Video: Велосипед с Вертолетным двигателем (Listopad 2024)
Studie o produktivitě na pracovišti znovu a znovu ukazují, že schůzky a e-maily jsou největšími plýtváním času. Jednání jsou však někdy nevyhnutelná (také e-mail).
Můžete však zrychlit a zefektivnit schůzky, zejména pokud jste majitelem malé firmy nebo vedoucím oddělení a máte vliv. Zavedení několika osvědčených postupů může trvat dlouhou cestu. Získání správných nástrojů pro udržení lidí v plnění úkolů a produktivní posun vpřed také pomáhá z dlouhodobého i krátkodobého hlediska.
Zde je několik doporučení:
Čmáranice
Naplánování schůzky je často prvním bodem bolesti, ale u Doodle.com to nemusí být. Doodle je webová stránka freemium a mobilní aplikace, která vám umožní nastavit anketu s možnými časy a termíny schůzek. Zveme účastníky schůzky, aby navštívili adresu URL, a jednoduše si vyberou časy a data, která pro ně nejlépe fungují. Doodle automaticky izoluje nejlepší možnost na základě vstupů všech. Je to jednoduché, rychlé a nevytváří nekonečné e-mailové nitě, které by zlikvidovaly datum a čas, který chcete splnit.
Aplikace pro vytváření poznámek
Pokud jde o psaní poznámek na schůzce, opravdu potřebujete speciální aplikaci pro psaní poznámek. Nejlepší aplikace pro psaní poznámek, jako je Evernote a Microsoft OneNote, synchronizují poznámky na všech vašich zařízeních, takže pokud si například během schůzky pořizujete poznámky na iPadu, automaticky se zobrazí na přenosném počítači, než se vrátíte zpět ke svému stolu.
Evernote i Microsoft OneNote podporují textové poznámky, zvukové nahrávky a poznámky a obrázky, takže můžete z prezentace vyfotit obrázky tabule nebo snímky a automaticky je přidat do svých poznámek.
Dokumenty Google a Tabulky Google
Během společných schůzek miluji používání Dokumentů a Tabulek Google, protože každý na schůzce, ať už je fyzicky přítomen nebo se připojuje telefonicky nebo prostřednictvím webového konferenčního hovoru, se může přihlásit do stejného dokumentu a současně jej upravit. Dokumenty Google pro zpracování textu a Tabulky pro tabulky podporují komentáře také v případě, že nechcete, aby více lidí provádělo vložené úpravy. Je to jedna z nejlepších služeb pro spolupráci na souborech v reálném čase, a rozhodně mnohem lepší, než poslat jednu osobu zpět na stůl, aby upravila dokument na základě ústních vstupů všech. Tato metoda je náchylná k chybám!
Talkboard (pro iPad)
Podobně jako Dokumenty Google, ale vizuálnější, je Talkboard od Citrix. Mysli na Talkboard jako na virtuální tabuli, kde mnoho lidí může čerpat na stejnou plochu najednou. Talkboard je zvláště užitečný při prohlížení uměleckých konceptů, jako je návrh webových stránek nebo nové logo, protože každý na schůzce se může připojit ke stejnému prostoru tabule a čerpat nebo komentovat diskutovaný obrázek v reálném čase.
Délka záleží
Jednou z konečných strategií, jak zefektivnit vaše schůzky, je udržovat je krátká. Pozvánky kalendáře ve výchozím nastavení obvykle navrhují schůzky v 30 nebo 60 minutových blocích, ale nic vám nebrání naplánovat je na pouhých 8 minut. Přemýšlejte o naplánování velmi krátkého setkání, které by mohlo změnit očekávání lidí, a možná pod nimi zapálit oheň, aby jejich prezentace a komentáře byly stručné.
