Microsoft Sharepoint online recenze a hodnocení

Začínáme s SharePoint Online

Registrace do služby Microsoft SharePoint Online je jednoduchá. Stačí si vybrat plán a uvést své jméno, e-mail, telefonní číslo, společnost a adresu. Poté vytvořte ID uživatele, heslo a jedinečnou adresu URL (např. Yourname.onmicrosoft.com). Poté ověřte, že nejste robot, a zadejte kód, který vám bude zaslán prostřednictvím textového nebo telefonického hovoru. Nakonec zadejte své platební údaje a zvolte, zda chcete platit měsíčně nebo ročně. Pokud se rozhodnete pro bezplatnou zkušební verzi, informace o platbě se nevyžadují.

Pokud je to vaše první zkušenost s aplikací Office 365, můžete se při prvním přihlášení setkat s trochou přetížení informací. Pokud jste se zaregistrovali pro bezplatnou zkušební verzi aplikace Microsoft Office 365 Enterprise E3, bude váš dashboard zahrnovat více než tucet propojených dlaždic k různým programům a funkcím společnosti Microsoft zahrnutým do úrovně Enterprise E3. Jednou z těchto dlaždic je Microsoft SharePoint Online. Kromě toho můžete přistupovat k administrativním aspektům Microsoft SharePoint Online v rámci modulu Správce pomocí nabídky Správcovská centra na levé straně.

Microsoft SharePoint Online umožňuje uživatelům vytvářet jednotlivé weby jako organizační a řídící entitu. Každý web SharePoint může mít vlastní knihovnu dokumentů, notebooky, zabezpečení a design. Kromě toho mohou být stránky organizovány jako samostatné weby nebo v hierarchii pomocí podřízených webů. Při vytváření webu se zobrazí výzva k výběru mezi týmovým nebo komunikačním webem. Týmové weby jsou tradiční weby SharePoint, určené ke spolupráci v rámci organizace, zejména tam, kde bude do správy dokumentů zapojeno značné procento uživatelů. Komunikační weby jsou užitečné pro scénáře, ve kterých jednotlivá nebo malá skupina vytváří obsah, který má konzumovat větší skupina uživatelů; myslet na to jako na kříž mezi knihovnou dokumentů a blogem. Obě možnosti webu lze použít ke sdílení dokumentů a jsou vysoce přizpůsobitelné.

Týmové weby v Microsoft SharePoint Online jsou flexibilní, pokud je někdo ochoten procházet křivkou učení. Knihovnu dokumentů webu lze například nakonfigurovat pomocí mnoha polí metadat, která lze využít pro řadu různých funkcí. Zobrazení dokumentu lze přizpůsobit tak, aby zobrazovalo konkrétní pole, která můžete použít k vyhledávání a třídění. Pohled lze také filtrovat tak, aby zobrazoval pouze dokumenty s odpovídajícími metadaty, které vám umožní vytvořit více pohledů, z nichž každý je přizpůsoben tak, aby zobrazoval konkrétní sadu dokumentů.

Knihovny dokumentů Microsoft SharePoint Online lze synchronizovat s počítačem nebo mobilním zařízením pomocí klienta Microsoft OneDrive. Uživatelé stolního počítače mohou jednoduše kliknout na tlačítko Sync v knihovně dokumentů a nakonfigurovat připojení (nebo stáhnout software). Nové soubory lze přidat do knihovny dokumentů přetažením, kopírováním souborů do synchronizované složky na ploše nebo pomocí různých aplikací sady Office na plocha počítače nebo mobilní zařízení. Mnoho úderů proti Microsoft SharePoint Online po mnoho let bylo způsobeno nepředvídatelností synchronizačního klienta OneDrive. Společnost Microsoft od té doby vydala nového klienta OneDrive, který vypadá, že dělá mnohem lepší práci při synchronizaci vašich souborů.

Sdílení dokumentů a spolupráce

Microsoft SharePoint Online je v jádru platforma pro správu dokumentů. Kromě základních funkcí správy dokumentů, jako jsou nahrávání a stahování souborů, úpravy a sdílení, Microsoft SharePoint Online zpracovává také sledování změn. Vedení protokolu o tom, kdo provedl úpravy, a umožnění stažení předchozích vydání dokumentu za účelem kontroly změn nebo návratu k předchozí revizi, poskytuje Microsoft SharePoint Online trochu flexibility. Uživatelé mohou také konfigurovat výstrahy v knihovně dokumentů tak, aby dostávali oznámení o změnách. Dokumenty lze zkontrolovat, aby se předešlo problémům s úpravou stejného souboru u více lidí, i když spoluvytváření (více uživatelů editujících stejný soubor současně) je podporováno také pro moderní dokumenty Office, za předpokladu, že všichni uživatelé používají sadu Office 2010 nebo novější.

Společnost Microsoft nabízí některé poměrně robustní funkce zabezpečení a shody v sadě Office 365, z nichž mnohé lze využít proti Microsoft SharePoint Online. Většina dalších obchodních dokumentů pro správu dokumentů, jako je Ascensio System OnlyOffice, nabízí základní bezpečnostní funkce, jako jsou oprávnění a sledování auditu. Microsoft SharePoint Online tyto funkce také podporuje, ale zahrnuje také funkce o řádovou hodnotu nad konkurencí. Pro začátek můžete vytvářet zásady, které se zabývají například štítky dokumentů, prevencí ztráty dat, uchováváním dokumentů a přístupem správce. Štítky dokumentů se používají k identifikaci dokumentů, které mohou obsahovat citlivá data, jako jsou kreditní karty, čísla sociálního zabezpečení nebo zákaznická data.

SharePoint nabízí nástroje nejen k vytváření a správě těchto štítků, ale také k jejich použití na stávající dokumenty (nebo dokonce e-maily, pokud používáte úplnou sadu Office 365) na základě obsahu dokumentu. K dispozici jsou podobné nástroje, které zabraňují ztrátě dat, jako například zabránění sdílení dokumentů, které obsahují citlivé informace mimo vaši organizaci. K dispozici jsou také nástroje pro správu uchovávání dokumentů, a to jak pro zabránění uživatelům v trvalém mazání dokumentů, tak pro vynucení archivace nebo odstranění po definované době. V mnoha z těchto případů nabízí společnost Microsoft předdefinovanou sadu filtrů určených k usnadnění dodržování předpisů v různých zemích, včetně zákona o přenositelnosti a odpovědnosti za zdravotní pojištění (HIPAA) a odpovídajících předpisů. Aplikaci zásad můžete také nakonfigurovat pomocí vyhledávacích výrazů. Tyto zásady lze aplikovat na Microsoft SharePoint Online nebo na jednotlivé weby.

Protokolování auditu lze použít ke sledování činností na úrovni uživatele nebo administrativních změn. Jakmile je protokolování povoleno, můžete v protokolu auditu vyhledat konkrétní akce, uživatele, časová okna nebo hledané výrazy, abyste své zobrazení zaostřili. Jednou z funkcí, která byla zmíněna dříve, eDiscovery, je komplexní nástroj pro vyhledávání dokumentů souvisejících s konkrétním tématem, jako je například právní žaloba. Pomocí služby eDiscovery můžete vyhledávat dokumenty, které jsou v rámci předvolání nebo jiné žádosti o informace, chránit relevantní dokumenty tak, že přidržíte jim, nebo dokonce exportovat relevantní soubory, aby vyhověly žádosti.

Pokud tyto bezpečnostní funkce znějí zastrašující, pak víte, že jsou zcela volitelné, a pokud se rozhodnete je ignorovat, nedostanou se do cesty. K dispozici jsou také další standardní možnosti zabezpečení, například oprávnění skupinová nebo uživatelská. Můžete také nakonfigurovat, jak funguje sdílení souborů mimo vaši organizaci, například sdílení pouze ověřeným uživatelům, nastavení doby vypršení platnosti pro anonymní přístup nebo použitím skupiny pro správu, kdo může externí dokumenty sdílet. Můžete také nakonfigurovat sdílené odkazy tak, aby k dokumentům umožňoval přístup pouze pro čtení.

Flexibilní a rozšiřitelný pracovní postup

Microsoft SharePoint již nějakou dobu podporuje vytváření pracovních postupů a SharePoint Online není výjimkou. Zatímco většina systémů pro správu dokumentů s modulem pracovního postupu podporuje základní úkoly správy dokumentů, jako je například směrování revizí nebo žádosti o podpis, Microsoft SharePoint Online se těsně integruje s Microsoft Flow, nástrojem pro vytváření pracovních toků mezi různými platformami. Pomocí aplikace Flow můžete odesílat žádosti o schválení, když jsou dokumenty načteny do knihovny, integrovány s Microsoft Forms pro směrování informací k příslušnému kontaktu nebo propojit knihovnu dokumentů s platformou cloudového úložiště třetích stran, jako je DropBox Business nebo Google Drive for Práce. Společnost Microsoft nabízí více než sto šablon Flow, nebo můžete své vlastní.

Další oblastí, kterou společnost Microsoft tlačí jako integrační bod do své holistické platformy pro správu informací, je Microsoft PowerApps. Záměrem technologie PowerApps je to, že uživatelé mohou velmi snadno (v relativním vyjádření) vytvořit aplikaci, která dokáže zaznamenávat a ukládat data v Microsoft SharePoint (i pomocí Flow). Tyto PowerApps mohou být uvedeny v Microsoft Store a použity pro interní obchodní procesy nebo jako portály orientované na zákazníka.

Když už mluvíme o aplikacích, dlouhodobý vztah společnosti Microsoft s vývojáři znamená, že katalog aplikací Microsoft SharePoint je plný aplikací, které můžete integrovat do svých webů Microsoft SharePoint. Tyto aplikace přicházejí v placených i bezplatných možnostech, ale měli byste si být vědomi, že i bezplatné aplikace přicházejí s cenou. Oprávnění aplikace Microsoft SharePoint jsou stejná, jako byste očekávali od svého mobilního zařízení, a každá aplikace obsahuje seznam věcí, které aplikace bude schopna dělat s vašimi dokumenty a daty, takže s nimi byste měli zacházet s náležitou péčí. Za správných okolností mohou aplikace Microsoft SharePoint přidat funkce, jako jsou rozšířené možnosti oznámení, další možnosti kalendáře, integrace do jiných služeb a řada dalších možností.

SharePoint Online je výkonná platforma

Pověst Microsoft SharePoint pro obtížnou správu nebo dokonce použití je výsledkem zaměření na funkce nad použitelností. Se zvýšeným zaměřením společnosti Microsoft na zpřístupnění sady Office 365 a jejích různých součástí správcům na částečný úvazek (zejména těm, kteří se do role dostanou z potřeby), je Microsoft SharePoint Online odhalením, pokud jde o nabídku pokročilých funkcí, které přitahují podnikové zákazníky, aniž by poskytovaly řešení tak složité, že jej nelze použít v menších prodejnách IT. Abych byl spravedlivý, stále existuje několik komplikací správy Microsoft SharePoint, včetně více umístění pro nastavení správy. Většina funkcí je však mnohem jednodušší konfigurovat, než tomu bylo v minulosti.

Ceny sady Microsoft Office 365 jsou agresivní a Microsoft SharePoint Online lze získat za velmi rozumných 5 $ na uživatele měsíčně. Ale to je stále daleko od ceny $ 1 za uživatele za měsíc, kterou můžete získat od konkurenta Ascensio System OnlyOffice, našeho dalšího výběru editorů. Na základě svého nového zaměření na snadné použití, pokročilých funkcí pro spolupráci a zabezpečení nabízených s Flow, eDiscovery a široké škály konfigurovatelných zásad správy, Microsoft SharePoint Online snadno získává jedno z ocenění našich redaktorů v oblasti správy dokumentů. kategorie.