7 tipů při výběru služeb business VoIP pro vaši koho

Jistí poskytovatelé VoIP (business-over-IP-business) jsou v současné době nejoblíbenější volbou mezi malými podniky a začínajícími podniky. Koneckonců, za zlomek peněz získáte veškerou funkčnost pobočkové ústředny pro velké firmy, která je ve většině případů účtována měsíčně a na uživatele. Kromě toho získáte zcela novou flexibilitu, protože vaše telefonní hovory jsou nyní datová.

To znamená, že mohou být integrovány s jinými systémy, jako je řízení vztahů se zákazníky (CRM) nebo help desk systém, a mohou být také těženy za nové poznatky o tom, jak se vaši zákazníci cítí o vaší firmě a jaká demografie tvoří vaše hlavní publikum.

Pokud jste se rozhodli upgradovat na službu VoIP, ale zajímalo by vás, kde začít, krátká odpověď zní: Jděte pomalu, udělejte si domácí úkoly a nestavte hlavní pozornost o náklady. Existuje spousta úžasných obchodních VoIP systémů, ale každý z nich má jinou sadu funkcí a odlišnou strukturu cen, takže výběr může být obtížný. Kancelář RingCentral je jedním z našich výběrů editorů, ale to neznamená, že byste měli automaticky spustit jejich web, abyste si ji mohli koupit. Ve skutečnosti se jiné systémy mohou zaměřit na různé funkce, například Freshcaller se specializací na funkce call centra.

Takže musíte udělat svůj domácí úkol, abyste se ujistili, že zvolená služba VoIP je ta pravá pro vaše konkrétní podnikání. S ohledem na to jsme sestavili tento seznam důležitých kritérií, která musíte zvážit před volbou obchodního systému VoIP.

1. Plány a ceny

Můžeme také začít s nejdůležitější charakteristikou: náklady. K čemu je volba obchodní služby VoIP se všemi zvonky a píšťalky, pokud si to nemůžete dovolit? AT&T Collaborate, naše další vítěze Editors 'Choice, má fantastický výběr funkcí, ale u balíčku Basic Voice Solution začíná u 34, 95 $ na uživatele za měsíc, i když se při online nákupu sníží na 17, 48 $ na uživatele za měsíc. RingCentral nabízí podobné základní a střední ceny již od 19, 99 $. Pokud se přesunete do prémiové úrovně, začnete začínat na 44, 99 $ za uživatele za měsíc, ale tato úroveň s sebou přináší nové možnosti, včetně víceúrovňové automatické obsluhy, ID příchozího volajícího, nahrávání hovorů a některých funkcí správy identity.

Existují levnější řešení než naše možnosti editorů, například Grasshopper, která začíná na 26 $ měsíčně (ne na stránku uživatele), ale zde budete obchodovat s funkcemi. Například u Grasshopperu nebudete moci přepisovat zprávy hlasové pošty a váš systém nebude automaticky zaznamenávat každé volání pro potomstvo. Jsou to skvělé služby pro společnosti, které dělají vše ze svých notebooků nebo tabletů, ale nejsou tak dobré jako RingCentral nebo AT&T Collaborate pro společnosti, které zpracovávají velký objem příchozích a odchozích hovorů.

Jak víte, co je pro vás to pravé? Přestaňte se zaměřovat na cenu a přemýšlejte pouze o funkcích, které potřebujete. Jakmile mapujete funkce na obchodní procesy, které vyžadují hlas, budete vědět, co vaše holá minimální hlasová platforma bude muset podporovat. Odtud je to jen srovnání nakupování.

2. Vlastní mobilní aplikace

Vaši zaměstnanci jsou pravděpodobně na cestách alespoň po nějakou dobu, takže budete chtít mít službu VoIP, která s nimi může cestovat. Bohužel ne všichni poskytovatelé VoIP nabízejí mobilní aplikace, které poskytují stejnou hodnotu a služby jako desktopové aplikace. Většina kontrolovaných systémů nabízí mobilní aplikace Apple iOS i Google Android, ale kvalita se liší, a tak se funkce nastavuje mezi tím, co je nabízeno na plnohodnotném stolním softwarovém telefonu, a tím, co najdete v mobilním klientovi. Někdy například mobilní aplikace nebude schopna vytvořit protokol pro tyto hovory ani vytvořit hlasové zprávy, pokud nebude hovor přijat.

3. Správa hovorů

S postupujícím vývojem platforem VoIP se sady funkcí přizpůsobují konkrétním segmentům publika. To znamená, že nemusíte nutně najít stejné možnosti ani u produktů, které si navzájem přímo konkurují. Pro organizace, které investují do VoIP kvůli svému softwarovému „mozku“, to znamená, že musíte být velmi opatrní, abyste se ujistili, že chytré produkty, které vaše firma skutečně potřebuje, jsou ve výrobku. Správa hovorů je dobrým příkladem, protože se jedná o zastřešující pojem pro téměř vše, co systém dokáže s typickým telefonním hovorem.

Například, pokud máte velké množství hovorů přicházejících do určité sady telefonních čísel (jako je servisní pult) nebo zasáhnete systém v určitém ročním období (prázdninové volání), možná budete potřebovat řazení do front, kde VoIP systém může inteligentně distribuovat hovory mezi různými pobočkami na základě dostupnosti, geografie nebo jiných kritérií. Dalším příkladem může být správa rozšíření, kde systém nejen přiřazuje rozšíření jednotlivým uživatelům, ale také může spravovat adresář jmen, který je integrován do síťového adresáře vašeho oddělení IT.

4. Integrace třetích stran

Toto je jeden z klíčových tahů VoIP. Vzhledem k tomu, že se jedná o software, mají tyto systémy často seznam přednastavených integrací s jakýmikoli aplikacemi, o nichž prodejce věří svým zákazníkům. Například RingCentral nabízí zdravou dávku rozšíření, včetně Desk.com, Dropbox a Disku Google.

Pomocí těchto rozšíření mohou zákazníci vytvářet vlastní pracovní postupy, které jim pomohou pracovat efektivněji. Například příchozí telefonní hovor se zákazníkem prostřednictvím RingCentral by mohl spustit softwarový telefon RingCentral v aplikaci helpdesku Desk.com. Servisní zástupce by mohl přijmout hovor a podle standardního postupu vyplnit problémový lístek, který se uloží v Dropboxu jako soubor dokumentu, který je také spojen s číslem lístku v databázi Desk.com. V rámci integrace však můžete také uložit automatické nahrávání hovoru jako soubor WAV, který je propojen s textovým souborem vstupenky a číslem vstupenky.com, takže kdykoli někdo vyvolá tento záznam vstupenky, oba tyto soubory se objevují jako podpůrná dokumentace.

Pokud si chcete vytvořit vlastní integraci, hledejte dodavatele, kteří podporují integrační rozhraní API, buď jako možnosti s vyššími náklady, nebo si je můžete volně stáhnout ke stažení zákazníkům. Obvykle budou odpovídat standardu REST, který se stal velmi běžným způsobem integrace různých cloudových služeb.

5. Podpora

Stejně jako u každého produktu je úroveň služby, kterou obdržíte, rozhodující pro to, jak dobře vaše služba funguje. RingCentral nabízí zákazníkům nepřetržitou telefonickou podporu s plány pro dva nebo více uživatelů. Pokud jste jediný uživatel, budete moci někoho dostat na roh jen během 13 hodin od pondělí do pátku. RingCentral také nabízí nepřetržitou podporu živého chatu. Pokud provozujete globální podnikání s nepřetržitými potřebami, budete chtít najít poskytovatele služeb, který může zaručit, že vaše dotazy budou zodpovězeny okamžitě (nebo alespoň včas). Pokud to nemohou nabídnout, možná budete chtít hledat jinde, zejména pokud je váš telefonní systém hlavní metodou komunikace s klienty.

Při přidávání funkcí do telefonního systému však buďte opatrní, zejména v případě výše uvedených vlastních integrací. To, že RingCentral nabízí dobré zásady zákaznické podpory, neznamená, že dodavatel všeho, co jste integrovali do RingCentral, dělá. A i když ano, je nepravděpodobné, že podporují integrační mechanismus, který byl vyvinut interně. Podívejte se na každou součást vašeho celkového hlasového komunikačního systému a ujistěte se, že víte, komu volat, kdy volat a proč. Pokud se chystáte vyvinout vlastní integraci, je opravdu dobré prozkoumat možnosti prémiové podpory. Ano, to jsou peníze navíc, ale mít odborníky dostupné během vývoje i každodenního provozu může v budoucnu vyplatit obrovské dividendy.

6. Zabezpečení

Zabezpečení je nutností pro každou cloudovou službu připojenou k vaší firmě a vektory útoků se vyvíjejí každý den. U aplikací pro připojení k internetu, jako je VoIP, která slouží jako rozbočovač vaší obchodní komunikace, jsou bezpečnostní opatření uvnitř ještě naléhavější. Věnujte náležitou péči dodavatelům, abyste věděli, kde leží odpovědnost za data uložená v cloudové službě, a pokud je to možné, sjednávejte o své smlouvě bezpečnostní podmínky. Hledejte služby, které nabízejí end-to-end šifrování, šifrování dat v klidu (pokud existují), a to nejen základní autentizaci, ale i pokročilé možnosti, zejména vícefaktorovou autentizaci a biometriku.

Za bránou firewall se poraďte se svým personálem IT a ujistěte se, že zabezpečení je také na špičkové úrovni. Ujistěte se, že váš místní síťový hardware zná VoIP a že má k dispozici bezpečnostní funkce na podnikové úrovni… pak se ujistěte, že jsou povoleny tam, kde je potřeba. Například virtuální sítě LAN (VLAN) se často používají k oddělení hlasového provozu z důvodu kvality hovoru, protože disponování vyhrazenou sítí pro tento provoz znamená, že data jiných síťových aplikací nemohou rušit a způsobovat zvukové artefakty během volání nebo dokonce přerušeného hovoru. Ale sítě VLAN jsou také skvělé pro zabezpečení VoIP konverzací, pokud je IT na to připraví. Další informace naleznete v tomto seznamu úkolů a úkolů, pokud jde o zabezpečení vaší VoIP komunikace.

7. Unified Communications

Váš poskytovatel služeb VoIP může být také jednotným kontaktním místem pro všechny vaše komunikační potřeby a většina tuto funkci implementovala pod názvem unified communications as a unified communications jako služba (UCaaS). To znamená integraci vaší funkce chatu, konferenčních hovorů, e-mailů, telefonních hovorů, videohovorů a hlasové schránky do jedné aplikace. Všechny služby, které jsme zkontrolovali, nabízejí nějakou formu tohoto druhu služby, ale ne každý poskytovatel VoIP je zpracovává stejným způsobem.

Například platformy jako vítězové našich editorů, AT&T a RingCentral, mají velmi bohaté možnosti sjednocené komunikace, které pokrývají všechny výše uvedené kanály, jakož i inteligentní zasedací prostory a podobné funkce spolupráce. Více softwarově orientovaných poskytovatelů, jako je Dialpad, bude nabízet velmi pokročilé a vysoce sjednocené softwarové telefony, ale nebudou moci začlenit hardwarové telefony tak snadno. A konečně, velmi levní prodejci, jako je Grasshopper, nemusí nabízet žádné sjednocené komunikační řešení nebo pouze jeden nebo dva další kanály, jako je fax a text.

Klíčem k efektivní implementaci sjednocené komunikace je zjistit, jaké kanály vaše firma každodenně používá k vykonávání práce. Pokud vše, co používáte, je hlas, nemusíte se o to starat, ale v dnešní době je to prakticky jednorožec. Každá firma komunikuje pomocí více kanálů, které jednoduše hlasují, a mít sjednocený systém znamená, že je lze tyto kanály využívat efektivněji. Bez aplikace UCaaS budete ve svém SMB provozovat nesourodé systémy bez možnosti sledovat, kdo přijal, kterou zprávu, na které zařízení a na jakém médiu.