Organizujte se: jak se vyhnout sání e-mailu časem

E-mail ničí produktivitu a téměř nikdo si neuvědomuje, jak špatně. Množství času, který lidé tráví v e-mailových programech, je ohromující a každý den se pohybuje téměř 30 procent. Existuje však způsob, jak to zvládnout. A ve skutečnosti můžete problém s e-mailem porazit, aniž byste nutně snížili celkovou dobu strávenou v e-mailu. Řešení, které sdílím níže, závisí na prvním pochopení problému lépe.

E-mail je horší než Facebook

Podle výsledků výzkumu je pro vaši produktivitu horší e-mail než Facebook a problém spočívá v tom, že si lidé neuvědomují, kolik času tráví v e-mailu.

Robby Macdonell, viceprezident pro vývoj produktů na RescueTime, souhlasí na základě toho, co vidí a slyší od uživatelů. RescueTime je nástroj pro správu času, který sleduje aplikace a weby, které používáte v počítači a mobilním zařízení. Poté vygeneruje zprávy ukazující, jak trávíte čas.

Zeptal jsem se Macdonella, jaké trendy produktivity on a jeho kolegové v RescueTime vidí, když se souhrnně dívají na data shromážděná od jejich uživatelů. „Největším trendem, který vidíme, je, že časům lidí dominují komunikační aplikace. Konkrétně e-mail je ten, který je v našich datech vždy na špici.“

"Jedna věc, kterou slyšíme od lidí, kteří se zaregistrují na RescueTime, je:" Bojím se, co říkají data, protože nechci vidět, kolik času trávím na Facebooku nebo Redditu. " O týden později říkají: „Nebylo to tak špatné, jak jsem si myslel, ale můj bože, trávím hodně času v e-mailu, “ dodal Macdonell.

Proč je email špatný?

Proč je tedy email špatný? Někteří odborníci na produktivitu tvrdí, že je to proto, že e-mail je „prací o práci“, a nikoli samotnou skutečnou prací. Dalším argumentem, který je pravděpodobně přesnější, je to, že e-mail nás neustále přerušuje. Množství času, který trávíme v e-mailu, není problém. Je to tak, že čas se šíří po celý den.

Zejména znalostní pracovníci obvykle potřebují období nepřetržitého zaměření, aby mohli vykonat skutečně důležitou práci. "Většina lidí se potýká s faktem, že e-mail je aktivita, která vás bude opakovaně táhnout pryč od tohoto tvůrčího myšlení po celý den, " řekl Macdonell.

Čtení e-mailu více než jednou způsobuje přetížení a pneumatiky, které vám přináší, podle Mikael Berner, CEO společnosti EasilyDo, aplikace, která automatizuje malé aspekty vašeho života, aby vám pomohla uvolnit čas. Když zkontrolujeme e-mail po celý den, ve skutečnosti e-mail ve skutečnosti nezpracováváme ani se o něj nestaráme, a tyto sekundy zvyšují ztrátu času. „Pokud se chystáte otevřít e-mail, buď s ním něco udělejte, například na něj odpovězte, nebo jej smažte, nebo jej uložte do souboru. Neotevírejte ani e-mail, pokud jej nebudete moci hned zpracovat.“

Komunikační systémy jsou navíc navrženy tak, aby vás upozorňovaly na novou zprávu. „Pořád ti píšou oznámení, “ řekl Macdonell. "Je čím dál vzácnější, že dostanete víc než pár minut, než vás zatáhnou do nějaké jiné činnosti." I když nečtete všechny e-maily, které dorazí do vaší doručené pošty v plném rozsahu, vaše pozornost je rozdělena, když dostanete upozornění, že byl doručen nový e-mail. A i když nemáte aktivovaná oznámení, pokaždé, když zkontrolujete doručenou poštu, stále narušujete své vlastní zaměření, abyste zjistili, zda se vás někdo pokouší zaslat e-mailem o naléhavé záležitosti.

"Není to tak, že 30 procent někoho času tráví v e-mailu na začátku dne a zbytek dne pak tráví jiné věci, " řekl. "Je to velmi rozšířené, což naznačuje, že jste neustále přerušeni."

Jak bojovat s e-mailem

Můžete se dostat z e-mailu a vrátit se ke skutečné, tvrdé práci. Lze to provést během několika týdnů a v pěti jednoduchých krocích.

1. Nainstalujte program pro sledování času, jako je RescueTime nebo Toggl, a nechte jej sledovat, kolik času a času strávíte v e-mailu každý den a kdy. Ujistěte se, že všechny vaše e-mailové a chatové aplikace jsou přesně klasifikovány jako komunikace.

2. Počkejte asi dva týdny, abyste měli dostatek dat. Poté vyberte náhodně datum a podívejte se na hodinovou zprávu. Jste v dobrém stavu, pokud je vaše komunikace soustředěna na jeden nebo dva časy dne. Jste ve špatném stavu a potřebujete provést změny, pokud jsou vaše komunikační aplikace používány rozloženy na malých částech po celý den, jak ukazuje obrázek níže.

Cílem není nutně snížit počet hodin strávených v e-mailu. Cílem je, aby používání e-mailu bylo méně rozšířené a koncentrovanější, aby vaše přehledy vypadaly více takto:

3. Na základě vašich vzorů identifikujte jeden nebo dvakrát denně, kdy e-mail nekontrolujete. Pro mnoho lidí jsou ideální časy ráno až asi hodinu před polední přestávkou a odpoledne začínající asi hodinu po polední přestávce. Během těchto období uzavřete e-mailové aplikace a zablokujte webmail instalací nástroje bez rozptylování, jako je StayFocusd. Pokud máte účet RescueTime Premium, můžete pomocí jeho nástrojů zablokovat přístup k webmailu.

4. Podobně vyberte čas, kdy budete kontrolovat e-maily. Řekněme, že vaše ne-e-mailové období ostření bude od 9:00 do 11:30 a vaše e-mailová relace bude od 11:30 do poledne. Pokud je 11:10 a máte pocit, že jste v pokušení zkontrolovat e-mail, bude snazší jej zrušit, pokud máte předem určený čas, kdy otevřete tuto doručenou poštu.

5. Pokud jste paranoidní, že při pokusu o práci přijde urgentní a důležitá zpráva, vytvořte VIP výstražný systém. Uživatelé iOS již mají jeden zabudovaný do své aplikace Mail. Pokud nepoužíváte systém iOS nebo chcete VIP výstražný systém, který má více možností a přizpůsobení, zkuste AwayFind. V obou případech můžete obdržet upozornění, například oznámení push na vašem telefonu nebo dokonce textovou zprávu, když vám velmi důležitá osoba pošle e-mail. To znamená, že můžete zkontrolovat e-mail, pouze pokud obdržíte oznámení, které bude snad jen zřídka. Všechny ostatní e-maily mohou čekat.

Další trik, který osobně používám, je zpoždění otevírání e-mailových aplikací, jakmile začnu pracovat. Rád přeji pracovní e-mail první věc ráno v mém telefonu, jen abych zkontroloval, co je opravdu naléhavé. Důvod, proč používám telefon, je ten, že je pro mě snazší vypnout počítač, než můj notebook nebo stolní počítač, pokud není nic, co by vyžadovalo mou okamžitou pozornost. Pokud vidím e-mail, který je důležitý, ale není naléhavý, mohl bych přidat hvězdičku. Pokud je to skutečně naléhavé, odpovím přímo z telefonu. Ale protože se mi nelíbí číst nebo psát na telefonu, nejsem v pokušení, abych byl nasáván do jiných e-mailů, které nejsou opravdu naléhavé.

Jsou to tyto malé triky, které zvyšují velké zisky, aby vás nedostaly z e-mailu a dostaly vás zpět do práce, na čem záleží.