Uspořádejte: 11 tipů pro efektivnější správu e-mailů

E-mail nám může způsobit pocit, že se snažíme udržet hlavu nad vodou. Jsou vaše stránky doručené pošty dlouhé? Začínáte každý den číst e-maily, myslíte si, že odpovíte na nejdůležitější zprávy, jen abyste vyhledali a uvědomili si, že hodinka sklouzla a zatím jste nic neudělali? Dochází vám nedostatek místa pro váš e-mail každých pár dní? Cítí se e-mail jako multiplikátor produktivity nebo zabiják produktivity?

Efektivnější zacházení s e-mailem vyžaduje jen několik jednoduchých triků, takže se tím necítíte vážně. Některé z těchto tipů se spoléhají na funkce, které se vyskytují ve většině e-mailových programů, ale jiné jsou způsoby, jak změnit své vlastní zvyky, takže malé každodenní interakce s e-mailem vám pomohou udržet krok s jeho správou.

Přemýšlejte o tom jako o čištění zubů. Existuje rozdíl mezi každodenní dentální hygienou a návštěvou zubaře, ale musíte udělat obojí. Měli byste čistit dvakrát denně a nit jednou denně, a tyto návyky jsou nesmírně důležité pro zdravé zuby. Každých šest měsíců byste také měli navštívit zubního lékaře pro důkladnější čištění, rentgenování a další preventivní péči. Denní hygiena zabraňuje vzniku větších problémů. Návštěvy u zubaře vám pomohou zachytit a napravit rostoucí problémy, než se vymknou kontrole.

Samozřejmě, i se zuby, se věci mohou pokazit. Nehoda by je mohla vyrazit nebo by vaše geny mohly dopadnout na ně, stejně jako nový projekt nebo změna pracovní pozice může náhle způsobit výbuch e-mailu. V každém případě to neznamená, že byste měli přestat chodit pravidelně, nebo pravidelně navštívit zubního lékaře - nebo každý den čistit e-maily. Pokud máte neočekávaný problém, stále musíte dodržovat dobré návyky, abyste udrželi všechno pod kontrolou.

Když změníte způsob, jakým v krátké době interagujete s e-mailem - kdy a jak si jej zkontrolujete, jak často odstraňujete zprávy atd. - z dlouhodobého hlediska vám to usnadní život.

Zde je několik nejlepších tipů, jak e-mailem snížit zátěž. Dovolte, abych vás varoval, že tyto tipy jsou zakořeněny ve zdravém rozumu a neposkytují kouzelnou kulku, což znamená, že vám nepropálí vaši mysl ani se nestanou přes noc. Ale ani flossing nebude.

1. Nejprve smažte

První věc, kterou musíte udělat při otevření doručené pošty, je skenování, abyste zjistili, co můžete odstranit. Podívejte se na předmět a odesílatele. Je to nezdravé? Je to propagační e-mail, který si nikdy nebudete číst? Je to oznámení od vašeho spolupracovníka, který v předmětu uvedl, že dnes budou venku, a není pravděpodobné, že pro vás budou nějaké další informace v těle e-mailu relevantní? Pokud ano, vyhoďte to.

Všechny zprávy, které označíte jako nedůležité, by měly být vybrány a hromadně přesunuty do koše. Pokud se nespěcháte v konkrétní ráno, můžete se dokonce pokusit identifikovat jednoho nebo dva běžné e-maily, od kterých se chcete odhlásit.

Proč je důležité udělat tento krok jako první? Pokud okamžitě odstraníte irelevantní zprávy, usnadníte si zobrazování zbývajících zpráv. Když uvidíte zbývající zprávy, můžete rychlejší třídění důležitých zpráv. Pokud dokážete identifikovat i pět nebo deset procent své denní příchozí pošty jako „velmi pravděpodobně nevyžadující akci“, abyste ji mohli okamžitě smazat, budete v mnohem lepším stavu, abyste mohli den začít produktivně.

2. Použijte více než jednu e-mailovou adresu

Nemohu vydržet marketingové e-maily nebo potvrzení o přepravě, mnohem méně připomenutí z mé banky, aby zaplatila účet za kreditní kartu, když je již nastavena na automatické platby. (Grr.) Všechny tyto zprávy by zaplňovaly moji doručenou poštu a ztížily by vyhledání důležitých e-mailů, kromě toho, že mám strategii pro jejich řešení.

Pro všechny tyto zprávy, které nejsou důležité, používám samostatnou e-mailovou adresu.

Existuje několik způsobů, jak to udělat. Za tímto účelem můžete zcela nastavit nový e-mailový účet, což je způsob, jakým to dělám, nebo si můžete vytvořit aliasovou adresu pomocí svého aktuálního účtu. Většina poskytovatelů e-mailu vám to umožní. Poté ve svém e-mailovém účtu vytvoříte pravidlo nebo filtr, takže všechny zprávy odeslané do aliasu přeskočí doručenou poštu a přejdou do jiné složky. Říkejte tomu Doručená pošta 2 nebo Nízký význam nebo cokoli chcete.

Jednou z výhod použití samostatné e-mailové adresy pro tento účel je, že tuto ne zcela nevyžádanou poštu, někdy nazývanou šedá pošta, oddělujete od své důležité pošty. Pokud společnost navíc prodá vaši e-mailovou adresu do jiného distribučního seznamu, žádné nové a nechtěné marketingové zprávy neskončí ani ve vaší primární doručené poště. Třetí výhoda spočívá v tom, že vás tyto zprávy nerozptylují, protože se musíte přihlásit do jiného e-mailového programu nebo přejít do jiné schránky, abyste k nim měli přístup.

3. Napište krátce

Při psaní e-mailů řekněte, co máte na mysli, buďte jasní a struční. Proč? Krátké psaní pomáhá lidem, kteří si vaši zprávu přečtou, dostat se k věci a efektivněji zpracovat svůj e-mail. Mohou vyzvednout váš tón a odpovědět v naturáliích, což vám usnadní život.

Některé situace vyžadují úplné věty a formální jazyk, ale fragmenty mohou být v e-mailu velmi účinné. Použijte je, když to dává smysl. Gramatická policie za vámi nepřijde. Jistě, někdy musíte být velmi podrobní a využít výhody papírové stopy e-mailu - existuje záznam o všem. Obecně však platí, že výchozí je výstižný, jasný a přímý jazyk.

Ne každý je zběhlý ve stručnosti a může se to stát jako strohý. Chcete-li se vyhnout nepřátelským nepřátelům, můžete přidat emodži nebo vykřičník. Nebo jednoduše dejte lidem vědět, že se snažíte být v e-mailu struční a neměli by to brát osobně.

4. Použijte skupiny nebo distribuční seznamy

Pokud opakovaně odešlete zprávu stejné skupině lidí, nastavte alias skupiny nebo e-mailu. V aplikaci Outlook se to nazývá Distribuční seznam. V Gmailu přejděte na Kontakty (Contacts.google.com), vyberte lidi, které chcete přidat do skupiny, a klikněte na ikonu štítku. Pojmenujte svou skupinu. Po uložení můžete toto jméno zadat a automaticky napsat zprávu všem ve skupině.

Používání skupin nejen šetří čas tím, že eliminuje potřebu psát jména každé osoby při odesílání skupiny, ale také vás nastavuje pro snadné mazání taktiky, jak vysvětlím o něco později.

5. Vytvořte šablony nebo předpřipravené odpovědi

Pokud posíláte znovu a znovu zprávu, nepište ji vždy od nuly. Opakujte to, co jste již napsali, vytvořením šablony nebo předpřipravené odpovědi, jak to Gmail nazývá.

Několik příkladů zpráv, které lidé často odesílají, se řídí následujícími řádky:

• Díky za oslovení, ale nemám zájem,
• Potvrzuji příjem. Děkuji a dejte mi vědět, pokud budete potřebovat něco jiného od mého konce, a
• To zní jako práce pro naše právní oddělení. Nejlepší kontaktní místo je…

Jakmile máte nastaveno několik šablon, můžete odpovídat na zprávy, které by za normálních okolností zabraly zbytečný čas, aniž by o tom hodně přemýšlely, což vám umožní pokračovat v důležitější práci.

6. Opakované použití řádků předmětu

Opětovné použití odeslaných zpráv prostřednictvím šablon a předpřipravených odpovědí zvyšuje vaši efektivitu minimalizací psaní. Opakované použití řádků předmětu vám umožní snadněji a rychle odstranit nebo archivovat staré zprávy. Vysvětlím, jak dále.

7. Seřadit k odstranění

Datové limity mohou proniknout na kohokoli, dokonce i na vysoce organizované lidi. Chcete-li uvolnit místo, je smazat zprávy, které nepotřebujete hromadně. To je druh fušky, o které si můžete myslet, že je podobná jako u zubaře. Nemusíte to dělat každý den, ale pravidelné a pravidelné to pomůže předcházet větším problémům. Za zvláště užitečné považuji tři způsoby mazání.

Nejprve rozdělte odesílanou poštu podle velikosti souboru nebo přílohy a zahoďte největší, které nepotřebujete. Důvod, proč se soustředím na odeslané zprávy, je ten, že pokud jsem poslal přílohu, je tu velká šance, že vlastním soubor, a proto mám jinou kopii uloženou někde jinde.

Druhou metodou je třídění odeslané pošty podle předmětu a hledání zpráv, které pravidelně odesíláte. Pokud odešlete týdenní zprávu s předmětem „Čištění chladničky dnes ve 16 hodin“, můžete je rychle zobrazit, vybrat a odstranit všechny najednou.

Za třetí, řaďte zprávy podle příjemce. Pravděpodobně máte několik kolegů, přátel nebo skupin lidí, kterým často posíláte e-maily. Je pravděpodobné, že mnoho zpráv odeslaných mezi vámi a nimi není příliš důležité. Pokud je už nikdy nebudete potřebovat, vyberte více zpráv najednou a hromadně je smažte.

8. Vypněte oznámení a zavřete e-mail

Získání upozornění na obrazovce o každé příchozí zprávě je neuvěřitelně rušivé a rušivé. Hádal bych, že drtivá většina pracovníků by byla lepší s e-mailovými upozorněními zcela deaktivovanými. Je to užitečné pouze v nejvzácnějších případech. Vypněte tedy oznámení.

Podobně zavřete svou e-mailovou aplikaci nebo kartu prohlížeče, pokud potřebujete vysoce soustředěnou práci po dobu alespoň 30 minut. Bolí mě napsat tento tip, protože vím, že ho téměř nikdo nebude následovat. Ve skutečnosti to dělá jen velmi málo lidí, ale přál bych si, abych mohl přesvědčit více lidí, aby to zkusili. Představte si, o kolik bude snazší najít svůj tok, pokud nebudete rozptylováni e-mailem.

Vzpomeňte si na poslední dobu, kdy jste pracovali offline, ať už to bylo v letadle bez Wi-Fi nebo když byl váš internet dole. Nebo jste možná pracovali z časového pásma, ve kterém nemáte mnoho dalších kolegů, a proto jste na dlouhou dobu neměli žádné e-mailové přerušení. Uzavřením e-mailu se dostanete blízko k replikaci této zkušenosti, že nebudete přerušeni, a přitom budete mít podle potřeby přístup k dalším online informacím.

9. Kooptujte automatické odpovědi

Pokud jde o předchozí tip, řekněme, že nezavřete své e-mailové okno, protože se obáváte, že se vás někdo pokusí kontaktovat s naléhavou věcí a bude vám chybět. Řešení? Nastavte zprávu mimo kancelář nebo automatickou odpověď, která říká: „Pokud se jedná o velmi naléhavou záležitost, napište mi text / hovor / zprávu na…“ a zadejte své telefonní číslo, popisovač Slack nebo upřednostňovanou řadu sdělení.

10. Smazat! Nebo Soubor Mail do složek

Neodstraněný e-mail je často dobrým úmyslem, který se nenaplnil. Vědět, kdy pustit. Nevěste na zprávy, pokud s nimi pravděpodobně nikdy nebudete nic dělat. Ponechání nedůležité zprávy ve vaší doručené poště je velmi neproduktivní, rušivé a pouze vám připomíná, co byste chtěli dělat v dokonalém světě, ale nemůžete.

Nedělají vám žádnou laskavost tím, že jsou ve vaší doručené poště.

Pokud se zdá, že odstranění zpráv je závažné, přesuňte je do nové složky. Nazvěte tuto složku Nevyřízené nebo Dobré úmysly. Důležité je dostat je z doručené pošty. Počkejte několik měsíců. Podívejte se, kolik jste někdy vykopali nebo na ně reagovali. Je-li odpověď nulová, možná je znovu zvážit jejich odstranění.

11. Pravidelně vyprázdněte Koš

Pravidelně vyprázdněte koš. Odstraněním koše se uvolní místo. Většina e-mailových programů, včetně aplikace Outlook, má nastavení pro automatické ukládání koše při ukončení aplikace. Pokud si nikdy nepamatujete vyprázdnit odpadky, doporučujeme tuto funkci zapnout.

Většina lidí pravděpodobně nemusí odpadky vyprázdňovat více než jednou za měsíc nebo jednou za čtvrtletí. Existuje příliš mnoho možností, jak smazat odpadky, protože odpadky jsou místem, kam chodíte na záchranu e-mailů, o kterých jste si mysleli, že je nepotřebujete, ale ukáže se, že ano. Zachránil jsem mnoho zpráv z koše, obvykle ve stejný den, kdy jsem je tam dal.

Jak vytáhnout nouzový kabel

Nyní, pokud jste zoufalí po čisté břidlici s doručenou poštou, zde je poslední trik, který můžete vyzkoušet:

1. Vytvořte novou složku. Do července 2019 (nebo aktuální měsíc a rok) jej pojmenujte Old Inbox or Mail.

2. Vyberte vše v doručené poště. Přesunout vše do nové složky.

• 38 tipů pro Gmail, které vám pomohou dobýt e-mail 38 tipů pro Gmail, které vám pomohou dobýt e-mail
• The Push for Zero Email The Push for Zero Email
• 4 způsoby, jak bojovat s přetížením e-mailem v kanceláři 4 způsoby, jak bojovat s přetížením e-mailem v kanceláři

Voilà. Jste v doručené nule a nemusíte ani vyhodit jednu zprávu.

Nikdo neočekává, že přes noc opravíte chaotickou schránku. Přizpůsobte si pár pozitivních návyků. Proveďte několik pravidelných akcí, například vyprázdnění koše nebo hromadné odstranění odeslané pošty, abyste měli pocit, že postupujete.