Od nepořádku po bezpapír v 5 krocích

Pokud sníte o dni, kdy vyhodíte notebooky, vizitky a další kousky papíru a skutečně se stanete bezpapírovou osobou, proč nezačít ještě dnes? S několika tipy a správnými nástroji můžete začít hned bez papíru. Nejprve si však uvědomte, že jít na papír je trochu jako zhubnout: Je to těžší, než to zní. Vyžaduje to obětavost. Je to volba životního stylu více než projekt. A nikdo neočekává, že budeš dokonalý.

Jít bez papíru také vyžaduje, abyste měli účel a cíl. Stejně jako hubnutí, pokud je vaším cílem „být bezpapírový“, je to stejně vágní jako „zhubnout“. Kolik se snažíte zhubnout? Kde se ve svém životě snažíte být bezpapírový? A co je důležitější, jaký je konečný cíl?

Některé běžné cíle jsou:

• Méně nepořádek
• Buďte efektivnější nebo organizovanější
• Umožněte prohledávání dokumentů a poznámek
• Mějte lepší záznamy o svém životě a práci

Některé z těchto otázek mohou znít triviálně, ale z dlouhodobého hlediska jsou motivující. Pomáhají vám vytvářet skutečné cíle, které můžete kdykoli vrátit, kdykoli se začnete pohybovat mimo kurz.

Krok 1: Jděte vpřed, ne vzad

Až budete připraveni jít na papír, začněte tím, že jdete vpřed, ne vzad.

Myslím tím tím, že myslím na to, že nemám bezpapír ve všem, co děláte hned teď , což také znamená ignorovat veškerý starý papír, jako jsou hromady účtů, které doufáte, že jednoho dne skartujete, a staré notebooky s včerejšími poznámkami. Vím, že je lákavé chtít digitalizovat všechny tyto soubory, ale není to ten pravý první krok.

Váš starý papír nikam nejde. Všechny ty staré papíry budou bolestí v krku, kterou digitalizují, a to i s těmi nejlepšími nástroji, takže se v nich nenechte chytit hned, jak začnete.

Místo toho přemýšlejte o tom, že se odtamtud nedostanete na papír. To znamená podniknout kroky jako:

• Použití digitálního kalendáře pro nové a nadcházející schůzky
• Vytváření poznámek v aplikaci pro psaní poznámek (níže je uvedeno několik návrhů)
• Vložení seznamu úkolů do úkolů nebo do poznámkových aplikací.

Dokonce i provedení těchto tří jednoduchých věcí může trvat déle, než si myslíte.

Krok 2: Vyberte několik aplikací a softwaru a držte se jich

Existuje mnoho skvělých aplikací pro psaní poznámek a správu úloh. Některé, které doporučuji, jsou: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Remember the Milk a Wunderlist. Existuje spousta možností!

Měli byste také vyzvednout program pro synchronizaci souborů, pokud jej ještě nemáte. Možná jej hned nezačnete používat, ale nainstalujte si ho a jednoduše si užijte, jak to obecně funguje. Některé z mých oblíbených položek jsou Disk Google, Dropbox, Box a SugarSync.

Krok 3: Potvrďte!

Neztrácejte příliš mnoho času rozhodováním, která aplikace nebo aplikace jsou naprosto dokonale nejlepší. Najděte jednu nebo dvě, které udělají to, co potřebujete, aby fungovaly a pracovaly s platformami, které máte, a začněte je používat. Ať už si vyberete jakékoli nástroje, věnujte se jim několik týdnů.

To, co nechcete, je vyzkoušet tucet aplikací, protože vaše soubory a poznámky se nakonec rozloží všude. Potřebujete jedno nebo dvě centralizovaná místa, kde víte, že můžete najít všechny své věci, aniž byste o tom přemýšleli. Vědět, kde najít digitální ekvivalent vašich dokumentů

Krok 4: Vytvořte pracovní postupy

Dalším krokem je vytvoření některých pracovních postupů. To je kognitivnější stránka bez papírování. Přemýšlejte o tom, že je to podobné vývoji návyků a postupů hubnutí: naplánujte si jídlo na týden, předem se rozhodněte, kdy půjdete do tělocvičny nebo si zacvičte, začněte zaznamenávat své váhy a tak dále. V případě, že dojde na papír, mohou vaše pracovní postupy začít malými akcemi, jako je spuštění aplikace pro psaní poznámek před zahájením schůzky. Dalším úkolem je zkontrolovat své úkoly v první aplikaci ráno.

Tyto malé kroky, které zahajují vaše pracovní postupy, by se měly stát návyky. Líbí se mi ten, který se týká kontroly vašeho seznamu úkolů nebo schůzek v kalendáři, první ráno, protože mnoho lidí již má ranní návyky (šálek kávy, čtení během dojíždění) a vy můžete svůj nový zvyk přenést na existující. Jinými slovy, když usrkáváte tu kávu, budete si pamatovat, že je čas podívat se na svůj kalendář na den.

Jaké jsou vaše pracovní postupy, záleží na tom, jaké jsou vaše cíle pro bez papírování. Váš pracovní postup může být dokonce pouhým pravidlem, například: „Když dostanu novou vizitku, okamžitě ji pořídím pomocí svého smartphonu a nahraju do mé aplikace pro psaní poznámek.“

Krok 5: Řešení nevyřízených položek

Po několika týdnech nebo měsících, kdy jste se svými novými zvyky a pracovními postupy spokojeni a jste odhodláni k novým aplikacím, můžete konečně přemýšlet o vytvoření projektu skenování veškerého starého papíru ve vašem životě.

Nepokoušejte se však tento krok provádět, dokud se svou každodenní rutinou bezpapírové práce nestanete opravdu solidní.

Život bez papíru

Pamatujte, že bez papírování je změna životního stylu. Stejně jako dieta, musíte ji vzít jeden den najednou, a odpustit, když sklouznete nahoru, ale rychle se vraťte na trať.

Dodatečné zdroje

• Tipy, jak jít bez papíru
• Vyberte správný skener pro Going Paperless
• Správa digitálních rodinných dokumentů
• Přijímání bezpapírových poznámek
• Vytváření lepších seznamů úkolů
• Tipy pro používání Evernote