Video: Sony XBR How to Pairing Procedure - Software Upgrade / Update C-D-E-F Series (Listopad 2024)
Pokud vaše společnost zvažuje software pro správu obchodních dokumentů, nechte čísla vést vás. Jistě, pravděpodobně se obáváte ještě dalšího licenčního poplatku za trvalý software, který se sčítá každý měsíc a rok co rok, ale buďte si jisti, že tyto nástroje nakonec ušetří více peněz, než kolik stojí. Nástroj pro výběr editorů, jako je Zoho Docs, vám poskytuje větší flexibilitu, funkce spolupráce a úložnou kapacitu, jakou kdy budete mít s papírem, složkami souborů a úložnými skříněmi.
Mluvil jsem s Lisou Croftovou, manažerkou produktového marketingu v Adobe Document Cloud, schopným a nákladově efektivním nástrojem pro správu obchodních dokumentů, o mnoha způsobech, jak správa obchodních dokumentů může vaší společnosti ušetřit čas, prostor a co je důležitější, spoustu peněz. Zde jsou čtyři nejzjevnější způsoby, jak tyto nástroje poskytují vynikající návratnost investic.
1. Náklady na tisk
Pokud se dokážete zcela zbavit papírových dokumentů tím, že celou vaši operaci digitalizujete, skončíte nákupem mnohem méně papíru než konkurenti. Kromě toho budete muset vynaložit méně peněz na tisk, což zahrnuje náklady na energii, inkoust a poštovné spojené s fyzickým odesíláním dokumentů na vzdálená místa.
Podniky, které tisknou 10 000 dokumentů, ušetří podle výpočtů Adobe přibližně 2 740 USD přepnutím na digitální dokumenty (10 000 dokumentů je zhruba 1/6 GB; více o tom později). Pokud vás cena papíru neovlivní, přemýšlejte o tom, kolik budete životnímu prostředí pomáhat. Deset tisíc dokumentů vyžaduje k výrobě 11 427 galonů vody, 961 liber odpadu a 3 725 liber dřeva. To je hodně poškození našeho ekosystému.
„Snažte se nikdy tisknout vůbec, “ řekl Croft. "Jakmile vytisknete dokument, zavádíte náklady na správu tohoto dokumentu. Pokud jej budete udržovat digitální od začátku do konce, ušetříte peníze hned od začátku."
2. Náklady na skladování
Náklady na komerční nemovitosti v Midtown Manhattan, kde se nacházejí kanceláře PCMag, jsou zhruba 73 USD za čtvereční stopu. Pokud věnujete ukládání dokumentů pouze 100 čtverečních stop, utrácíte přibližně 7 300 $ měsíčně, nebo 87 600 $ ročně, jen skladováním papíru.
Pokud byste však zcela digitalizovali svou papírovou operaci, mohli byste uložit 64 800 stránek dokumentu Microsoft Word do méně než 1 GB digitálního cloudového úložiště. Například u Zoho Docs byste mohli platit pouze 96 $ za 100 GB úložného prostoru ročně. Sto gigabajtů odpovídá 64 800 000 Wordovým stránkám. Se službou Zoho Docs získáte také přístup k funkcím, jako je sdílení skupinových souborů, online a simultánní editace týmů, a dokonce i protokoly auditu, které vám přesně řeknou, kdo přistupoval a provedl změny ve vašich dokumentech (více o tom později).
3. Udělejte více za méně a udělejte to rychlejší
Již jsem zmínil několik digitálních funkcí, díky nimž jsou systémy správy obchodních dokumentů pro vaši firmu cennější než standardní papírové dokumenty. V této sekci půjdu trochu hlouběji. Například s aplikací Adobe Document Cloud můžete odeslat jeden soubor více uživatelům a požadovat podpisy od každého příjemce. Přemýšlejte o tom, jak složitější a nákladnější bude tento proces s papírem a poštovní službou Spojených států. Nyní znásobte tyto náklady mnohokrát, abyste mohli celý proces opakovat po celý rok.
„Elektronické podepsání dokumentu vám ušetří peníze, “ řekl Croft. "Nemusíte to FedEx. Nemusíte čekat, až se vrátí. Tím se zkrátí čas a další kopie dokumentu. Rovněž eliminujete problémy s lidmi, kteří dokument mění, takže znáte dokument, který vyšel ven a podepsal je dokument, který jste vlastně odeslali. “ V další sekci se dostanu do bezpečí.
A co skupinové úpravy? Pomocí nástrojů, jako je Zoho Docs, můžete spojit skupinu a provádět simultánní změny dokumentů, aniž byste je museli posílat tam a zpět z jednoho člena na druhého. I když jste již používali Microsoft Word a e-mail, byl by tento proces mnohem pomalejší a méně spolupracující. Pravděpodobně byste vytvořili dokument a poslali ho do řetězce příkazů pro více recenzí, kdy by vám byl dokument zaslán zpět k revizi. Se softwarem pro správu obchodních dokumentů mohly všechny investované strany provést úpravy dokumentu najednou, a to vše ve stejném prohlížeči dokumentů.
„Schopnost spolupracovat na dokumentu je určitě výhodou, “ řekl Croft. „Hodnota spočívá v tom, že šetří peníze na cestování a snižuje také kontrolní cykly. Berete dokument od začátku do konce přes docela složitý cyklus. Kdykoli můžete tuto dobu snížit, šetříte peníze. Ty periferní věci, o kterých lidé neuvažují, ale z dlouhodobého hlediska vám ušetří peníze. ““
4. Mnoho aspektů zabezpečení dokumentů
Není možné vyčíslit, kolik zabezpečení dokumentů může vaší společnosti zachránit, dokud nebude příliš pozdě. Například: Co když někdo uzavře smlouvu, kterou jste jim zaslali na fyzický kus papíru a provede nepotvrzené změny podmínek dohody? Je možné, že se změny neprojeví v podvodném dokumentu dříve, než jej podepíšete. Nyní jste právně zodpovědní za podmínky nové a falešné dohody.
Co když navíc někdo ztratí kus papíru, který obsahuje důležité firemní informace, a tyto informace se dostanou do nesprávných rukou? Mohli byste ztratit svou konkurenční výhodu nebo byste mohli být žalováni. Přestože neexistuje způsob, jak vyjádřit to, co by toto poškození mohlo stát vašemu podnikání, je to téměř jistě méně než cena ročního předplatného správy obchodních dokumentů.
Obchodní „nástroje pro správu dokumentů vám dají vědět, kdo má přístup a co s dokumentem mohou dělat, “ řekl Croft. „Můžu ti poslat soubor a říct, když jsi ho otevřel, jestli jsi se na něj podíval, vytiskl jsi ho. Vím, kde je dokument., Bude se ten dokument dostat do nesprávných rukou? Tyto nástroje toto riziko úplně eliminují? "Je to něco, o čem nepřemýšlíte, jak ušetřit peníze, ale z dlouhodobého hlediska by to mohlo být."
Najděte pro vás ten pravý nástroj
Přestože Zoho Docs a Adobe patří mezi nejlepší nástroje na trhu, jiné produkty, jako jsou Disk Google, Microsoft SharePoint a Dropbox Business, nabízejí jedinečné sady funkcí, které by lépe vyhovovaly vašim potřebám.
Například: Disk Google nabízí plný online přístup k dokumentům, umí číst soubory Microsoft Office a nabízí neomezené úložiště pro více než pět uživatelů. SharePoint je ideálním nástrojem pro společnosti, které se spoléhají především na nástroje Microsoft Office 365, jako jsou Word, PowerPoint a Excel. Dropbox je nejlepší při ukládání, správě a přenosu souborů. Společnost dokonce nedávno přidala nástroje pro správu IT, aby vám poskytla větší flexibilitu v tom, kdo vidí, které dokumenty.
