Video: Jiří Horecký: Neziskové organizace tu nejsou proto, aby hromadily zisk (Listopad 2024)
? wmode = transparentní "Co chcete vědět o organizaci?"
To je otázka, na kterou často žádám své kolegy a přátele, aby získali nápady pro tento sloupec. Naposledy jsem se zeptal: „Jak mám začít?“ Odpovědělo více než jedna osoba.
Kdybych měl napsat průvodce pro začátečníky, jak se zorganizovat, povedlo by to k jedné naprosto zásadní radě: Rozdělte své projekty na menší kousky.
Rozdělení cíle na menší cíle a každodenní úkoly je pro úspěch zásadní. Všichni organizovaní lidé to dělají, ale ne všechny články s radami to výslovně uvádějí. Myslím, že to musí být explicitní. Je tak důležité, abyste na to neměli lesknout.
Skutečným tajemstvím organizace je vymýšlet, jak se přimět k tomu, aby dělal kroky, které jsou nezbytné pro to, aby organizace proběhla a pokračovala dál. Musíte být schopni definovat akce - a to je to, o čem je rozebrat cíl.
Kde začít organizovat
Než se můžete organizovat, musíte mít cíl.
„Chci být více organizovaný“ není cíl. Zkuste si představit, co vlastně chcete. Zkuste to vyjádřit slovy. A zkuste, aby tato slova byla pozitivní a činitelná, spíše než negativní.
Řekněme, že máte pocit, že váš e-mail je mimo kontrolu. Chcete uspořádat e-mail.
Negativně definovaný cíl: „Můj e-mail je nepořádek a už to tak nechci.“
Pozitivně definovaný cíl: „Chci vždy rychle najít e-mail, když ho potřebuji.“
Pozitivní a realizovatelný cíl se zaměřuje na to, co chcete dělat („rychle najděte e-maily“). Cíl viděný skrze negativní sklon pouze opakuje problém, že váš e-mail je chaotický a nejste z toho spokojeni.
Zde je další příklad:
Negativně definovaný cíl : „Mám příliš mnoho papírů. Mačkají můj stůl a způsobují rozptýlení a nesnáším to.“ (Všimněte si, že neexistuje jasný obrázek o tom, co se má stát nebo jak se má situace změnit.)
Pozitivně definovaný cíl: „Chci minimalistický pracovní prostor, který mi pomáhá soustředit se. Chci využít svůj počítač a sílu OCR a hledat efektivnější při hledání důležitých dokumentů.“ (Všimněte si důrazu na pozitivní slova, jako jsou „zaměření“ a „efektivní“).
Zcela doslova si musíte představit, co to je, a dát to do pozitivních slov, konkrétních, činitelných slov. (Další tipy ohledně stanovení a dosažení cílů.)
Jak dekonstruovat cíl
Jakmile máte cíl a dáte ho do slov, musíte jej dekonstruovat.
Snadný způsob, jak dekonstruovat cíl, je přemýšlet o tom, co byste napsali na denním seznamu úkolů, abyste dosáhli cíle.
Nikdy byste neuváděli seznam úkolů „Vytvořte minimalistický pracovní prostor, který napomáhá zaostření.“ Spíše byste mohli napsat:
- jasné hrnečky a šálky od stolu
- skenovat papíry ve složce Doručená pošta
- skartované naskenované papíry
- narovnejte počítačové dráty
(Pokud jste trošku ztraceni v tom, jaké věci patří do seznamu úkolů, mám znovu opakovací seznam pro vytváření lepších seznamů úkolů.)
Příklad: Foto organizace člověka
Chci vám ukázat delší příklad toho, jak rozdělit velký organizační projekt na menší části, abyste úplně dráždili, jak k tomu dochází.
Pracoval jsem s kolegou Stephanie na celkovém přepracování organizace digitálních fotografií (o kterém budu psát rozsáhle v budoucím sloupci). Má tisíce fotografií rozložených do více počítačů a online úložišť a chce, aby byly uspořádány.
1. Definujte cíl. Když jsme se poprvé posadili, abychom diskutovali o projektu, zeptal jsem se jí: „Co to chceš? Jaký je tvůj cíl?“ Zastavil jsem ji, než mohla odpovědět. „Dovolte mi to přeformulovat. Co chcete dělat se svými fotkami, které nyní nemůžete udělat?“
Stephanie v podstatě řekla, že chce snadno najít fotografie bez ohledu na to, jaké zařízení používá.
2. Porozumět problému. Moje následná otázka zněla: „Právě teď, když hledáte fotografii, jak vypadáš? Pamatuješ si datum nebo lidi na obrázku nebo událost, když byla fotografie vyfotografována?“
Na tuto otázku se opravdu ptali: „Jaké řešení bychom měli navrhnout tak, aby vyhovovalo vašim potřebám?“
Řekla, že si obvykle pamatuje její fotografie zhruba podle data, například „na vysoké škole“, ale někdy i lidmi na fotografii.
Uvažovali jsme o několika možných řešeních, ale zatím jsme se s ničím neuspokojili. Často vám pomůže posunout se dopředu s několika částmi projektu organizace, abyste zjistili, zda se vaše definice cíle změní, čím více se o problému dozvíte.
3. Přiřaďte si malé úkoly. Na základě našeho setkání vyšla Stephanie s krátkým seznamem úkolů. Vypadalo to takto:
Tyto čtyři úkoly byly rozsahem Stephanieiných „dalších kroků“. Všimněte si, že její seznam je dlouhý jen pár položek. Všechny tyto úkoly by mohla snadno zvládnout za den, pokud by se zhroutila, nebo méně než za týden, kdyby to dělala denně.
4. Stanovte termíny. Způsob, jak sledovat jednoduché a krátké úkoly, je stanovit lhůty. Rád používám aplikaci pro správu úloh, například Awesome Note nebo Any.do, abych si udržel přehled o svých úkolech a přiřadil jim termíny. S Stephanieiným projektem nevím, jestli si dává konečné termíny, ale má měkké termíny na základě toho, kdy se rozhodneme, že se sejdeme vedle sebe, abychom pokračovali v projektu. Předpokládám, že naše příští schůzka se objeví v jejím kalendáři a způsobí, že se cítí odpovědná za to, co řekla, že udělá.
To je těžké
Ne každý se cítí odpovědný sám za sebe. Myslím, že všichni máme strategie, jak se cítit zodpovědní, například vyprávět někomu o svých plánech nebo sázet peníze, že něco uděláme nebo neuděláme. Pamatování úkolu není těžké. Stačí poslat připomenutí na váš smartphone. To je těžké. Pokud máte malé úkoly, které jsou velmi specifické, alespoň zvyšujete své šance, že budete postupovat.
Přísloví „každá cesta začíná jedním krokem“ je zcela pravda. Nebo pokud dáváte přednost: „Ukázat je polovina bitvy“ mluví se stejným záměrem. Musíte si dát jasné a činné věci, které musíte udělat, a přiměřené množství času, ve kterém je musíte udělat. V opačném případě nebudete nikdy tolik, jak začít.
