Video: Фильм 14+ «История первой любви» Смотреть в HD (Listopad 2024)
Majitelé malých podniků, pracující profesionálové, a dokonce i někteří studenti, často hrají roli projektového manažera, i když k tomu nejsou úplně vyškoleni. Projektový management je velký a seriózní podnik s pokročilými tituly a certifikáty věnovanými danému tématu. Pokud nejste certifikovaný PM, je pro váš projekt - a jeho přidružený tým - snadné pod kontrolou pod kontrolou spirálu vymknout kontrole, vybočit z dráhy a proměnit se v naprosto zmatený nepořádek. Jak udržet svůj projekt v kurzu, pokud nevíte nic o řízení projektu?
To se mi stalo před několika lety v malé organizaci. Byl jsem požádán, abych spravoval několik redesignů a opětovných spuštění webových stránek (byl jsem najat jako editor). Mezi členy týmu patřilo několik interních zaměstnanců, stejně jako několik externích dodavatelů a několik neplatených dobrovolníků. A nevěděl jsem nic o řízení projektů.
Jsem vysoce organizovaný člověk, a proto jsem byl především pověřen řízením projektů. Ale osobní organizace není stejná jako řízení projektů a můj první projekt se dostal do hrozného začátku. Cítil jsem se z toho strašně a moje nedůvěra jen zhoršila záležitosti. Jistě, věděl jsem, jak shromažďovat informace, navrhovat harmonogram a šířit je všem zúčastněným stranám, ale neměl jsem tušení, co dalšího mám dělat.
Pro všechny nic netušící duše, které musí projekty nevědomky řídit, jsem shromáždil nějakou moudrost od profesionálních projektových manažerů a sdílel jsem několik tipů, které jsem se naučil. Všechny tyto tipy jsou psány srozumitelným jazykem bez žargonu PM a ukazují na osvědčené postupy, které jsou obecné, taktické a praktické.
Ujistěte se, že frekvence setkání funguje pro všechny strany. V závislosti na velikosti projektu a na tom, jak dobře to funguje, se bude frekvence schůzky (nebo volání pro geograficky oddělené týmy) lišit. Týdenní schůzky nebo hovory jsou často normou, zejména při spuštění, ale frekvence závisí na velikosti a časové ose projektu a musí být příjemná a cenná pro všechny strany. - Tom Thrash, projektový manažer ve společnosti Aptara
Nechte na schůzkách záležet. Mít agendu, držet se agendy a končit brzy. Ztráta času projektového týmu je jedním z nejrychlejších způsobů, jak ztratit důvěru týmu. Pokud se jedná o stavovou schůzku, ujistěte se, že zůstane stavovou schůzkou a nestane se gripe relací nebo brainstormingem. A vrácení několika minut času, které již byly přiděleny, je rychlý způsob, jak sdělit, že respektujete tým a jejich čas. - Bill Sanders, ředitel společnosti Roebling Strauss, Inc. (digitální projektové a manažerské poradenství)
Vyberte si správné nástroje pro schůzky. Když se týdenní telefonní schůzky s externím dodavatelem ukázaly jako neproduktivní, přidal jsem do mixu tabulku Disku Google. Ukázalo to seznam chyb, které jsem v projektu identifikoval, a hodnocení toho, jak důležité jsou podle mého názoru opravy. Smluvní partner a já jsme společně dokument upravovali, zatímco jsme mluvili po telefonu. Někdy dokonce i tam a tam vyřešil malé problémy. Hostování „pracovních setkání“, kde se práce provádí během samotné schůzky, se od té doby stalo neocenitelným doplňkem mého seznamu návrhů způsobů, jak udržet projekt v pohybu. Používání nástrojů pro spolupráci v reálném čase, video konferenčních systémů a staromódních osobních setkání, laptop-to-laptop setkání jsou všechny možnosti. -Jill Duffy
Pokud je „vše v pořádku“, pokračujte v kopání. Check-iny jsou neocenitelné. Velmi často zjistím, že výsledky check-inu jsou odpovědí „vše je v pořádku“. To je, když najdu následné odpovědi jako: „To je skvělé slyšet, ale ve skutečnosti neexistují vůbec žádné problémy?“ může vás vyniknout a kde získáte zpětnou vazbu, kterou můžete použít. Tato následná otázka často vede k odpovědím: „No, ano, X se pěkně pohyboval, ale bylo tu malé Y, které mi třelo špatně.“ Existuje mnoho lidí, kteří si neradi stěžují, takže je na projektovém manažerovi, aby se hlouběji kopal. - Tom Thrash
Nikdy nestřílejte posla. Když se něco pokazí a oni to neudělá, nikdo nechce doručit špatné zprávy. Pokud je vám známo, že reagujete na špatné zprávy něčím jiným než pozitivním, „děkuji vám za to, že jste mě na to upozornili. Jak to vyřešíme?“ téměř zaručujete, že nikdy nedostanete špatné zprávy brzy. A včasné získání špatných zpráv vám poskytne mnohem více času na vyřešení problému a snížení jejich negativního dopadu na projekt. - Bill Sanders
Ať si ostatní myslí, že mají kontrolu. Myslím, že to vyžaduje nějaké koření, ale jedna věc, kterou mi připadá cenná, je naučit se ovládat a nechat ostatní, aby si mysleli, že jedou. Mnozí chtějí mít pocit, že mají kontrolu, a to je v pořádku, ale PM musí pochopit, že jsou v konečném důsledku zodpovědní za to, jak se projekt ukáže. - Tom Thrash
Uživatel musí definovat kritéria kvality. Každý výstup má uživatele, ať už je to jiný člen týmu nebo koncový uživatel. Než majitelé tohoto produktu mohou přesně odhadnout čas a zdroje potřebné k jeho dokončení, musí vědět, jak bude dosažitelný výsledek měřen z hlediska kvality a úplnosti. Ať už to má podobu plně vybavené technické specifikace nebo jednostránkového listu kritérií kvality, měl by to uživatel předem definovat. Je to jedna z nejjednodušších dostupných technik řízení rizik. - Bill Sanders
Nástroje pro projektové manažery
Kromě nejzákladnějších víceúčelových podnikových nástrojů, jako jsou Excel a Outlook, mohou PM ad-lib zjistit, že specializovaný software pro správu projektů je skutečně prostřednictvím integrovaných funkcí vyzve k osvědčeným postupům. Přiřazení odpovědnosti, odhad časů dokončení úkolů a udržování komunikace může být snadněji zapamatovatelné, pokud vás pomocí pohybů provede nástroj. Zde je několik, které byste mohli použít pro velké i malé projekty:
Existuje mnoho dalších nástrojů, které lze použít nebo kooptovat při řízení projektu, a někdy i ty nejjednodušší z nich vykonají práci efektivněji než robustní a plně vybavené. Pokud máte skvělý tip na sdílení o správě projektů nebo doporučeném programu, zanechte prosím komentář níže.
