budete přesměrováni na hlavní řídicí panel, který vám poskytne přehled o tom, kolik hodin vaši zaměstnanci odpracovali tento den a kolik hodin odpracovali za posledních sedm dní. Uvidíte také seznam jednotlivých členů, jejich nejnovější úkoly a míru jejich aktivní aktivity za poslední týden. Jedná se o solidní vizualizaci dat pro správu projektů, která vám umožní okamžitě rozlišit mezi pracovními koni a nedělat, a okamžitě vyzývá k pozornost projektům, které získávají více než dostatečnou pozornost, a zanedbávaným projektům.

Pozvali jsme uživatele, aby se připojili k našemu účtu jako členové několika aktivních e-mailových adres. Při správném přidání se zaměstnanci zobrazí jako „Členové“ uvedení v zobrazení správce. Ale když jsme přidali jednoho uživatele pro jednu z našich aktivních e-mailových adres, uživatel se stále zobrazoval v části Pozvánky, ale nezobrazil se pod Členové. Obdrželi jsme e-mailem oznámení „Vynikající pozvánky“. I když jsme již pozvánku přijali pro jednu e-mailovou adresu, v systému se neobjevila jako přijatá. Klikli jsme na odkaz v e-mailu, který vedl k seznamu pozvánek. Poté jsme vybrali Akce a Znovu pozvat. Zástupce Hubstaff nám řekl, že když přijmeme pozvání z našeho druhého účtu, musíme se z Hubstaff odhlásit úplně a poté se přihlásit z druhého účtu. Jakmile jsme tento krok podnikli, dokázali jsme úspěšně přidat nového člena na náš účet a nechat tuto osobu sledovat čas ze samostatného účtu.

V Hubstaffu můžete přidat čas dvěma způsoby: Můžete si vytvořit manuální pracovní listy s odpracovanými hodinami v minulosti, nebo můžete použít funkci stopek. Dříve Hubstaff nabízel funkci stopky pouze ve své desktopové aplikaci. Nyní můžete použít tlačítko stopek v mobilní aplikaci, stolní aplikaci nebo na webu. Přidáte úkol, na kterém budete pracovat, a potom klepnutím na tlačítko se šipkami stopek zahájíte načasování práce. Chcete-li změnit úkoly, přepněte na jiný úkol klepnutím na rozevírací nabídku v widgetu časovače. Například pro „Nové práce v železničním tunelu“ jsme chtěli přepnout úkoly z „Vrtání do podloží“ na „Provádění elektrických prací“. Jakmile jsme změnili rozbalovací nabídku, časovač se zastavil. Poté jsme klikli na šipku, abychom zahájili stopky pro nový, ale související úkol.

S funkcí časového listu zaznamenáváte své hodiny, jako jste pravděpodobně dělali perem a papírem během analogové éry sledování času. V zásadě pracujete na směně, přidáte čas do časového rozvrhu a odhlásíte se. Toto je docela standardní metoda sledování času. Bohužel, protože Hubstaff vám nedovolí přidat další čas, nemůžete tuto platformu použít jako plánovač směn. Správci mohou uživatelům umožnit ručně upravit dříve odeslané časové rozvrhy a mohou uživatele donutit, aby vyžadovali důvod, aby zajistili, že skutečně přidávají odpracované hodiny. Administrátoři mohou také uživatelům připomenout, aby začali měřit čas, pokud se do systému neprokazovali.

Nativní aplikace vyfotografuje v náhodných intervalech až tři výstřely za hodinu v závislosti na tom, jak často chce administrátor špehovat pracovníky. Snímky obrazovky mohou být částečně rozmazané tak, aby nezaznamenávaly citlivé informace na každém pořadu, ale dost obrazovky nezůstává v pořádku, takže stále budete mít představu o tom, zda je obrazovka na pracovním nebo přehrávacím obsahu. Je to nepříjemně komplikovaný a spletitý způsob ručního sledování času, zejména pokud přeskočíte z úkolu na úkol po celý den. Hubstaff by měl najít způsob, jak přidat prvky screengrabu do cloudové architektury, jako tomu bylo u stopek, aby se zjednodušilo používání.

Na kartě Plány můžete zaměstnancům přiřadit data a časy. Můžete nastavit minimální počet hodin práce a dobu přestávky na oběd. Hubstaff také umožňuje nastavit opakující se posun. Software pro podávání zpráv o nástroji se od naší poslední kontroly zlepšil, ale stále sleduje stopy robustnějších nástrojů, jako je Zoho Projects. V Hubstaffu získáte přístup ke zprávám o odpracovaném čase, procentu aktivity a vynaložených peněz. Od naší poslední recenze přidal Hubstaff grafický pohled na celý pracovní postup. Hubstaff brzy plánuje přidat možnost uložit filtry pro konkrétní vyhledávání, nikoli hledat členy samostatně. Můžete zobrazit zprávu o čase a činnostech nebo zprávy o týdenní aktivitě, platbách, dlužné částce, rozpočtech projektu, zůstatcích volna, fakturách a další. Pokud je vaším cílem učit se a vyvíjet se podle toho, kdy a jak vaši zaměstnanci řídí čas, měli byste lépe pracovat se Zoho Projects.

Správci dostávají oznámení, když dosáhnou týdenních personálních a rozpočtových limitů. Faktury jsou automaticky vypočítávány a vytvářeny na základě doby, kterou každý zaměstnanec pracoval, a na základě přidružené mzdy. Můžete nastavit automatické mzdy prostřednictvím PayPal, což vám umožní automatizovat platby na základě času sledovaného v nástroji. Mějte na paměti: Uživatelé nemusí posílat čas na schválení, takže automatické platby budou prováděny bez ohledu na to, zda zaměstnanci měli pravdu nebo špatnost ohledně počtu odpracovaných hodin. Manažerům není připomenuto, aby před každou automatickou platbou znovu zkontrolovali každý časový rozvrh, takže pokud se obáváte provádění falešných plateb, můžete nastavit platby PayPal na manuální.

V rámci nastavení konfigurace můžete určit, kdo bude dostávat upozornění o uživateli (správa, uživatel, oba nebo nikdo). Myslíme si, že je chytré, že by to dostalo jak správa, tak uživatel. Mezitím, pokud jde o čas na úpravy, Hubstaff vám umožňuje nastavit důvod pro úpravu času. Možná je to užitečné, když společnosti musejí vést záznamy, aby nebyly auditovány.

Sledování zaměstnanců

Dotkli jsme se toho, jak se některé z Hubstaffových funkcí jako Big Brother podobají časovému sledování. Ale platforma má také mnoho charakteristických rysů nástrojů pro monitorování zaměstnanců. Mezi funkce monitorování zaměstnanců Hubstaff patří protokolování kláves, sledování URL a aplikací, GPS a sledování polohy a screenshoty aktivit.

Jakmile nastavíte své uživatele a stáhnou si aplikaci časovače do svého počítače, aplikace pro stolní počítače nejen sleduje čas, ale bude pořizovat snímky obrazovky náhodně nebo ve vlastních intervalech, například tři snímky obrazovky za minutu. To platí nejen pro hlavní obrazovku uživatele, ale také pro všechny připojené monitory. Hubstaff neloguje klíče, ale sleduje činnost poskytovanou pomocí myši a klávesnice, což zaměstnavatelům umožňuje vypočítat, jak aktivní je zaměstnanec. Všechna tato data se objeví na palubní desce Hubstaff na kartě Aktivita. Zde můžete vybrat uživatele z rozbalovací nabídky a zobrazit jeho snímky obrazovky korelované s údaji o činnosti.

Pokud jde o sledování aplikací a adres URL, Hubstaff jde nad rámec pouhého sledování času, aby zjistil, jaké weby a aplikace zaměstnanci navštívili nebo otevřeli a jak dlouho byly jejich návštěvy. Modul Reports pak může spouštět vlastní dotazy na vektory, jako je využití aplikace mapované proti času a aktivitě. Hubstaff se integruje s nástroji pro správu projektů a úkolů, jako jsou Asana a Trello, a filtruje zprávy podle konkrétních projektů nebo úkolů a sleduje produktivitu.

Jednou z nabízených jedinečných funkcí pro sledování zaměstnanců je sledování polohy GPS pomocí mobilní aplikace Hubstaff. I když mobilní aplikace sama o sobě nemůže pořizovat snímky obrazovky (mobilní zařízení může) nebo zaznamenávat aktivitu mobilních aplikací a webových stránek, umožňuje vám sledovat a zaznamenávat umístění zaměstnanců pracujících v terénu. Přestože hloubka monitorovacích dat a funkcí dohledu nemůže měřit až nástroj powerhouse, jako je Teramind, náš výběr editorů pro monitorování zaměstnanců, Hubstaff má užitečný výběr funkcí pro zaměstnavatele, kteří chtějí trochu větší dohled.

Mobilní přístup

Čas sledování v reálném čase v aplikacích pro Android a iOS společnosti Hubstaff je přesně stejný jako u stolních aplikací, ale mobilní aplikace poskytuje obzvláště intuitivní rozhraní. Mobilní aplikace umožňuje správcům sledovat pohyby pomocí sledování GPS. Tím získáte přehled o tom, kolik pohybu váš zaměstnanec provedl zachycením údajů o poloze v různých fázích.

Nejprve jsme nemohli spustit časovač pro úkol, protože jsme neumožnili Location Services pro Hubstaff. Jakmile jsme klikli na Povolit, mohli jsme zahájit načasování projektu SEO Reports pro XYZ Stores.

Mobilní přístrojová deska v Hubstaffu byla úhledně uspořádaná. Rozhraní v mobilní aplikaci bylo celkem dobré, ale na časové ose nemůžete zobrazit sloupec Důvody. Měli byste být schopni posouvat se pomocí dotykové obrazovky.

Když kliknete na položku, uvidíte, kolik peněz bylo utráceno na základě množství odpracovaného času. Na hlavním panelu můžete sledovat množství času a náklady pro jednotlivé členy i tým. Mobilní rozhraní se blíží kvalitě TSheetů, ale tato platforma má pěkně rozložený časový rozvrh, kdy je každý zaměstnanec oddělen podle pravidel. Také se nám líbí možnosti v mobilní aplikaci TSheets, pokud jde o Take Break, Clock In a Clock Out. Hubstaff má funkci „pauzu“, ale v našich testech to nebylo vidět.

Co chybí

Na konci roku 2018 vydal Hubstaff některé aktualizace, které se konkrétně zaměřily na určité slabiny nebo opomenutí funkce, včetně přidání webového časovače, vymezení možností reportování a přidání úrovně aktivity a monitorování obrazovky. Kromě drakonického screengrabu a sledování klávesových zkratek Hubstaff nedělá velmi dobrou práci, což umožňuje hlubší dohled nad směnami jako větší nástroje pro řízení projektů. Hubstaff například neumožňuje pokročilé sledování. Pokud provozujete přepravní společnost a jste méně znepokojeni tím, kolik hodin jede trucker než ujetá vzdálenost, pak v Hubstaffu neexistuje způsob, jak to zvládnout. Na rozdíl od Hubstaffu vám TSheets umožňuje vytvořit šest dalších přizpůsobitelných pokročilých polí sledování. Můžete také přidat otázku pro každý časový limit (tj. „Došlo k incidentu? Ano. Ne.“) A systém nutí uživatele, aby odpověděl na dotazy na konci každé směny, nebo nebudou schopni na hodiny.

Hubstaff je však mnohem lepší, pokud jde o funkce hlášení. V minulosti bylo možné přidat poznámky k prázdnému podanému textu, nyní se však tato pole Poznámky objevují v přehledech. Stejně jako většina služeb můžete data exportovat ve formátu CSV nebo PDF.

Jelikož je Hubstaff hardcore o sledování práce, tento nástroj neumožňuje omezení adres IP, což znamená, že vaši zaměstnanci mohou říci, že pracují z kanceláře, ale ve skutečnosti mohou pracovat z výletní lodi na Bahamách (pokud „ znovu použijte mobilní aplikaci ke sledování času). Toto je standardní funkce, která je k dispozici téměř ve všech ostatních testovaných nástrojích. Hubstaff také neumožňuje administrátorům vyžadovat, aby uživatelé zachytili fotografii, když hlásí, že fungují. Předpokládáme, že je zbytečné přimět někoho, aby si pořídil selfie těsně před tím, než začnete nahrávat jeho obrazovku a monitorovat jejich úhozy, ale TSheets vám to umožňuje nastavit jako požadavek (což má smysl, zejména pokud sledujete úkoly prováděné mimo počítač, například jako maloobchodní, stavební nebo zábavní práce). Software také nedovoluje uživatelům telefonovat prostřednictvím telefonního hovoru, což jsou elementární služby jako TSheets, VeriClock a Zoho Projects, které jsou dostupné pro pracovníky, kteří nemají smartphone.

Slušný nástroj pro sledování času s určitým sledováním

Hubstaff je snadno spravovatelný, na funkce bohatý nástroj pro sledování času. Pokud usilujete o sledování chování zaměstnanců na nepřetržitém provozu, není k dispozici lepší software než Hubstaff. Budete moci zaznamenávat snímky obrazovky, sledovat úhoz kláves a pohyby tras pomocí sledování GPS.

Bohužel, pokud hledáte platformu, která prochází další míle a umožňuje přizpůsobení, atypické zadávání dat nebo pokročilejší strukturu přehledů, Hubstaff pro vás nebude ten pravý. Přestože nedosahuje TSheets, mnohem vylepšený Hubstaff je solidní volbou pro platformu zaměřenou na sledování času.