Organizujte se: 5 způsobů, jak sabotujete svou produktivitu

Strávím spoustu času čtením výzkumů o organizaci a produktivitě a trávím spoustu času visením ven s technologickými nadšenci. Když jsem našel teorie a osvědčené postupy týkající se maximalizace produktivity a udržování organizovanosti, všiml jsem si také obvyklých návyků mezi lidmi, kteří milují technologii, která přímo sabotuje jejich schopnost fungovat nejlépe.

Lidé hodně mluví o produktivitě, ale jen zřídka tráví hodně času diskutováním o tom, o co jde. Produktivita je pro mě vysoce osobní, ale v konečném důsledku jde o dosažení cílů.

Cílem by mohlo být cokoli od maximalizace zisků v podnikání až po rychlejší provedení devíti až pěti úkolů, aby vám zbývaly nějaké duševní a fyzické zdroje k výkonu osobních zájmů. Někteří lidé se chtějí každý den dostat z kanceláře rychleji a trávit více času se svou rodinou. Někteří lidé chtějí každou noc věnovat dvě hodiny práce psaní scénáře filmu.

Bez ohledu na to, co chcete dělat, být vaším nejproduktivnějším já znamená:

1. přemýšlel o tom, co chceš udělat, 2. zjistit, co můžete udělat, pokud vytvoříte optimální prostředí, a

3. navazující na vytvoření optimálního prostředí a dokončení vašich úkolů nebo dosažení vašich cílů.

Sledování je samozřejmě problém. Dovolte mi poukázat na některé z nejběžnějších způsobů, jak vidím technické nadšence, zejména sabotující jejich produktivitu.

1. App-Hopping

Pokud máte rádi tech, pravděpodobně také milujete aplikace. Vždy stahujete nejnovější aplikaci. Jste hrdí na to, že jste brzy adoptivní. Sabotujete se však sami, pokud jste app-hop s aplikacemi produktivity. Aplikace produktivity jsou všechny aplikace a služby, které vám pomohou dokončit práci, včetně seznamů úkolů, aplikací pro správu úkolů, služeb synchronizace souborů, aplikací pro psaní poznámek, kalendářů a kancelářských balíčků.

S každou novou aplikací bude časová investice do migrace a učení, jak systém používat. Přidejte přizpůsobení a ztrácíte spoustu času, který byste mohli strávit produktivitou. Navíc vám bude chvíli trvat, než si vytvoříte nové návyky pro používání těchto aplikací, které pravděpodobně používáte denně. To je více ztraceného času a často více „práce o práci“.

To znamená, že byste se měli zbavit jakékoli aplikace nebo služby, která nesplňuje vaše potřeby. Toto rozhodnutí však musí být založeno na tom, zda vaše stávající nástroje dělají to, co potřebujete, ne na tom, zda si myslíte, že by tráva mohla být zelenější s jinou aplikací.

Rada: Vyberte si jednu aplikaci pro každý z vašich potřeb produktivity a držet se ho.

2. Padání do černé díry e-mailu

Většina technologických nadšenců ví, že by neměli ztrácet příliš mnoho času v e-mailu, a přesto se do nich vtahují celé hodiny každý den. Jak špatný je váš e-mailový problém? Víte vůbec, kolik času ztrácíte?

Jedním ze způsobů, jak to změřit, je použití RescueTime, bezplatného nástroje, který funguje na pozadí neviditelně, aby zaznamenal, kolik času strávíte v každé aplikaci a webu, který používáte, včetně e-mailu.

RescueTime může otevřít oči závažnosti problému s e-mailem, ale nemůže vám zabránit v jeho používání. Plugin Stayfocusd může, pokud používáte webový e-mail. Přidejte svůj e-mailový web do seznamu domén, kterým nebudete mít přístup, a pak nastavte časy, kdy by měla být omezení dodržena. StayFocusd vás z webu zablokuje.

Když už mluvíme o časech, dalším způsobem, jak omezit problém s e-mailem, je vytvořit nové návyky pro kontrolu e-mailu. Odborníci se obecně shodují, že jedním z nejhorších způsobů, jak lidé sabotují svou produktivitu, je otevření e-mailu, jakmile se dostanou ke svým pracovním stolům. Je lepší začít den vysoce produktivním úkolem a uložit e-mail na později.

„Ale, “ protestujete, „co když existuje důležitý e-mail, na který musím naléhavě jednat?“ Pokud je e-mail pes kolem krku obojek, zkontrolujte pracovní e-mail na svém smartphonu a přijímejte opatření pouze v naléhavých případech. Udělejte si zvyk, že si jej pouze zkontrolujete v telefonu, což usnadní přístup k e-mailové aplikaci a přistoupí ke skutečné práci. Udělejte alespoň 45 minut skutečné práce, než nakonec v počítači spustíte e-mail. Možná se ocitnete v tom, že se do toho důležitého úkolu vtáhnete a e-mail ignorujete až mnohem později, což je skvělý zvyk.

Když všechno ostatní selže, rád opakuji tuto mantru: nedostanu zaplaceno za odpověď na e-mail.

Poznámka: Možná budete muset změnit mantru, pokud ve skutečnosti dostanete zaplaceno za odpověď na e-mail.

Rada: Použijte RescueTime ke kvantifikaci problému s e-mailem. Nikdy neotevírejte svou e-mailovou aplikaci první věcí na své pracovní stanici. Snažte se dokončit alespoň 45 minut skutečné práce, než se dostanete do e-mailu.

3. Věřit, že multitasking je neproduktivní

Lidé, kteří čtou o technologii, tech kultuře a produktivitě, vědí, že multitasking je neproduktivní.

Promiň, ale to prostě není pravda.

Výzkum v oblasti multitaskingu ukazuje, že je velmi produktivní, ale pouze do určité míry (viz například práce Diwase KC a Narayana). Při grafu má hodnota multitaskingu obrácený tvar U. Trocha je dobrá, ale příliš mnoho je stejně špatné jako vůbec žádné.

Výzkum také naznačuje, že hodnota multitaskingu se liší v závislosti na jednotlivci a typu vykonávané práce. Upřímně řečeno, věřím, že většina lidí ví, který z nich

úkoly jsou vhodné a nevhodné pro multitasking. Zasekli jste se na schůzce, která pro vás vůbec není relevantní? Jděte do toho a dohnat e-mail! Vypracováváte návrh milionu dolarů? Raději byste se zaměřili na tento úkol sám.

Rada: Přestaňte si říkat, že multitasking je špatný, a přijměte ho za vhodné úkoly. Ale netlačte to.

4. Nevědomě vytvářející duplicitní účty

Kolikrát jste se zaregistrovali k online účtu, abyste si později uvědomili, že jste již jeden měli vázáni na jinou e-mailovou adresu? Jedná se o běžný problém mezi začátečníky, kteří se pyšní registrací na nové online stránky a služby, jakmile budou k dispozici.

Máte-li více než jeden účet, může být problém, pokud jste potopili čas pro nastavení původního účtu. Je to také problém, pokud jste do prvního účtu uložili veškerá data, která byste mohli potřebovat znovu.

Nejjednodušší způsob, jak se vyhnout vytváření duplicitních účtů, je použít správce hesel. Správci hesel spravují vaše uživatelská jména a hesla a jako důslednou výhodu také sledují, zda již máte účet u nějaké aplikace, webu nebo služby.

Jako součást své práce osobně testuji software a online služby a v důsledku toho mám více než 450 online účtů. Nikdy bych nemohl sledovat své online registrace bez správce hesel. Používám Dashlane, což je volba editorů PCMag. Existují dvě další možnosti editorů: LastPass Premium a Sticky Password Premium.

Rada: Použijte správce hesel, abyste zabránili nevědomky vytvářet duplicitní účty.

5. Plánování schůzek, když jste nejostřejší

Během schůzek se vám líbí, že? Bohužel, pokud schůzky nejsou jádrem vaší práce, plánování schůzek, když jste ve své nejostřejší, je vysoce neproduktivní.

Stejně jako e-mail, jsou schůzky považovány za „práci o práci“. Skutečná práce je to, co děláte po setkání. Nejlepší je tedy naplánovat schůzky v denních dobách, kdy obvykle klesáte, obvykle odpoledne, a chránit důležité hodiny, kdy můžete řešit těžké věci.

Co to má společného s technickým nadšencem? No, mí kolegové, pokud jste super připojeni a používáte všechna nejnovější připojená řešení kalendáře a nástroje pro plánování, jako je Doodle, pak možná vaši kolegové a partneři uvidí, kdy budete volní a když jste zaneprázdněni. Je snadné pro každého navrhnout schůzku ráno, pokud je to poprvé , chronologicky řečeno, když jsou všichni svobodní.

Takže zablokujte svůj kalendář bez ohledu na denní dobu, kdy jste na svém vrcholu. Pro většinu lidí je to prvních několik hodin pracovního dne. Tentokrát označte „zaměřte se na práci“ nebo ji označte jako soukromou, aby lidé mohli vidět, že jste zaneprázdněni, ale nevíte, co děláte. Blokování produktivních hodin vás také odvádí od plánování dalších neproduktivních věcí, jako jsou schůzky s lékařem. Až vyhoříte, uložte tyto věci na denní dobu.

Rada: Neplánujte schůzky ani schůzky během hodin nejvyšší produktivity. Blokujte tuto volno v kalendáři pro práci.