Video: क बाट कछुवा , Nepali Barnamala || Learning Nepali Alphabets | Ka Bata Kachuwa (Listopad 2024)
Pokud spravujete typickou kancelář pro malé a střední podniky (SMB), je důležité zahájit rok na správné noze. Malé a střední podniky se musí rychle vyvíjet, aby reagovaly na nové příležitosti, jakmile se objeví, a mít pevný kancelářský základ, na kterém bude tato práce vykonávat, je pro úspěch zásadní. Naštěstí se ujistit, že vaše firma je v nejlepší formě, lze dosáhnout poměrně rychle. Pravda, je to hojnost auditů; buď vděčný, že žádný z nich není z IRS. Postupujte podle níže uvedeného šestibodového kontrolního seznamu a vaše kancelář bude připravena zvládnout jakoukoli výzvu, kterou 2016 může přinést.
1. Připravte se na daňové období
V obchodním světě se prakticky vždy připravujete platit daně tak či onak. Ale začátek roku (pokud se kryje s finančním rokem vaší společnosti) je obzvláště důležitý. Začněte tím, že se posadíte s finanční hlavou, abyste provedli audit obrazu loňských knih.
Jistě, můžete se dostat do studeného potu, když jsou slova „audit“ a „finance“ použity ve stejné větě, ale překonáte to: nemluvíme o umisťování nadšeně IRS agentů. Jedná se o audit, jehož cílem je poskytnout vám, vašemu vedení a všem současným nebo potenciálním investorům, že vaše finance - a rozšířením vaší organizace - fungují tak, jak by měly být. Ověřujete čísla za minulý rok, hodnotíte obchodní a finanční postupy a porovnáváte to, co se skutečně stalo, s tím, co jste očekávali, a také s tím, co jste nahlásili. Audit můžete nechat provést interními účetními vedoucími nebo externí firmou nebo CPA. Můžete dokonce vytvořit malou pracovní skupinu, která bude pracovat jako skupina. To, co hledáte, zahrnuje:
Veškeré příjmy pocházející z předchozího roku az jaké zdroje,
Všechny výdaje vynaložené v předchozím roce, za použití jakých platebních metod, kterým příjemcům, a přiřazené k jakému rozpočtu; věnovat zvláštní pozornost výdajům na kanceláře, technologie, služby třetích stran a obchodní infrastrukturu,
Recenze bankovních výpisů,
IRS a státní / obecní daň (pokud existují) podávající recenze,
Ověřte, zda jsou dodržovány správné účetní postupy; pokud ne, pochopte proč, protože by to mohlo být způsobeno konkrétním obchodním procesem, který by mohl vyžadovat revizi, a
Vložte výsledky auditu do přísné zprávy (jedná se o nástroj, který chcete během roku skutečně použít, takže je krátký, organizovaný a cenný - ne tak objemný, že nic nenajdete).
Správně provedeno, tento audit by neměl trvat déle než jeden týden a jeho zpráva poskytuje základový nástroj, proti kterému lze použít vše - od nákupních plánů po prodejní cíle.
2. Audit hardwaru
Z pohledu vedoucího kanceláře je vědět, kde jsou peníze, jen prvním krokem. Nyní musíte také vědět, kde je všechno ostatní. Začněte s technologickým hardwarem. Může to znít zjevně, ale pro mnoho malých a středních podniků se to rychle stává nebezpečnou zónou - zejména pro ty, které se k střední velikosti nakloní více než malé. Je to kvůli frázi Přineste si vlastní zařízení (BYOD). Tolik IT odborníků nenávidí a tolik uživatelů zaměstnává veškerý hardware, na který se mohou dostat - z jakéhokoli zdroje a často placeného za podivné nebo nevyzpytatelné způsoby. Aspoň vložte tyto informace do organizované tabulky, na kterou se můžete odkazovat v tomto a příštím roce. Ještě lépe vložte informace do vyhrazené aplikace pro správu desktopů, jako je Microsoft System Center Configuration Manager nebo MMSoft Pulseway.
Začněte auditní zprávou z kroku 1, protože by měla obsahovat oficiální seznam nákupů hardwaru. Poté sledujte, jaká zařízení se skutečně používají (je zaručeno, že najdete překvapení). Někteří zaměstnanci budou používat osobní zařízení, za které zaplatili, aby pracovali, zatímco jiní budou používat spotřební zařízení pro práci i osobní úkoly, které společnost zaplatila. Zjistěte, kdo má co, ať už je používán vhodně, a to vám pomůže rozhodnout, zda by za něj mohl platit lepší způsob.
A jakmile se probudíte touto morfou nových technologií, nezapomeňte provést tradiční hardwarový audit a hledat počítače, servery, tiskárny a další kancelářský hardware, který se blíží ke konci životnosti nebo ke konci pronájem, takže víte, co bude třeba letos a kdy obnovit. Spolupracujte s prodejci hardwaru a se svým účetním oddělením na vývoji plánu vyřazení tohoto staršího hardwaru a jeho nahrazení novými jednotkami.
3. Audit softwaru
Softwarové audity mají stejný základní cíl jako hardwarový audit: Zjistěte, co jste nainstalovali, kde je nainstalován, jak byl zaplacen (tj. Do kterého rozpočtu byl přidělen) a jaké licence nebo předplatné se chystají obnovit. Nezapomeňte je označit ve svém kalendáři.
Stejně jako u hardwarového auditu se však moderní doba stala softwarovým auditem trochu složitějším. Podobně jako zaměstnanci používající osobní zařízení k práci, mnozí také používají své vlastní cloudové služby. To se může stát, protože se jeden uživatel rozhodne zaregistrovat konkrétní službu nebo dokonce celý tým zavádí cloudovou službu mezi sebou.
Tyto služby jsou často placeny prostřednictvím opakujících se poplatků přiřazených k osobním nebo podnikovým kreditním kartám a účetnictví může mít obtížný čas zjistit, co se kupuje. To může přinést chyby účetnictví, ale ty jsou ve srovnání s potenciálními problémy v oblasti IT malé, když tyto cloudové služby žádají uživatele o stažení softwaru (které IT nejen otestovalo, ale úplně je obešlo). Zakořente takový software, ujistěte se, že je za něj správně zaplaceno, a pak se rozhodněte, zda jej ponecháte nebo nahradíte účinnějším řešením.
Na tradičnější úrovni použijte svůj softwarový audit a věnujte zvláštní pozornost bezpečnostnímu softwaru - tři příklady jsou antivirový program, virtuální privátní síť (VPN) a šifrování. Jedná se o stavební bloky řešení, které mohou zastavit proces v jeho stopách, pokud jejich licence sklouznou, takže se ujistěte, že víte, kdy je třeba obnovit licence a předplatné a kteří uživatelé je budou potřebovat.
Po době softwarového auditu je také dobré prozkoumat postupy zálohování a bezpečnosti dat. To obvykle zahrnuje hardware i software, ale je to požadavek na většinu softwarových procesů, takže mu nedělejte krátký pokles. Vyzkoušejte plány zálohování a obnovy po havárii (DR), abyste se ujistili, že stále fungují, audit zálohoval data lokálně i v cloudu, abyste se ujistili, že není poškozen, a podívejte se, co jste za tato řešení zaplatili v předchozím roce uvidíme, jestli umíš lépe.
4. Audit sítě
K tomu budete potřebovat vedoucí IT. Síťový audit umožňuje:
Zjistěte, jakou síťovou infrastrukturu aktuálně používáte (fyzickou i v cloudu),
Srovnejte tuto infrastrukturu s podnikovými procesy, které na ní běží, abyste ověřili kapacitu, a
Vyhodnoťte nejen to, co platíte, ale zda dostáváte to, za co jste zaplatili; to je zvláště důležité pro všechny poskytovatele internetu a mobilních sítí.
Analyzujte své připojení k internetu, a to nejen do kanceláře, ale také na jakékoli externí webové servery, cloudové služby nebo telekomunikační a vzdálené weby. Dostáváte výkon, za který jste zaplatili? Pokud si interní oddělení IT není jisto, jak tyto informace otestovat, obraťte se na síťového poradce třetí strany. Nakonec se ujistěte, že IT aktualizuje vaše kancelářské směrovače, přepínače a další síťový hardware tak, aby používaly nejnovější firmware - a ujistěte se, že je vše otestováno vaší aktuální sadou aplikací důležitých pro podnikání, než to vše rozbalíte. Pokud máte vzdálené weby nebo telekomunikační zařízení, které se připojují z domova, zkontrolujte, zda jejich síťový hardware bliká a je také bezpečný.
5. Projděte se po kanceláři
Může to znít překlopit, ale je to vážný krok. Nemůžete najít vše, co potřebujete vědět o své firmě, prostřednictvím tabulky nebo řídicího panelu. Vstaň a vydej se na prohlídku. Promluvte si se zaměstnanci o tom, jak vykonávají svou práci, zejména vedoucí týmů a procesů. Pochopení toho, jak se práce provádí, je klíčem nejen k nasazení správného nástroje pro správnou práci, ale často k objevování nových příležitostí pro úspory nebo příjmy.
Na více obyčejné straně zhodnoťte, jak vaše kancelář vypadá a funguje na fyzické úrovni. Dávejte pozor na:
Kancelářský nábytek,
Rozváděcí místnosti a kuchyňské spotřebiče,
Tabule konferenčních místností, obrazovky, telefony a
Sdílené kancelářské přístroje - drtiče, tiskárny, faxy.
Ujistěte se, že tyto věci jsou nezbytné, v dobrém funkčním stavu a zásobené s potřebným spotřebním materiálem (např. Tonerem, papírem atd.).
6. Analyzujte své obchodní a marketingové plány
Šel jsi dolů na čísla. Nyní je čas zvednout hlavu a podívat se na celkový obraz vaší organizace, a to vždy začíná s obchodním plánem. Posaďte se s vedoucím personálem a podrobně si prohlédněte svůj plán. Jste tam, kde byste měli být (což znamená, kde váš plán říká, že byste byli)? Je způsob, jakým podnikáte, stále nejúčinnější? Zeptejte se na tuto otázku bez ohledu na to, zda podnik funguje optimálně; vždy může existovat lepší způsob. Vyjmenujte své obchodní procesy, konzultujte s nimi klíčové zaměstnance, mapujte je krok za krokem a poté je podrobně zvažte. Existují účinnější nástroje, software nebo služby, které byste mohli použít k větší konkurenceschopnosti? Dělají tito lidé správná místa? Jsou procesy efektivní nebo nadbytečné? Cílem není vypálit lidi nebo spravovat mikro; je to úplně pochopit, jak vaše firma podniká, polévka na ořechy.
Prohlédněte si loňský marketingový plán s podobným okem. Zkontrolujte výsledky a zeptejte se, zda jste ve skutečnosti, kde byste měli být, když jsou výsledky porovnávány s výdaji. Kde jste slabí a jak se můžete zlepšit? Zvláštní pozornost věnujte:
Průzkum trhu,
Propagace a reklama,
Události a
Tiskové vztahy.
V rámci tohoto cvičení nezapomeňte analyzovat své webové profily a profily sociálních sítí online. Dosahují správných zákazníků? Jsou aktuální? Byly aktualizovány popisy produktů nebo služeb, ceny a dokonce i jména vedoucích pracovníků? Zkontrolujte tyto údaje energicky, protože nic nevypíná online zákazníky rychleji, než když narazí na web, o kterém si myslí, že není udržován.
Jistě, je snazší napsat těchto šest kroků, než je udělat. Mluvíme o značném množství práce, o tom není pochyb. Ale pokud se zapnete a přimíte správné lidi, aby vám pomohli, může to být dosaženo za pár týdnů. A tyto dva týdny mohou po celý rok platit za vaše podnikání významné procesy, výdaje a dokonce i dividendy ze zisku.
