Organizujte se: jak spolupracovat v kanceláři společnosti Microsoft v 5 jednoduchých krocích

Největší novou funkcí v sadě Microsoft Office 2016 je to, že umožňuje spolupráci v reálném čase spolupracovat. Umožnění více než jedné osobě pracovat na souboru současně a přimět všechny strany, aby viděly změny, jak je spolupracovníci dělají, je dlouhodobě prodejním místem konkurenčních kancelářských souprav, konkrétně Disku Google s jejími Dokumenty, Tabulkami a dalšími online aplikace produktivity. Živé spoluautorství v sadě Office je vítaným doplňkem k aplikacím sady Office, je-li zpožděno. Používání funkcí pro společné úpravy vyžaduje trochu nastavení a určité know-how. Těchto pět kroků vám pomůže začít.

1. Zkontrolujte své jméno

Jak budou lidé vědět, kdo jste, když se přihlásíte do svých souborů a začnete upravovat? Otevřete aplikaci, například Word nebo Excel, a přejděte do nabídky Soubor> Možnosti a na kartě Obecné se zobrazí záhlaví s názvem „Přizpůsobte si kopii sady Microsoft Office“. Uživatelé Mac najdou tuto možnost v Nastavení> Uživatel. Zde můžete aktualizovat své jméno, iniciály a další identifikační údaje. Pravděpodobně se zobrazí některé údaje, které již byly vyplněny na základě vašeho účtu Microsoft, nebo jakékoli informace poskytnuté správcem vašeho firemního účtu.

V každém případě je aktualizace jména a iniciál užitečná, pokud vás lidé znají něčím jiným než vaším zákonným jménem nebo zadaným jménem. Výběr identifikovatelných iniciálů také pomůže, pokud sdílíte sadu iniciálů se svými spolupracovníky. Například jsem změnil své velmi běžné iniciály, JD, na JED.

2. Uložte soubory do cloudu

Pokud soubor není uložen ve sdíleném prostoru, nemůže s vámi nikdo pracovat. Budete-li je ukládat na sdílený prostor před zahájením, budete mít snadnější sledování svých souborů, než čekáte, až vás aplikace Office 2016 vyzve k vytvoření kopie do sdíleného prostoru (což se stane, kdykoli budete zkuste sdílet soubor, který je uložen místně).

Přejděte do nabídky Soubor> Uložit jako a vyberte umístění na OneDrive (domácí uživatelé zvolí tuto první možnost), OneDrive pro firmy nebo SharePoint.

3. Pozvěte spolupracovníky

Chcete-li pozvat spolupracovníky, budete potřebovat nabídku Možnosti sdílení, která je v pravém horním rohu. Vyhledejte ikonu „osoba se znaménkem plus“. Odtud si můžete vybrat „Pozvat lidi“.

Pozvat lidi otevře pole přímo ve stejném okně, kde zadáte e-mailové adresy, přidáte volitelnou zprávu a soubor sdílíte e-mailem. Ve verzi Mac systému Office 2016 pro Mac nabízí tlačítko Sdílet také možnost Kopírovat odkaz a odeslat přílohu, kterou uživatelé systému Windows najdou v podokně Soubor> Sdílet. Ve spodní části panelu Sdílet je volba „Získat odkaz ke sdílení“, která zkopíruje odkaz na soubor do vaší schránky, který můžete vložit do libovolné komunikační nebo kooperační platformy, kterou chcete.

4. Když se úpravy v reálném čase nezobrazí, obnovte, abyste viděli změny

Pokud vy a všichni vaši spolupracovníci používáte pro ukládání souborů stejné umístění OneDrive pro firmy nebo SharePoint a vy všichni používáte stejnou verzi sady Office 2016, měli byste mít možnost vidět změny v souboru v okamžiku, kdy k nim dojde, přičemž psaní každé osoby bude označeno barvu a identifikační sadu iniciál nebo obrázek.

Pokud však vaši spolupracovníci přistupují ke sdílenému souboru jiným způsobem, například prostřednictvím online verze aplikace Word, jak to udělal můj spolupracovník během testování, pravděpodobně se změny nezobrazí v reálném čase. Musel jsem ručně aktualizovat nebo aktualizovat svůj soubor.

V samém dolním rohu okna vyhledejte řádek s nápisem „Dostupné aktualizace“.

Klepnutím na tento text obnovte dokument a objeví se změny vašich spolupracovníků.

5. Zamkněte obsah, abyste zabránili změnám

Někdy vyzváte spolupracovníky, aby vám pomohli upravit dokument, ale je zde nějaký obsah, který by se neměl měnit. Můžete jej uzamknout pomocí nástroje Block Autoři, který není tak intuitivně pojmenován. Zní to, že zruší oprávnění k úpravám, i když ve skutečnosti jednoduše uzamkne obsah, který vyberete z úprav.

Zvýrazněte obsah, který chcete zamknout. Přejděte na recenze> Blokovat autory. Zvýrazněná část bude nyní mít vedle ní ikonu označující, že ji nikdo nemůže změnit.