Zorganizujte si: 5 tipů na dodržení termínů

Jedním z mých oblíbených výroků bylo vždy: „Pokud chcete něco udělat, dejte to zaneprázdněné osobě.“ Není žádným velkým tajemstvím, že lidé, kteří jsou zaneprázdněni, mají strategie pro stanovení priorit a správu všech věcí, které musí udělat. Tyto strategie, i když zřídkakdy byly výslovné, se obvykle točí kolem jedné hlavní koncepce: termínů.

Lhůty poskytují strukturu. Vytvářejí odpovědnost a pomáhají předcházet negativním důsledkům. Někteří lidé je milují, jiní je nenávidí, ale ti, kdo je přijímají, jsou obvykle úspěšní.

Při psaní tohoto sloupce jsem přemýšlel o svých vlastních strategiích pro správu termínů a poté jsem hovořil se svými kolegy a přáteli, kteří jsou produktivní a úspěšní, aby viděli, jak jsou jejich strategie podobné mým a ostatním “. Špičky se ohromně překrývaly.

Zde je 5 tipů, jak organizovaní lidé spravují své termíny a zůstávají na vrcholu své hry.

1. Vždy dodržujte termín!

Možná jste si mysleli, že pravidlem číslo jedna ve lhůtách je stanovit si přiměřené lhůty. To je dobrá rada, ale ve skutečnosti je to důležitější než: Vždy stanovte termín!

Vždy existují dva termíny: vycpaný termín, který přiřadíte, a „konečný termín“. Lhůta pro zrušení, známá také jako datum „nebo jinak“, je absolutní poslední den a čas, kdy se něco může stát. Je to téměř vždy termín, který vám dá někdo jiný. Příkladem lhůty pro podání žádosti je lhůta pro podání daně, kterou stanoví vaše vláda. Dalším je termín pro podání přihlášky na vysokou školu.

Vycpaný termín je naproti tomu váš termín, který si sami uložíte. Vyplnění termínu znamená, že jste nastavili lhůtu o něco dříve než konečný termín, abyste nechali trochu kroutit prostor, aby se věci pokazily. Vždy vkládejte své vlastní termíny a vždy vkládejte termíny, které určujete ostatním. Nikdy neplánujte dostat něco přímo pod drát (to opravdu není "plán", že?). Spíše plán na nepředvídané události, jako jsou nemocné dny, uvíznutí ve zastaveném vlaku metra, výpadek e-mailu, poštovní stávka nebo jiné strany jednoduše změní názor na to, co chtějí a kdy to chtějí.

2. Zviditelněte své termíny.

Termíny musí být tam, kde je můžete vidět. Stejně jako u seznamů úkolů a cílů platí, že čím více vidíte své termíny, tím menší je pravděpodobnost, že na ně zapomenete. Tištěné nástěnné kalendáře fungují skvěle. Pokud používáte papírový poznámkový blok, napište své termíny do jednostránkového kalendáře (můžete si jej vytisknout z internetu), složit na polovinu a použít jako záložku. Pokud jste osoba bez papírových poznámek, nastavte své termíny v aplikaci, kterou denně používáte, ať už se jedná o Outlook, Kalendář Google, Excel nebo něco jiného. Můžete dokonce použít kalendář widgetů pro stolní počítače, podle toho, kolik blížících se lhůt je třeba spravovat.

Jednou z výhod uvádění termínů v aplikaci je to, že usnadňuje jejich sdílení. Pouhým kliknutím myši nebo klepnutím na obrazovku můžete svým kolegům nebo partnerům připomenout blížící se termíny.

3. Poznejte své pracovní cykly.

Způsob zviditelnění vašich termínů do značné míry závisí na vašich pracovních cyklech, což znamená, zda máte tendenci mít denní, týdenní nebo měsíční lhůty. Například jsem pracoval na čtvrtletníku, takže jsem na nástěnku vždy připnul tři kalendáře ukazující další tři měsíce. Když to bylo v září, viděl jsem nejdůležitější nadcházející termíny, i když by neměly dorazit až v listopadu. Měl jsem také roční kalendář, který ukazoval důležité termíny, které byly ještě dál, ale kalendář jsem nechal digitální, protože jsem ho nemusel každý den vidět. Vysoce produktivní lidé vyrovnávají termíny, ke kterým musí mít přístup, s termíny, které potřebují vidět. Vidět příliš mnoho termínů je ohromující. Dodržování nezbytných termínů pro nejdůležitější připravované projekty vás udrží v práci.

4. Použijte dvojitá připomenutí.

Pokud je termín příliš daleko, ale je velmi důležitý, použijte dvojí připomenutí. Jinými slovy, nastavte dva poplachy nebo oznámení, aby vám připomněli pár dní dopředu, že termín je blízko. Tento trik je obzvláště důležitý pro termíny, které nespadají do vašeho obvyklého pracovního rozsahu - na věci, na které pravděpodobně zapomenete. Pokud musím přednášet přednášku (něco, co dělám jen zřídka) šest týdnů od čtvrtka, nastavím v kalendáři připomenutí na šest týdnů od pondělí, takže na začátku jmenovaného týdne si pamatuji, že se událost blíží a že se musím připravit.

5. Dodržujte své termíny konzistentně.

„Dodržujte důsledně své termíny“ je jedna z těch věcí, které se snadněji řeknou, než udělají. Ale pokud víte, že to ovlivňuje vaši hodnotu na pracovišti, tak to samo o sobě může být docela motivující.

Důsledné dodržování termínů může zvýšit vaši hodnotu jako zaměstnance, člena týmu nebo partnera. Přemýšlejte o tom, jak si prohlížíte lidi, kteří důsledně dodržují termíny. Jsou spolehliví, mají silnou pracovní etiku a jsou považováni za týmové hráče. Dodržování termínů je zřídka o tom, jak se práce provádí pouze pro sebe. Téměř vždy se jedná o dokončení jednoho článku v řetězci a tam, kde je řetěz, jsou i další lidé, kteří nemohou dodržet své vlastní termíny, dokud nesplníte své. Pokud nejste na čas, nemohou také být na čas.

Tolik lidí nedodržuje termíny, které obvykle vynikají. Pokud splníte své lhůty několik měsíců za sebou, lidé si to všimnou a změní se to, jak vás vidí a jak velkou důvěru jsou ochotni vložit do vás.

A jak se říká, říká: „Pokud chcete něco udělat, dejte to zaneprázdněné osobě?“ Čím více dodržujete své termíny, tím je pravděpodobnější, že budete dodržovat termíny. Je to cyklické chování.

Udělejte, nebo ne… Neexistuje žádný „pokus“ s termíny

Zatímco všechny tyto tipy ohledně termínů fungují pro většinu lidí, vždy dělejte, co pro vás, vaši práci a vaše zvyky má největší smysl. Například někteří lidé jednoduše nedodržují vycpané termíny. Potřebují datum zapsané v kalendáři jako konečný termín a místo toho se v jejich hlavě musí objevit jakékoli vycpávky. A to je v pořádku.

Ale pokud vaše zvyky brání vaší vlastní produktivitě a úspěchu, zkuste to rozpoznat a provést změnu. Velmi jednoduché systémy připomenutí nebo oznámení v aplikacích, které již používáte - od aplikace Outlook po Gmail a Basecamp - vám mohou pomoci vytvořit lepší návyky. Vytvořte si tedy kalendář, použijte funkce aplikace, které jsou již na dosah ruky, a stanovte některé termíny (s vestavěnou místností pro vrtání). Budete rádi, že jste to udělali.