Zorganizujte si: 10 strategií pro lepší a efektivnější seznamy úkolů

Jak efektivní je váš seznam úkolů? Pomůže vám to naplánovat si den? Pomáhá vám stanovit priority? Nebo je to nekonečný seznam věcí, které považujete za vinné za to, že jste to ještě neudělali, a nyní pravděpodobně nebudete dělat vůbec?

Dobrý seznam úkolů má nejen schopnost utvářet svůj den, ale také soustředit vaši pozornost na to, co je pro vás nejvýznamnější. Zapsáním úkolů účinně rozdělujete své větší cíle na lépe zvládnutelné části. Týdenní úkol čistit papíry, které se nashromáždily na vašem stole, vám může pomoci dosáhnout většího cíle, aby jste zůstali organizovaní a bez papírů. I nákupní seznam s potravinami může naznačovat větší cíl dobře se najíst nebo vařit doma.

Když se naučíte, jak vytvořit účinný seznam úkolů, můžete udržet svou mysl lépe přizpůsobenou vašim skutečným cílům. Dobrý seznam úkolů by vám měl poskytnout vodítko, nikoli vás naplnit strachem. Zde je několik tipů, jak zlepšit seznamy úkolů.

1. Vyberte správnou aplikaci pro vás

Prvním krokem při tvorbě lepšího seznamu úkolů je rozhodnutí, kde jej uchovat. S papírovým seznamem úkolů není nic špatného. Pokud to funguje pro vás, skvělé. To znamená, že existuje mnoho důvodů, proč je opravdu dobrá aplikace seznamu úkolů lepší:

• Úkoly aplikace mají zabudovaná připomenutí.
• Digitální seznamy lze snáze upravovat než papírové, takže můžete upravit své priority a podle potřeby vyjasnit své úkoly.
• Nemůžete ztratit digitální seznam, který je uložen do cloudu. Pokud nejste přirozeně organizovaný člověk, může to být klíčová výhoda.
• Různé pohledy v aplikaci úkolů vám umožní zobrazit pouze úkoly, které jsou v tuto chvíli relevantní.
• Aplikace seznamu úkolů mohou spolupracovat; můžete přiřadit úkoly ostatním lidem a dostávat upozornění, až budou dokončeni.
• Můžete si vybrat aplikaci seznamu úkolů s funkcemi, které vás motivují, ať už se jedná o krásný design nebo o zážitek ze hry.

Existuje obrovské množství aplikací seznamu úkolů. Můžete ztratit produktivitu celé dny zkoumáním všech aplikací pro správu úloh, které se objevují ve vyhledávání v libovolném obchodě s aplikacemi. Po testování mnoha z nich, ty, které doporučuji nejvíce, jsou:

• Todoista
• Any.do
• Asana
• Věci

Několik dalších aplikací, které jsou za určitých okolností skvělé, jsou Úkoly Google (pro integraci s aplikacemi G Suite), Microsoft To-Do (pokud používáte Microsoft Office nebo Windows 10), Habitica (pokud máte rádi gamifikaci) a Omnifocus (pro ty kteří do svých úkolů přidávají mnoho podrobností). Existuje však tolik dalších. Pokud žádný z nich nezasáhne vaše fantazie, zeptejte se svých přátel (zejména vašich organizovaných), co používají. Zkuste několik a vyberte si ten, který se vám líbí, a který zálohuje vaše informace do cloudu, takže nikdy nic neztratíte.

Pokud potřebujete pomoci se sledováním úkolů, protože se zdá, že vždy probíhají nebo jsou pozastaveny, může vám aplikace aplikace kanban board, například Trello, sloužit lépe než tradičnější seznam úkolů.

2. Vydělávejte více než jeden seznam

Velmi málo lidí má pouze jeden seznam úkolů. Vytvořte seznam úkolů pro práci a samostatný seznam pro osobní úkoly. Možná budete mít společný seznam úkolů v domácnosti, seznam někdy, kdy si zapíšete věci, které chcete dělat, ale nejsou naléhavé, a další.

Mít více než jeden seznam vám pomůže zaostřit. Když jste v práci a jste připraveni převzít některé úkoly spojené s prací, nechcete se nechat rozptylovat skutečností, že v den volna musíte péct narozeninový dort.

Všechny skvělé úkoly vám umožňují vytvářet více seznamů. Začínáme s několika, které jsou jednoduché a zřejmé, jako například:

• Práce
• Osobní
• Domácnost

Možná pro vás má větší smysl mít projekt A a projekt B spíše než obecný seznam prací. Co ještě potřebujete? Seznam seznamů můžete kdykoli změnit.

3. Přidejte nové úkoly co nejrychleji

Když se vám do hlavy objeví nový úkol, zapište jej do svého seznamu úkolů co nejrychleji. Pokud má váš úkol nějakou klávesovou zkratku pro přidání nového úkolu, přečtěte si jej. Pokud má aplikace zkratku pro mobilní telefon, nastavte ji.

Když přidáte úkoly do svého seznamu úkolů, jakmile na ně pomyslíte, můžete zabránit tomu, abyste se na nich zdržovali. Jakmile je zapsán, už si ho nemusíte pamatovat.

4. Přiřaďte termíny splatnosti

Pokud má úkol datum splatnosti, přidejte jej do svého seznamu úkolů. Termíny splatnosti vám pomohou stanovit priority.

Ne každý úkol potřebuje v reálném životě pevný a rychlý termín pro přijetí úkolu do svého seznamu úkolů. Přiřaďte datum úkolům, kdykoli budete zhruba vědět, kdy si myslíte, že to dokážete.

To je účinné ze dvou důvodů: Za prvé, většina úkolů vám umožní vidět, co je splatné „dnes“, „zítra“ a „tento týden“, bez ohledu na to, v jakém seznamu jsou. Takže můžete vidět vše, co je třeba “ dnes “ve vašem seznamu prací, osobním seznamu atd. Zadruhé, zadáním úkolů v termínech plánujete svůj týden efektivně, což je vynikající strategie řízení času.

5. Revize denně

Začněte každý den házením oka nad seznamem úkolů pro daný den a posouzením, zda je to rozumné. Pak to upravte. Pokud máte dnes příliš mnoho úkolů a víte, že se k nim nedostanete, připravujete se na selhání.

6. Omezte se na tři až pět denních úkolů

V průměrný den se kontroluji mezi třemi a pěti úkoly. Pokud jsem na den nechtěně naplánoval 12 úkolů, vím, že se k nim nedostanu, což znamená, že je musím změnit jejich prioritu a změnit datum jejich splatnosti. Pokud zjistím tento potenciální problém před začátkem mého dne, mohu se spíše přizpůsobit, než se cítit vystresovaný všemi těmi úkoly, které jsem chtěl dělat a ne.

Jaký je váš denní limit úkolu? Záleží na tom, jaké úkoly si zapíšete a jak obtížné je splnit. Pokud v průběhu času sledujete, kolik úkolů se každý den odhlásíte - ty nejlepší aplikace, které pro vás udělají - zjistíte maximum. Jakmile znáte své maximum, můžete omezit své denní úkoly na rozumné číslo.

7. Zapište úkoly, ne cíle nebo cíle

Na tom, co píšete do svého seznamu úkolů, záleží. Naplňte své seznamy úkoly spíše než cíli. K tomu musíte znát rozdíl mezi těmito dvěma.

Cíle jsou úspěchy ve velkém obrazu nebo požadované výsledky. Obvykle je obtížné je kvantifikovat. Příkladem je „plynulost v hindštině“. Uvedení toho do seznamu úkolů by nebylo příliš efektivní.

Cíle jsou ukazatele na cestě k dosažení cíle. Je mnohem snazší je zaměnit s úkoly, protože cíle jsou konkrétnější a kvantifikovatelnější. Příkladem cíle může být „vést konverzaci v hindštině o mých oblíbených filmech“.

Jaké jsou tedy úkoly? Úkoly jsou akce, které podniknete k dosažení cíle. Zničte cíl a máte své úkoly. Velmi často se jedná o jednotlivé události, i když se mohou opakovat. Úkolem může být „naučit se tři nová hindská slovesa“ nebo „studovat po dobu 30 minut“.

Úkoly - nikoli cíle nebo cíle - jsou to, co patří do seznamu úkolů.

8. Udržujte své cíle a cíle oddělené

Definování vašich cílů a cílů je důležitou součástí vytváření lepších a efektivnějších seznamů úkolů. V dokonalém světě jsou úkoly, které plníte, primárně při dosahování vašich cílů. Pokud ne, proč ztrácíte čas tím, že je děláte? Musíte vědět, jaké jsou vaše cíle, ale nepotřebujete je ve svém seznamu úkolů.

Napište své cíle a cíle někde jinde. Pokud váš seznam úkolů obsahuje sekci poznámek, vložte je tam. Pokud vedete deník, můžete si své cíle zapsat a revidovat je čtvrtletně nebo ročně. Občas odkazujte na své cíle, ale nenechte se odvrátit pozornost od konkrétních věcí, které musíte dnes udělat.

9. Často se podívejte na svůj seznam úkolů

Po celý den vás provede efektivní seznam úkolů. Podívejte se na to na začátku týdne a naplánujte si čas. Podívejte se na to na začátku dne a upravte svůj plán na tento den. Podívejte se na to po obědě, abyste věděli, na co dalšího se musíte soustředit po zbytek dne. Když se cítíte ztraceni v úkolu nebo potřebujete-li si od toho odpočinout, podívejte se do svého seznamu úkolů na něco malého a snadného, ​​s čím se mezitím můžete vypořádat.

Čím více se podíváte na svůj seznam, tím více mu důvěřujete. Čím více tomu důvěřujete, tím méně si musíte pamatovat, jaké úkoly musíte udělat. Čím méně si musíte pamatovat, tím více uvolníte svou mysl a soustředíte se na úkol, který máte po ruce.

10. Nechte svůj seznam úkolů prohledávat

Pokud se často díváte na svůj seznam úkolů - a myslím, že byste měli -, rychle si uvědomíte, jak užitečné je vidět na první pohled to, co potřebujete, a ne prostřednictvím hlubokého čtení.

Při psaní úkolů používejte úzký jazyk nebo zkratku. Mnoho aplikací má hodnocení priority nebo hvězdy, které můžete přidat a které vám umožní zvýraznit klíčové úkoly. Pokud to pomůže, barevně označte své úkoly. Použijte ikony, které vám poskytnou další informace o úkolu, například zda to vyžaduje telefonní hovor nebo souvisí se zdravotní péčí. Bez ohledu na to, jak rychle se díváte na svůj seznam úkolů, měli byste mít možnost sklízet spoustu informací o tom, co je třeba udělat.

Srdce produktivity

Velký seznam úkolů je jádrem osobní produktivity. Je to taková radost, když najdete aplikaci pro správu úloh a proces, který vám vyhovuje. Odškrtnutí položek na vašem seznamu vám dává pocit úspěchu a je klíčovým prvkem organizace. Spolehlivý systém úkolů usnadňuje život a méně stresuje.