Organizujte se: digitalizace osobních dokumentů

Obsah

• Organizace: Digitalizace osobních dokumentů
• Co ne digitalizovat

Počítače jsou velmi dobré při vyhledávání. Počítače jsou také vynikající při vyhledávání. Bez ohledu na to, jak rychle a efektivně si myslíte, že ve svém domě můžete najít a načíst informace z kusů papíru, buďte si jisti, že počítače to dokáží rychleji.

To je důvod, proč byste měli digitalizovat mnoho svých osobních dokumentů.

Existuje také více důvodů, například skutečnost, že se k informacím o tomto dokladu o povodňovém pojištění nemůžete dostat, když je to na kusu papíru v kuchyni, zatímco zrušený let vás nechal uvězněný v St. Kitts, kvůli hurikán zpět domů. Nebylo by to užitečné mít digitální dokument přístupný z notebooku, smartphonu nebo tabletu?

Tady je další: Během posledních let jste několikrát změnili lékaře, pojišťovací programy a lékárny a lékárník vás nyní potřebuje vědět, jestli jste někdy vzali nějaký lék. Nebylo by užitečné se přihlásit do nějakého zabezpečeného systému, který obsahuje záznamy všech předpisů, které lékaři napsali, protože jste uštěpali fotoaparátem telefonu dříve, než je naplníte?

Nebo možná máte motivaci digitalizovat více svých osobních dokumentů jednoduše, abyste se zbavili nepořádku. Důvody, proč to udělat, jsou nekonečné, a omluvy za nezačátek jsou také. Zde je několik tipů a triků, díky nimž už nebudete mít žádnou omluvu pro odložení úkolu.

Co digitalizovat

Než budete moci snížit množství papíru v domácnosti, musíte se rozhodnout, které dokumenty mají při digitalizaci hodnotu. V mnoha případech budete chtít zachovat původní dokumenty, takže digitální dokument bude v zásadě zálohován. Tento seznam vám může pomoci generovat nápady:

• daně

• daňově uznatelné příjmy

• výplaty

• skutky a pronájmy

• záruky

• pasy (mnoho zemí má velmi specifická pravidla pro vytváření kopií pasů; obraťte se na svou vládu)

• rodinné archivy, jako jsou rodné listy, adopční doklady, oddací listy, úmrtní listy a imigrační doklady

• formuláře pojištění

• lékařské a zubní záznamy a recepty

Pokud váš zaměstnavatel neposkytuje elektronické výplaty, měli byste si originály uchovat alespoň po dobu šesti měsíců, ne-li celý rok. Banky a pronajímatelé často vyžadují tyto doklady, kromě daňových formulářů (W2 v USA), při vyplňování finančních nebo bytových papírů.

S pasy a některými dalšími oficiálními právními dokumenty dávejte pozor na pravidla pro kopírování. Obvykle je vhodné obrázek zmenšit nebo zvětšit alespoň o 10 procent (takže to nevypadá, že se ho pokoušíte padělat).

I když si nemyslíte, že budete někdy muset poskytnout repliky některého z těchto dokumentů, určitě nastanou chvíle, kdy budete muset uvést číslo pasu (například pro aplikaci) nebo nějaké jiné údaje z nich. Je mnohem efektivnější hledat tyto informace z počítače, než začít kopat skrz skříň plnou papírů.