Organizujte se: 5 důvodů, proč vaše doručená pošta není seznamem úkolů

Rád se ptám lidí, jak používají kancelářský e-mail, i když jen proto, aby lépe porozuměli rozdílu mezi tím, jak byl e-mail navržen k použití, jak je nejefektivněji používán a jak jej lidé skutečně používají.

Na dotaz mnozí lidé hrdě shrnují své techniky správy e-mailů tímto způsobem: „Moje e-mailová schránka je můj seznam úkolů!“

Obvykle si myslí, že je to důmyslný systém, ale to mě nutí probudit. V hrůze se vracím, když slyším toto dobře míněné, ale nakonec zničující prohlášení. (Moje fyzická reakce, jak jsem se dozvěděl, není ideální, pokud mám v úmyslu pokračovat v konverzaci.)

Účelem tohoto článku je přesvědčit vás, že vaše e-mailová schránka by neměla být vaším seznamem úkolů. Existuje lepší a efektivnější způsob, jak používat e-mail - nebo lépe myslet na e-mail.

Doufejme, že tento článek vás přesvědčí, abyste změnili své způsoby. Ve sloupci příštího týdne (zkontrolovat každé pondělí nejnovější v této sérii organizovaných akcí), proberi druhou stranu rovnice: jak vytvořit chytřejší seznam úkolů. Přečtěte si také sloupec z minulého týdne s 11 tipy pro správu e-mailů.

Na co je e-mail?

„E-mail“ již není přesně popisným názvem softwarových aplikací a služeb, které používáme k zasílání elektronické pošty. Dělají to mnohem víc než to. Se všemi funkcemi a funkcemi e-mailu - schopností odesílat přílohy (měnící se život!), Vestavěnými adresáři, plánovacími a připomínkovými funkcemi, veřejnými a soukromými kalendáři - je divu, že tomu stále říkáme „e-mail“.

Pro komunikaci mezi organizacemi funguje e-mail skvěle. Máte papírovou stopu konverzací, vždy časově a datově označenou, doručenou téměř okamžitě a bezpečně. E-mail vám umožní zabývat se prací vlastním tempem a podle vašich preferencí odpovídat na odpovědi.

U komunikace uvnitř organizace (ve vaší organizaci) však může být e-mail příšerně zastaralý a dokonce i na cestě do márnice (viz „Je e-mail mrtvý?“). Nyní máme širší sortiment nástrojů, které nám pomáhají dosahovat stejných konečných cílů, ale účinnějším a užitečnějším způsobem. Aplikace pro rychlé zasílání zpráv, obchodní sociální sítě a portály pro správu projektů (jako je Basecamp) jsou příklady. Někteří lidé zapomínají, že telefony a osobní setkání jsou často nejlepšími komunikačními prostředky pro určité úkoly.

E-mail má určitě své místo, ale mnoho lidí jej používá k plnění úkolů, které by mohly mít prospěch z jiného řešení. E-mail by měl být používán pro komunikaci, která vyžaduje papírovou stopu, zejména zprávy mezi organizacemi. Aplikace a funkce v e-mailu, jako jsou kalendáře a plánování, by se měly používat tak, jak byly zamýšleny. Pokud si chcete nechat svůj seznam úkolů ve svém e-mailovém programu, pravděpodobně je k tomu nástroj (například v aplikaci Outlook se nazývá Úkoly). Doručená pošta však nebyla navržena tak, aby vám řekla, jaké úkoly musíte každodenně dělat. Zde je několik důvodů:

Důvody, proč by vaše doručená pošta neměla být vaším seznamem úkolů

1. Žádná kontrola nad příchozími položkami.

Seznam úkolů obsahuje pouze položky, které jste do něj vložili. Vaše doručená pošta na druhé straně je jako hubička bez hrdla. Nemáte žádnou kontrolu nad příchozími položkami, kromě toho, že je budete posuzovat jednotlivě a odstraňujete je - vysoce neefektivní způsob kultivace seznamu úkolů. Zprávy se objevují ve všech hodinách dne. Mohou pocházet od kohokoli bez ohledu na hierarchii, která může určovat váš skutečný seznam úkolů. A pravděpodobnější než ne, jen zlomek z nich bude odrážet to, co musíte udělat.

2. Nesprávné úkoly.

Pro malou část materiálu doručené pošty, která ve skutečnosti odráží věci, které by měly být na vašem seznamu úkolů, se zeptejte sami sebe: Popisuje řádek předmětu přesně to, co musíte udělat? V mnoha případech složili řádek předmětu jiní lidé, což nemusí odrážet samotnou zprávu, mnohem méně část zprávy, která se vás týká. Se správným seznamem úkolů používáte svůj vlastní jazyk k rychlému získání důležitých informací. Dobře napsaný seznam úkolů je ten, který můžete naskenovat za sekundu nebo dva a přesně vědět, co je třeba udělat. Pouze vy můžete psát takovým způsobem, který si rychle sdělí informace pro sebe.

3. Příliš dlouho.

Vím, že jsem právě uvedl tento bod, ale to se opakuje: Dobře napsaný seznam úkolů je ten, který můžete naskenovat za sekundu nebo dva a přesně vědět, co je třeba udělat. Vsadil bych 50 $, že jsem nemohl najít jednu osobu na PCMag s e-mailovou schránkou, která by mohla stručně zprostředkovat informace.

Nedělej si sám sebe. Všichni máme ve své doručené poště zprávy, které nám připomínají úkoly, které bychom chtěli dokončit, ale ne. A to je v pořádku. Tyto položky však nepatří do seznamu úkolů.

4. Nedostatek nástrojů pro stanovení priorit a stanovení lhůt.

Červené vykřičníky, vlajky, hvězdy, barevné bubliny - e-mailové programy vám obvykle poskytují hrst nástrojů pro označování důležitých zpráv. V některých aplikacích můžete dokonce přiřadit datum „odpověď do“, například dnes, zítra nebo volně „tento týden“. Tyto funkce slouží k připomenutí komunikace s lidmi, nikoli však jako prioritní značky nebo pevné termíny pro konkrétní úkoly. Jak již bylo zmíněno, předmětové řádky vám nikdy nepřetržitě neřeknou, co musíte udělat, a přidání příznaků neposkytuje stejné cenné informace jako v seznamu úkolů. Dobrý seznam úkolů uspořádává úkoly podle priority a používá termíny.

5. Zabraňuje e-mailu, aby byl e-mailem.

Doufám, že jsem vás většinou přesvědčil, že pokusit se vyladit svou doručenou poštu tak, aby fungovala jako seznam úkolů, má za následek velmi špatný seznam úkolů. Hádej co? Vytváří také velmi špatnou doručenou poštu, takže nyní máte dvě neefektivnosti! Pokud se pokusíte manipulovat s doručenou poštou tak, aby se zdvojnásobila jako seznam úkolů, necháte se přepínat mezi operacemi. Zde je návod, jak by se to mohlo stát: Řazení doručené pošty jedním ze způsobů, jak najít úkoly s vysokou prioritou; všimněte si nového toku pošty; být přerušen; uchránit doručenou poštu; zkontrolovat novou poštu; rozhodněte se, že se na vás nevztahuje; znovu se uchýlit k vlajkám nebo hvězdám; zkuste si vzpomenout, kde jste byli se seznamem úkolů…

Nezapomeňte, že pokud váš e-mailový program obsahuje vestavěnou aplikaci nebo funkci pro seznamy úkolů, můžete to použít!

E-mail je e-mail

Udržujte svou e-mailovou schránku jako e-mailovou schránku, nikoli jako seznam úkolů, a budete mnohem efektivnější. Je pravděpodobné, že váš pracovní život bude také trochu šťastnější. V příštím týdnu ve sloupci Get Organized vám podrobněji vysvětlím, co dělá dobrý seznam úkolů, jak jej používat, a některé nástroje, díky nimž je proces správy seznamu úkolů vysoce automatizovaný.