Organizujte se: jak jsem přešel na práci v cloudu

Po letech práce v hybridním systému, kde některé soubory byly místní a některé byly v cloudu, jsem nedávno přepnul na práci zcela online. Rozhodl jsem se používat Disk Google, ale mohla to být stejně snadno jakákoli podobná služba, například Microsoft Office Online.

Zde je návod, jak jsem se přesunul do nového prostředí, některé výhody a nevýhody práce zcela online, a rady, pokud přemýšlíte také o přechodu.

Proč jsem migroval na Disk Google

Disk Google jsem dlouho používal, včetně Dokumentů Google, Tabulek a Prezentací. Až donedávna jsem to ale nikdy nepoužíval výhradně pro celou svou práci.

V mém předchozím nastavení byly některé soubory uložené místně v mém počítači (samozřejmě zálohované) a pouze několik souborů, které žily jako Dokumenty Google a další online soubory. Většinou jsem Disk Google používal pro soubory, které spolupracovaly, jako je například dokument pro plánování dovolené s přáteli.

Jedním z hlavních důvodů, proč jsem se rozhodl úplně přejít do cloudu, bylo to, že jsem používal mnoho různých zařízení, mnohem více než kdy předtím. V kterýkoli daný den bych možná chtěl udělat práci z některého z asi pěti různých zařízení, v závislosti na tom, zda jsem byl doma, na schůzce, na cestách nebo někde jinde. Mám stolní počítač Mac, Chromebook Pixel, který je přenosný, ale není skvělý pro schůzky, smartphone a notebook. A občas pracuji na počítači někoho jiného.

Kdykoli je to možné, raději si dělám poznámky a úpravy přímo na svých souborech, než abych si dělal samostatnou poznámku v aplikaci pro psaní poznámek o tom, co musím udělat později se souborem. Práce v cloudu splňuje tuto potřebu a Disk Google vyhověl většině mých dalších potřeb, jako je kompatibilita s formáty souborů Microsoft Office, hodně úložiště a podpora všech zařízení, která mám.

Když je veškerá vaše práce v cloudu, máte přímý přístup k souborům. Dokud máte připojení k internetu (a někdy i když nemáte), můžete soubory upravovat. Trvalo několik let, než se Disk Google dostal k tomuto bodu, ale teď, když je to tady, používám jej s vynikajícími výsledky.

Tipy pro migraci do cloudu

Když se rozhodnete ponechat veškerou svou práci v cloudu a neukládat ji lokálně, budete čelit jedné velké výzvě: přijít na to, co dělat se všemi vašimi starými soubory. Moje rada se příliš nestará o staré soubory. Neztrácejte čas pokusem se dokonale migrovat nebo reorganizovat všechna vaše stará data, na která byste se stejně už nikdy neměli dívat.

Místo toho se zaměřte na to, jak budete v budoucnu organizovat nebo ukládat nová data. V mém případě jsem začal používat Disk Google pro všechny své nové dokumenty okamžitě. Vytvořil jsem nové složky na Disku Google online, které odrážejí stejný organizační systém, jaký jsem používal na své ploše. Když jsem začal nový soubor, udělal jsem z něj dokument Google. Věnoval jsem více pozornosti současnosti než minulosti.

Měl jsem několik souborů, které bych klasifikoval jako staré ani nové, ale „probíhající“. Probíhající soubor je ten, který jsem vytvořil už dávno, ale je stále relevantní a používá se i dnes. V mém případě to bývají tabulkové procesory, ve kterých se přihlašuji, jakmile je dokončím. Mám například probíhající soubor, ve kterém sleduji články, které píšu, data, která publikují, a další metadata. Neustále to přidávám a je to vždy užitečné a relevantní, i když jsem to vytvořil před lety.

Pro migraci těchto probíhajících souborů jsem je jednoduše po jednom nahrál na Disk Google a převedl je na soubory ve formátu Google. Soubory Excel se staly Tabulkami Google. Snadný, jednoduchý.

Důvod, proč jsem je jeden po druhém dělal, bylo zkontrolovat a ujistit se, že se otevřou a že obsah nebyl zkomolený. Naštěstí vše proběhlo hladce. Přesto jsem tyto velmi cenné původní kopie souborů v počítači uchovával asi měsíc, jen pro případ, že mě to přivede k další radě: Uchovávejte originální kopie vašich důležitých souborů po dobu překrývání.

Pokud se s migrací něco pokazí, budete chtít originály. Je to něco jako když na papírové šeky uložíte vzdáleně pomocí mobilní aplikace a banka vám pošle zprávu, která říká: „Proč se na ten šek nezastavíte, dokud se nevymaže?“

Další radou je otestovat, zda služba funguje na všech vašich zařízeních. Otevřete různé soubory. Nyní vypněte Wi-Fi a zkuste je otevřít. Je možné, tj. Měli jste offline kopie souborů, které jste očekávali (více o offline přístupu za okamžik)? Můžete upravovat? Potřebujete nainstalovat nějaké aplikace nebo pluginy pro práci, kterou chcete dělat? Je to těžší, než si myslíte, že si uděláte čas na provedení těchto zkoušek, ale určitě se to někde objeví a nebude schopen dělat nic, co jste naplánovali.

Jakmile jsem začal pracovat s novým systémem, který pracuje úplně na Disku Google (ale stále během tohoto období překrývání, než jsem vymazal všechna svá lokálně uložená data), nainstaloval jsem do svého počítače synchronizační komponentu Disk Google a zálohoval jsem poslední dva roky. “ dat do cloudu. Netestoval jsem každý soubor, abych se ujistil, že se čistě převedou na Disk Google, jako jsem to udělal s mými důležitými průběžnými soubory, ale cítil jsem se lépe, když jsem věděl, že jsem vytáhl hodně ze svých starých dat, jen pro případ, že bych je někdy potřeboval. Rada na této frontě: Zálohujte staré soubory, ale na to nestráví příliš mnoho času.

Při vážení rizik a odměn, vymožeností a nepříjemností jsem cítil, že zálohování mých starých dat, která pravděpodobně už asi nikdy nebudu potřebovat, na Disk Google a jejich zavolání den mi stačilo.

Existují i ​​jiné výhody a nevýhody. Nezapomeňte, že neuvádím všechny výhody a nevýhody, ale pouze některé z nich, které se týkají používání Disku Google výhradně pro pracovní soubory.

Práce v cloudu: Pros

Automatické zálohování. Vím, že většina lidí, kteří si nezálohují svá data, se brzy nespustí. Když pracujete na Disku Google, nemusíte přemýšlet o zálohování. Stává se to automaticky a často.

Tolik prostoru! Disk Google je dodáván s velkorysým množstvím prostoru. Každý, kdo má účet Google, získá alespoň 15 GB, ale nákup je levnější. Navíc existují další mezery, které vám dávají více místa. Například soubory vytvořené na Disku Google, jako například Dokumenty Google, se do vašeho úložiště nezapočítávají! To je obrovské.

Kompatibilní s Office. I když vytvářím a upravuji soubory výhradně na Disku Google, ne každý, se kterým spolupracuji, to dělá. Mnoho lidí stále používá Microsoft Office. S Diskem Google můžete exportovat jakýkoli typ souboru Google do formátu Microsoft. Pouhým několika kliknutími dokážu proměnit dokument Google na soubor.docx aplikace Word.

Spolupráce. Díky spolupráci v reálném čase nepřekonává Disk Google nic. Při práci na souboru můžete sdílet soubory s ostatními uživateli, spravovat, kdo je může prohlížet a upravovat, a dokonce můžete chatovat s vašimi spolupracovníky.

Lokální synchronizace. Jak jsem již zmínil, podařilo se mi rychle zálohovat staré soubory na Disk Google, protože obsahuje součást místní synchronizace. Tato funkce umožňuje Disku Google plnit dvojí povinnost jako kancelářská kancelářská součinnost online a program pro synchronizaci a zálohování souborů.

Cena. Disk Google je zdarma. Microsoft Office stojí přibližně 100 USD ročně. Musím říct víc?

Práce v cloudu: Nevýhody

Ochrana osobních údajů a zabezpečení. Lidé, kteří vůbec nechtějí používat cloudovou službu, se téměř vždy zajímají o soukromí a bezpečnost. Někdo ukládá vaše data na místo, které pravděpodobně nemůžete určit. Google ve výchozím nastavení šifruje vaše soubory uložené na Disku, ale společnost pro vás také spravuje klíče, což je pro některé červenou vlajku. Pokud nedůvěřujete společnosti, která vaše soubory ukládá, nebo pokud vaše soubory obsahují vysoce citlivé informace, migrace do cloudu nemusí být pro vás.

Přístup offline. Práce v cloudu znamená, že potřebujete připojení k internetu. Procházení online a offline pravidel a konfigurací může být skutečnou bolestí. Někdy se věci pokazí nebo ne, jak jste očekávali.

S Diskem Google je možné pracovat v režimu offline, což je skvělé, kromě toho, že existuje spousta upozornění, a upřímně řečeno, nemám je uložen do paměti. Vím, že k tomu potřebuji prohlížeč Chrome, ale často zapomínám na podrobnosti. Zjistil jsem, že načítání souborů, na kterých chci pracovat, než odejdu z oblasti s Wi-Fi, je dobrým řešením, ale znovu, pouze pokud chci Chrome. Pak mohu na těchto souborech pracovat s lehkostí (pokud nechci náhodou zavřít kartu).

Ale může to být chaotický.

Když dokončím úpravy offline, stále potřebuji připojení zařízení k internetu, aby se změny dostaly do cloudu. Někdy to způsobuje problémy. Řekněme, že pracuji offline na notebooku, když jsem v letadle. Letadlo přistane, pojedu v taxíku a pak si pamatuji další změnu, kterou chci provést. Pokud otevřu svůj telefon a načtím soubor pomocí datového připojení, uvidím starou kopii před všemi změnami, které jsem provedl v letadle, protože jsem je ještě nesynchronizoval. Řekněme, že na to zapomenu, a provedu několik změn prostřednictvím telefonu. Když konečně připojím svůj notebook k internetu, Google mi řekne, že něco není v pořádku. Existují řešení, ale žádné z nich není čisté nebo jednoduché. Připravte se na kopírování a vkládání.

Hledání funguje, s výjimkou případů, kdy tomu tak není. Když ukládáte soubory pomocí Google, křestního jména v internetovém vyhledávání, máte na vyhledávací nástroj vysoká očekávání. Nalezení souborů na Disku Google bylo pro mě zasaženo. Když hledám podle názvu souboru, najdu pravděpodobně to, co potřebuji, ale ne vždy. Zdá se, že zejména podtržítka v názvech souborů vyvolávají Google smyčku. Mám soubor s názvem 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, ale když vyhledám „Collaboration“, obrázek níže ukazuje, co se objeví.

Google prohledává obsah vašich souborů, což pomáhá, ale stále může trvat několik pokusů a chyb, než najde, co potřebujete. Když s vámi ostatní spolupracovníci sdílejí soubory, jedná se o ty, které často nemám nejtěžší najít, ať už s vyhledáváním nebo bez něj. Nakonec se spoléhám na soubory označené hvězdičkou (oblíbené) a na seznam posledních souborů, které Disk Google nabízí poměrně mnoho.

Online rozptýlení. Chcete-li pracovat v Dokumentech Google, musíte mít otevřené okno prohlížeče a pro některé lidi je online kluzký svah. Pro mě to není moc problém. Používám několik nástrojů a triků, abych zvýšil produktivitu a minimalizoval rozptýlení. Ale pro ostatní je prosté online pozvání k surfování po webu a neprovedení skutečné práce. Pokud dokážete lépe pracovat, když se odpojíte od Internetu, práce v cloudu pravděpodobně není pro vás.

Měli byste se přestěhovat do cloudu?

Práce výhradně v cloudu má své výhody, ale také přichází s některými frustracemi. Jak jsem řekl, práce online nemusí nutně znamenat používání Disku Google, ale mnoho výhod a nevýhod bude u podobných řešení stejné. Než se přesunete do cloudu, měli byste si položit několik otázek:

• Mám většinu času spolehlivý přístup k internetu?
• Jsem ochoten se naučit pravidla práce offline a online?
• Umožní mi práce v cloudu přístup k souborům způsobem, který nyní nemám a že ho skutečně použiju?
• Jsem ochoten uspořádat místo, kde je uložena moje práce, abych ji mohl snadno najít?
• Budu schopen odolat pokušení surfovat na webu, pokud budu vždy připojen?

Další rady naleznete v 30 tipech na Disk Google.