Zorganizujte si: 7 jednoduchých tipů, abyste se konečně dostali na papír

Kolik kusů papíru je na vašem kuchyňském pultu, jídelním stole nebo na jiném místě, kde nepatří? Zavěšujete se na účtenky pro případ, že je budete znovu potřebovat? Existuje hromada papírů od veterináře, které si ponecháte pro případ, že byste si měli přesně pamatovat, jaké léky váš mazlíček vzal před třemi lety? Všechen papír tam sedí a čeká na chvíli, kdy se s tím budete moci vypořádat, ať už to znamená cokoli. (Znamená to, že se podíváte na každou stránku a potom je všechny vsunete do recyklačního koše.) Je čas zbavit se papíru a veškeré viny, která se hromadí spolu s ním. Je čas jít bez papíru.

Téměř deset let jsem bez papíru. Bez papíru, nemyslím tím, že v mém životě je 0 kusů papíru. Pořád potřebuji svůj papírový rodný list a pro jazykovou třídu, kterou beru, používám malý papírový zápisník. Z velké části se však nevěsím na papír. Místo toho skenuji důležité dokumenty do úložné služby a uchovávám digitální poznámky v aplikaci pro psaní poznámek. V telefonu také píšu svůj seznam úkolů a nákupní seznam a do online mapy přidávám doporučení restaurací. Existuje mnoho jednoduchých způsobů, jak odstranit papír z vašeho života.

Digitalizace je snadná. Tvrdá část nedovoluje, aby se papír začal vlézt zpět. Pokud jste připraveni se zbavit většiny papíru ve svém životě, tady je to, co potřebujete vědět, abyste mohli začít a udržet jej.

1) Zapomeňte na nevyřízené položky

Může to znít kontraintuitivně, ale prvním krokem při přechodu na bezpapírové řešení je zapomenout na to, co již bylo nashromážděno, a namísto toho se zaměřit na nové návyky, které musíte přijmout, abyste mohli začít bez papírování. Nedívejte se nazpět: Přijměte přístup vpřed.

Jednoho dne se dostanete na své stávající hromady papíru - nebo ne. Prozatím nenechte ty papíry, aby vás zadržely. Nutnost vypořádat se s nevyřízenými záležitostmi se může cítit ohromující, a když se lidé cítí ohromeni, odkládají se. Takže na to teď zapomeň. Místo toho věnujte své úsilí tomu, aby se zajistilo, že počet nevyřízených dokumentů nebude větší.

2) Získejte těchto pět aplikací

Existuje pět aplikací nebo služeb, které potřebujete, abyste nepřišli na papír. Oni jsou:

• aplikace seznamu úkolů,
• skenovací aplikace,
• služba online úložiště, kam umístíte své digitální soubory (více o tom za chvíli),
• nástroje pro elektronický podpis (Adobe Acrobat je dobrým příkladem) pro podepisování digitálních dokumentů bez jejich tisku, a
• služba doručování dokumentů pro zasílání úředních dokumentů bez jejich tisku.

Podívejte se na moje doporučení pro jednotlivé typy aplikací zde.

3) Vyberte službu úložiště

Podívejme se na další aplikaci, skladovací službu, o něco více, protože je složitější než ostatní. Úložiště je místo, kde budete uchovávat digitální verze svých papírových dokumentů.

V ideálním případě chcete službu úložiště, která zpřístupní vaše soubory bez ohledu na to, kde se nacházíte, a zálohuje je. Jednou z možností je použití služby online úložiště a sdílení souborů, jako je Dropbox nebo Microsoft OneDrive.

Další možností je použít službu, která je navržena speciálně pro lidi, kteří chtějí jít bez papíru. Neat a FileThis jsou dva příklady. Mají speciální nástroje pro lidi bez papírování, jako je schopnost automaticky označovat a označovat typy dokumentů, které rozpoznává, jako jsou daně. FileThis má také službu „načíst“, která automaticky zkopíruje důležité dokumenty, které najde ve vašem e-mailovém účtu.

Nezáleží na tom, kterou službu si vyberete, vyberte ji a držte se jí, abyste mohli všechny své digitální dokumenty umístit na jedno místo.

4) Zaregistrujte se do e-mailových výpisů a digitálních plateb

Pokud stále dostáváte papírové účty a výpisy, zaregistrujte se a dostaňte je e-mailem, kdekoli to půjde. Pokud šeky stále posíláte pravidelně, zkontrolujte, zda můžete místo toho přepnout na provádění plateb online.

Zatímco veřejné služby a banky už léta ctí digitální platby, poslední výplaty, které je ne vždy přijímají, jsou pronajímatelé a správcovské společnosti. Pokud jste v této situaci uvízli, zkuste vysvětlit, že když přijmou digitální platby, dostanou své peníze rychleji a spolehlivěji. I ty nejmenší podniky mohou přijímat přímé bankovní převody s malými nebo žádnými připojenými poplatky. Když můžete platit všechny své účty spíše digitálně než šeky a obálky, dostanete se o krok blíže k tomu, abyste byli bezpapírový.

5) Skenování a skartování

Nyní je čas začít rozvíjet nové návyky. Skenování a skartace nebo recyklace je ta, kterou pravděpodobně uděláte nejvíce. Raději skenuji pomocí mobilní aplikace, ale můžete také použít stolní skener nebo funkci skenování na multifunkční tiskárně.

Vytvořte si pro sebe pravidlo, které bude mít něco podobného: Když dostanu nový kus papíru, který potřebuji digitalizovat, ihned jej naskenuji pomocí telefonu a poté papír vložím do recyklační nebo skartovací hromady. Ještě lépe je zlikvidujte přímo v drtiči. Proč čekat?

Přinutit se následovat tento zvyk může být těžké. „Teď nemám čas to naskenovat, “ řekl byste. Procvičte si svůj nový zvyk skenováním dokumentu nebo dvou ze svého nevyřízeného záznamu, jen si to vyzkoušejte. Jak dlouho to trvá? Kterou aplikaci jste použili? Možná také zjistíte, že skenování dokumentů v přirozeném světle jde hladce než v případě vnitřního osvětlení. Jakmile získáte představu o tom, jak to udělat a kolik času to zabere, možná budete mít snadnější sledování času.

6) Rozvíjejte další pracovní postupy

Skenování a skartace je jeden pracovní postup. Až se budete cítit pohodlně se svým bezpapírovým životním stylem, zjistíte, že v dalších situacích potřebujete více pracovních postupů.

Zde je příklad: Když si koupíte nový produkt, můžete vyfotit příručku uživatele, potvrzení, záruku a sériové číslo nebo jakékoli jiné relevantní informace. Nahrajte tyto obrázky do své úložné služby a poté se zbavte nepotřebných papírů.

Dalším pracovním postupem, který můžete vytvořit, je uložit hromadu papírů, o kterých si myslíte, že byste měli skartovat, ale momentálně si nejste jisti, a poté je projít v určený den. Vyberte si čas a datum, ať už každou sobotu nebo první neděli v měsíci, a použijte tento čas k vymazání zásobníku.

Někdy můžete chtít skenovat papíry a zároveň si ponechat originály, v případě osvědčení o pojištění, dokumentů majitele domu atd. Digitalizací vytvoříte záložní kopii a zajistíte, že budete mít přístup k informacím, které obsahují, i když nemůžete dostat ruce na originál.

7) Nepřeceňujte to

Existují některé dokumenty, které budete ptát, zda si předlohy ponecháte, nebo je digitalizujete a skartujete. Když čelíte tvrdému hovoru, nepřemýšlejte o tom. Být bezpapírový by měl usnadnit a usnadnit váš život - ne stresující. Originál uložte do složky, akordeonového pojiva nebo kartotéky. Nikdo nepřijde a vezměte si svou bezpapírovou klubovou kartu, pokud zavěsíte na několik papírů.

Lékařské záznamy jsou ošidné, protože jste je měli digitalizovat a elektronicky ukládat pouze tehdy, pokud máte systém kompatibilní s HIPAA. Můžete se rozhodnout, že je jednoduše sklouznete do složky nebo pořadače akordeonů a jednou za rok si je prohledáte, cokoli, co je připraveno prohodit.

To znamená, že se nezdržujte ani neobtěžujte digitalizační papíry, které nemají žádný účel. Pokud jste typ člověka, který pilně visí na papíře a věří, že děláte zodpovědnou věc, může se cítit děsivě skartovat a recyklovat cokoli . Ale budete někdy potřebovat tento doklad na sendvič nebo vysvětlení prohlášení o výhodách před dvěma lety? Skartujte je a nechte to jít.